西南大学是2005年7月由原西南师范大学和原西南农业大学合并而成，两校档案馆也随即合并。西南大学档案馆设有综合档案室、人事档案室、荣昌校区档案室、研究院档案室、侯光炯院士展览室、校史博物馆等档案业务机构。

档案馆现有专职档案人员23人，其中馆长1人，副馆长2人，正处级调研员3人；副高级技术职称6人，中级技术职称12人，初级技术职称5人；具有大学本科学历15人，大专学历7人，在读研究生3人；全校兼职档案员158人。

档案馆现有建筑面积2360㎡，其中荣昌校区档案室315㎡，研究院档案室200㎡。档案工作配有电脑、服务器、复印机、打印机、扫描仪、照相机、刻录机、传真机、碎纸机、电烘箱、防磁柜、消毒柜等设备，部分库房安装有先进的自动灭火与自动报警装置。

经专职档案人员多年的努力，对档案信息资料的开发研究，已编写出了各类档案史料有《档案全宗》、《学校干部任免》、《学校历届党代会会简介》、《学校统计资料汇编》、《校史稿》、《教授名录》、《学校大事记》、《学校科研成果汇编》、《学校机构沿革》等16种。该校档案馆虽已达标升为国家二级档案馆，但我们的最终目标是向国家一级档案馆奋进。