应用背景

邮件归档产品概述

邮件归档产品功能

邮件归档产品部署：

主要一线产品：(国外 国内)

应用背景

随着公司逐步成为公众公司，在运营管理、内部控制和法规遵从方面的要求也越来越高。按照SOX的要求，所有可能最终涉及财务报告的内部资料均需存档以备核查，因此，公司的邮件消息需要有完整、可靠的存档，并在需要时可迅速查询。 SOX和SEC都详细制定了关于邮件保存的规定，所有记录包括电子邮件以及其他电子记录，必须保留5年或7年以上，同时要求在规定时间内完成高速检索。利用邮件作为法庭证据的趋势日益增强，意味着企业必须很好地管理和保留电子邮件数据，否则对于电子数据的查询需求很可能使企业的业务处于风险中。无法提供所需的电子邮件记录(或由竞争对手来提供这些记录)会带来严重处罚。即使不被法规限定要求的公司，也应该持续保留电子邮件记录，可协助用于证明无罪或证明涉案，甚至是商业合同纠纷这样的一般诉讼也可由此取证。因此，必须尽快确定邮件存档和调阅的技术方案和管理制度。

邮件归档产品概述

邮件归档是一个即插即用型的软硬合一的邮件归档解决方案，安装简单、管理方便，能帮助企业建立符合政府法规或企业标准的邮件存储和归档方案。一般的邮件归档网关能帮助企业实现：

综合的邮件管理：支持多种邮件导入方式（MAPI和.pst文件），完善、高效的搜索和修复功能，邮件索引，邮件导出。

集中式存储管理：通过智能存储管理接口来管理内部或外部存储的邮件。

集中式管理：提供经济实惠的对于公司存储设置和相关规则的管理

内建的病毒检测：为邮件存储的内容提供特别的保护

邮件归档体系结构：

邮件归档产品功能

邮件存储：邮件归档产品能够从不同的地方导入历史数据，包括.PST文件(MicrosoftOutlook’s personal information store)。新的和现有的邮件能够通过MAPI、POP3或IMAP从您的邮件服务器来获得。即使邮件服务器的日志功能失效，只要让邮件归档产品作为SMTP转发代理来转发邮件，公司内部的邮件就可以同外部邮件一起被存储到邮件归档产品上。邮件归档产品也可以作为SMTP接收方，和Bcc日志一同或者和反垃圾邮件网关的日志功能配合使用。

智能存储管理 ：智能存储管理能够对邮件归档产品正在使用和可用的存储空间进行管理。内建的存储存放在可插拔驱动盘上(高端型号支持热插拔)，在企业的网络中提供额外的控制和邮件管理，方便邮件从昂贵的事务级存储向相对经济的存储进行迁移。管理员同样能够使用存储镜像达到数据冗余和增加外部存储空间从而使存储容量无限扩大。此外，单一实例存储功能能够是邮件归档产品智能地删除那些发送给多个用户的重复的邮件和附件。通过在存储前对邮件进行压缩使存储容量最大化地利用。

支持诉讼和合规性： 邮件归档产品通过标准和自定义策略来支持不同公司和法律规则。除了可接收内容策略之外，邮件策略也管理着保留邮件的时间长度。系统在检测到有违反规则时，就会发送警告，并且只要在需要时，方便存储邮件的导出机制和访问记录可以迅速地递交给法律顾问。

防篡改体系结构： 用户和管理员对于存储在邮件归档中的邮件只有读权限，这样就不会使存储的邮件被蓄意或意外的损坏。

查询和恢复： 邮件归档Web界面中的存储搜索工具可以进行快速的基于标签的全文搜索、邮件内容搜索或邮件附件搜索。用户能够方便地搜索和查看个人邮件，并且将邮件转发到邮件服务器。管理员和审计员能够对邮件存储进行分类，从而在导出的文件中对一些相关的信息进行关键字、数据、和发/收件人编辑。

索引 ：通过一个完整的邮件组成部分列表，使邮件归档里的邮件通过内容和附件被彻底地检索，并可以添加标签来自定义搜索。

职能： 邮件归档支持基于职能的权限系统，以此来允许个人用户拥有审计访问权限。用户只能对其自己的邮件进行访问和搜索，而审计员则拥有对所有用户的邮件进行查看、跟踪和监控的权限。

统计和报表： 邮件归档完善的内建报表功能，提供对各种运作和法律方面的数据统计。默认的报表包含了邮件存储的增长，策略的违背情况以及存储的流量。

邮件归档产品部署：

邮件归档与邮件服务器物理并联在网络中，利用邮件服务器中的日志（Journaling）功能，将邮件发送到 邮件归档中。其部署结构如下图：

1．开启后台邮件服务器的日记（journaling）功能，定制需要进行归档的邮件存储数据库，建立相应的journalingaccount或者启用push mode，用以配合邮件归档进行邮件归档。所有发送和接收的邮件将被归档。

注意：我们在此过程中推荐开启envelopejournaling，这样可以有效地记录所有邮件通讯过程中的信息。如何在 Microsoft Exchange服务器上开启相关功能，

2．通过 邮件归档的导入功能，导入已经存在的MAPI格式的邮件 或者是标准SMTP的邮件，以保证数据的完整性。

3．通过启用 邮件归档的remote journal account功能，自动从邮件服务 器 抓取journaledmessages，推荐使用IMAP协议，可以在抓取的过程中，保留 相应的附本在邮件服务器。

4． 邮件归档的外部存储管理功能可以配合支持SMB/CIFS的存储服务器，实现raid 0和raid 1的存储空间扩展，避免因为 邮件归档的故障导致数据的丢失

主要一线产品：

国外

1. 以备份技术为基础的归档产品 主要点分析：复杂，需要准备服务器一台、数据库软件、存储设备及Symantec软件,可能需要一天或几天;支持部分邮件系统；核心技术：日志邮箱、SMTP转发（传统的邮件系统技术）;需要在客户邮件系统上设置开启日志邮箱功能（并非所有邮件系统都支持），或修改DNS和防火墙的相关配置（修改客户的邮件系统 ，存在争议的问题）。

2.以电子邮件安全网关为基础的邮件归档产品　主要点分析： 简单，无需安装软件，仅需简单配置，但需对邮件系统进行配置和调整。支持部分邮件系统，核心技术：日志邮箱、SMTP转发（传统的邮件系统技术）；需要在邮件系统上设置开启日志邮箱功能（并非所有邮件系统都支持），或修改DNS和防火墙的相关配置，一般不提供上门服务，服务费高。

3.纯软件邮件归档产品 主要点分析：不需要特殊硬件，仅安装自主研发软件EEA即可，不需要安装代理，不需要安装第三方软件，本土化程度高，支持市面所有主流邮件服务器，产品架构成熟，具有次秒级搜索、优化存储、审计报表等多项功能，性价比高。

国内

自主研发高新邮件归档技术 专业从事电子邮件数据管理领域产品研发，公司产品线涵盖：邮件归档、邮件审计、邮件备份以及邮件数据挖掘 主要点分析：入围中央政府采购网，自主研发，透明部署，支持所有市场主流电子邮件系统，核心技术：使用动态邮件流收集技术（邮件归档产品最新最好技术），无需改动客户邮件系统和邮件系统任何配置，支持多机集群部署，数据集中管理。

邮件归档系统的选择是根据公司的情况选择， 根据综合因素来决定！