秘书处是校学生会主席团下的负责协助主席团进行决策工作，调查了解和监督学生会各职能部门、各院系学生分会工作落实情况的一个部门，主要负责学生会活动经费的管理、学生会档案整理、学生会会议的记录、内部制度、日常事务的管理等。传达主席团的工作指示，协助学生会的相关工作，发挥在主席团和学生会各职能部门间的协调作用。在大型活动中积极做好配合协调工作，在举行活动时提供必要的帮助。秘书处加强了与各学院学生会的沟通与交流工作。加强了对各学院工作状况的了解度。为校学生会工作的正常开展提供了保障。

海南科技职业学院学生会秘书处

秘书长简介：

姓名：葛晓庆 姓别：女

籍贯：安徽省 出生年月：1990年10月

现居地：海南省海口市

就读院校：海南科技职业学院

专业级别：08级外国语学院商务英语专业

所任职务：海南科技职业学院学生会秘书长

2008年入海南科技职业学院外国语学院商务英语专业学习；

2008年10月—2009年9月，担任海南科技职业学院学生会宣传部副部长；

2009年9月—2010年10月，担任海南科技职业学学生会秘书长；

2010年10月—2011年1月，在校学工处顶岗实习。

2008年—2009年，优秀学生干部、优秀记录员、优秀工作者、校辩论赛团体一等奖。

2009年—2010年，优秀学生干部、优秀共青团员。

2010年—2011年，优秀毕业生。

校学生会秘书处现设有秘书长（一名）、副秘书长（一名）、秘书（三名）。

秘 书 长： 葛晓庆 女 外国语学院 08级商务英语一班

副秘书长： 李 超 女 经济管理学院 09级市场营销一班

委 员： 杨 颖 女　物流管理学院 09级物流六班

委 员： 徐 婕 女 经济管理学院 09级会计二班

委 员 ： 李修俊 男 经济管理学院 09级市场营销五班

秘书处职责

秘书处办公室作为整个学生会的联络中心，其工作起着不可忽视作用。鉴于工作的重要性，确保学生会日常工作的顺利进行，我们将以培养秘书处全体成员的责任心和提高办事效率为工作重点，着重培养其“服务同学”的思想意识。

一、日常工作：

1、负责起草校学生会各项工作汇报；

2、负责校学生会相关档案的管理工作，学生会文件的印发、文件的编号和立卷归档；

3、负责各项会议的记录工作，协助主席健全学生会各项规章制度；

4、协调校学生会各部门工作，加强与部门间联系；

5、负责各种活动及例会的考勤;

