一、档案接收制度

二、档案管理制度

三、档案的修破补充制度

四、档案统计制度

五、档案借阅制度

六、档案保管制度

七、档案鉴定销毁制度

八、档案的保密制度

一、档案接收制度

1.定期收集各部门在工作中形成的具有保存价值、经过整理立卷后的不同载体的文件材料。

2. 档案部门要对各部门的立卷归档工作加强监督、检查和指导。每年归档后考核评比一次。

3. 接收归档的案卷必须保证质量,应符合下列要求 :

(l) 应归档的文件材料齐全完整。

(2) 文件按其内容的联系 , 合理整理、立卷 。

(3) 归档的文件材料 , 保持文件之间的历史联系，区分保存价值 , 分类整理、立卷 , 案卷标题简明确切，便于保管和利用。

4. 接收档案时间和手续 :

党政部门和按年度归档的部门在次年六月底以前归档。教学部门和按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后及时归档。随时接收上级规定应接收的档案。接收档案必须履行手续,填写移交清册 ,一式二份,写明案卷标题, 卷内文件页数 , 案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章。

二、档案管理制度

1.按照档案形成的特点,保持档案之间的历史联系, 充分利用原有基础,使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管和利用。

2.对接收按要求整理好的档案进一步系统化。主要是：

(1) 对所接收的档案进行严格检查,检查的内容有: 全宗内的档案是否完整,分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。

(2) 进行必要的编目工作。

(3) 根据它的分类方案和排列次序,将案卷顺序上架。

3. 定期对档案进行全面整理。包括: 档案的分类、 立卷、拟制案卷标题、案卷排列,定期对档案进行局部整理,对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。

三、档案的修破补充制度

1.已归档的档案如需更改,须经主管领导批准。填写更改单后,方可更改。一律不得在原件上随意修改。

2.修改内容较少时,可直接在原件上修改。但要注明“修改标记”。

3.如遇修改内容较多或原件需报废时,应另出新件代替，并在备考中注明。

4.科技档案部门有责任监督归档后的蓝图及有关重要技术文件材料的补充或修改,各形成技术档案材料的单位应主动协助做好对归档后的技术档案的补充和修改工作,以保证科技档案的真实、完整。

四、档案统计制度

1.认真做好档案年度案卷数量统计。以原始记录为依据,做到准确、可靠。

2.坚持进行档案提供利用及利用效果的统计。

3.建立健全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和本部门内各种情况数据。按照有关规定及时报送各种报表。

4.按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或 专项统计分析。找出存在的问题,提出改进措施、建议,报告学校领导。

5.通过档案统计工作、总结和掌握档案的发展规律,不断提高档案的科学管理水平。

五、档案借阅制度

1.凡需借阅档案者,须履行借阅登记手续,并有义务将利用效果反馈给档案部门。

2.借阅本单位、本专业范围内的科技档案时, 需经本单位或专业主管负责人批准,查阅学生成绩须按有关规定办理。

3.因工作需要借阅其他单位的科技档案时,须有其单位负责人签署的介绍信或经校长办公室负责人批准。

4、校外单位向我校借阅科技档案时,按上级或学校有关规定办理借阅手续。

5.凡属永久保存的密级档案原则上不准借出,只能在档案室内查阅。如有特殊需要,经主管领导批准,方可借出,但必须在当日内归还。

6.密级以上的档案,未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公开展览等。需要时可提出申请,经主管领导批准,方可进行上述工作。

7.所需查阅的档案材料一般不得携出档案室。遇特殊情况,必须借出时,按照规定办理借出手续,但每次借出时间不得跨月,如到规定时间还需借用,应办理续借手续 。

8.借阅者对所借档案材料要确保安全、完整、不得涂改、勾划、转借和拆卷,如发现损坏档案,视情节给予处理。

9.借用档案材料,需交押金100元,按期归还所借档案者押金如数退还,超期一天罚款一元,直接从押金中扣除。

10.借用档案者如多次超期借用、并且有意推迟归还日期,档案科有权取消其借阅档案资格。

11.非本学校人员因工作需要借阅档案,须持所在单位介绍信,经主管领导批准,方可借阅。

12.如遇借阅人员将档案丢失,应及时报告档案部门,写出书面材料,以利于及时采取措施。

六、档案保管制度

1. 档案库房需保持适宜的温度、湿度,并配备湿温度计。

2. 档案库房严禁吸烟, 须配备灭火设备,消除一切火灾隐患。

3.对库房照明线路定期检查,发现问题,及时检修,防止短路引起火灾。

4.档案入库前要进行检查。被虫咬蚀的档案不能入库。档案柜及库房内要定期投放防虫药,并勤于检查。

5.档案管理人员外出时,须锁好档案柜、门窗。

6.档案库房门窗应设有遮阳装置。避免阳光直接照射在档案柜上。

7.档案库房须经常打扫,保持清洁,严禁将有害物质带入库房。

8.案卷入库时应检查薄、卡、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体,依档案顺序排列。

9.案卷应依档案顺序排放,库房柜架须编顺序号,各柜应有档案资料存放标志图、示意图。

10.档案工作人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作,本部门人员，未经同意,不得进入库房。

七、档案鉴定销毁制度

1.对已满期的档案,在分管校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组采用直接鉴定的方法,凡需销毁档案,须提出销毁申请，编制《销毁档案目录》,经主管领导和学校领导审核批准后,可以实施销毁。

2.销毁的档案要登记造册,注明顺序号、案卷标题、档号、起止日期、数量,并附备考表。

3.执行销毁时,定专人负责,监督销毁,并在销毁表上至少有两人以上签字证明。

4.档案销毁后,报档案管理部门备案,销毁清册、销毁报告及审批手续须永久保存。

八、档案的保密制度

1.严格执行我校档案的保密制度,维护档案的安全,凡规定不能查阅和不该摘抄的档案材料,一律不准查阅、摘抄和复印。

2.凡需复制保密档案材料,须经主管档案的领导批准后,方可复制。

3.如遇所借档案丢失 , 须及时通知档案部门,并写明情况以便及时处理。

4.档案人员应以维护档案完整、准确、系统、安全为准则,随手锁好档案柜做到不失密、不泄密。

5.严守保密规定,不该说的话不说不该做的事不做,做到“保守机密,慎之又慎”。

6.档案室无人时,将门、窗关牢,柜上锁,确保安全。