6、负责校学生会办公室值勤安排工作及处理日常事务；

7、协调和督促各部门履行职责，组织对各项工作和活动的现场考核，为年度考核和评定准备材料；

8、定期向团委、学生会主席汇报有关工作，及时向各部处传达主席的有关工作部署。

二、主要职责：

1、会议事务（会议安排、会场布置、会议记录及会议文件的处理等）；

2、文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）；

3、协调工作（师生之间的联系、各学院之间的联系、各部门之间联系等)；

4、督察工作（督促、检查学生会主席团交办工作的落实情况)；

5、行政事务（及时向各部门传达主席团的有关工作部署)；

6、制度事务（制度制定、制度管理、实施及考勤状况)；

7、其临时交办的任务。

秘书长职责

一、 协助主席团管理学生会的日常工作和运转情况；

二、 指导学生会的日常工作，协调学生会与校内各部门的关系

三、 指导学生会做好经费管理，并负责经费的使用审查；

四、 拟定每学期学生会工作计划，并具体指导学生会各部开展工作，组织计划的实施、检查和总结；

五、 负责学生会通知、文件、总结、报告和各种宣传材料的审阅和签发；

六、 指导和协助秘书处完成相应的任务。

副秘书长的职责

一、协助学生会秘书长做好学生会秘书处的日常工作；

二、协助学生会秘书长指导、帮助学生会建立健全各种制度；

三、协助学生会秘书长帮助学生会制定计划，开展工作；

四、协助学生会秘书长指导帮助学生会发挥桥梁纽带作用，及时反映同学的意见和要求，维护同学的正当权益；

五、保管好学生会办公室的所有物品，对学生会物品的损耗及时做好纪录。

六、做好学生会文件及档案的管理工作。

秘书职责

一、 协助秘书长、副秘书长做好本部门工作，并对学生会及本部门负责。

二、 积极配合其他各职能部门完成工作；

三、 认真做好所有的会议纪录和收集所有的活动材料；

四、 协助学生会秘书长及时向学校请示、汇报学生会工作，并向学生会传达学校有关指示精神；

五、 认真完成学校以及校团委学生会所布置的工作；

六、 协助学生会秘书长指导帮助学生会发挥桥梁纽带作用，及时反映同学的意见和要求，维护同学的正当权益。

秘书处会议制度

一、 必须遵循学生会的会议制度以及秘书处的会议制度；

二、 会议时间不得擅自离会，离会需通过秘书长（副秘书长）的允许，否则做旷会处理，不得无故缺席；

三、 会议时，必须带上笔记本，笔，以及必要的资料；

四、 例会期间不得大声喧哗，不得交头接耳（讨论时除外），严禁说脏话，提倡文明用语；

五、 例会期间穿着打扮得体，不得穿拖鞋；

六、 会议请假制度：

（1） 全体例会请假须向本部门负责人请假，并附上请假条（须有秘书长签字后，方可生效，秘书长不在时可由副秘书长代替）；

（2） 部长例会，副秘书长须向秘书长请假，秘书长须向主席主席团请假；

（3） 部门例会，须向本部人负责人请假，秘书长不得请假；

备注：以上请假时间必须在会前半天请假，并附上请假条交予秘书处统一存档。

七、 会议记录：

（1） 例会时必须做好会议记录，会议内容要精简扼要；

（2） 全体例会时，秘书处所有成员必须做好各自的会议记录，部长例会时，副秘书长须做好会议记录，部门例会时，秘书处每位成员必须做好会议记录；

备注：每次的会议记录都有副秘书长负责。议记录与每次会议之后一小时之内整理归档，并把重要内容打印下发至各部门。

八、 旷会处罚规定：

（1） 无故缺席一次者，给与警告并写保证书交予秘书处长；

（2） 无故缺席两次者，给与重警告，写书面检讨，同时取消本年度评优资格；

（3） 无故缺席累计三次或三次下者，是以情节给与处分或辞退，并在大会上给与通报。

秘书处奖惩制度

一、惩罚制度：

（1）例会、值班无故迟到，10分钟内给予口头批评。20分钟未到者（事先没请假者），以旷会、旷班处理。值班期间如有事情可以同本部人或其他部门的成员换班，双方同意即可。没旷会、旷班一次，扣除5分；

（2）本部门的工作总结及下月工作计划，每月必须在规定时间内上交给相关的副秘书长，如未按时上交，扣除5分；

（3）秘书处下发工作不积极按时完成者，扣5分，拒不完成者扣10分，因不可抗拒原因未完成者不扣分；

（4）所做的事请有损本部门或学生会形象者，酌情扣5～15分，过分者给与辞退；

（5）利用学生会名义去损他人利己者，给与辞退，并全校通报，其他情况酌情扣分。

二、奖励制度：

(1)对秘书处工作提出合理化建议并被采纳者，加5分。

(2)期末获优秀个人档案者，加5分。

(3)按时并非常出色的完成本职工作者，加3分。

(4)超额提前并出色完成工作者，加5分。

(5)在完成本职工作的基础上，义务帮助其他部门工作，加2分。

(6)个人突出表现者，加5分。

备注：秘书处本着工作透明化、公开化的原则，副秘书长负责于每月月初将上一月本部门汇总的奖惩情况、每次考评会后将考评结果以及学期末汇总出的个人考评总分告知部门成员，并于秘书处予以公示，接受秘书处全体成员的监督。