当前国内许多行业由于行业的业务特点，在原有的电话网应用中，电话会议作为常用的交流手段发挥着重要作用，作为一种国际流行的办公方式，具有节省费用、节省时间、实时性强、不受地域限制的优点，是现代商务、办公、管理的重要手段。 一般传统电话会议的实现均利用企业内部交换机（PBX）的多方通话功能（三方、四方或更多方），但有很大的局限性（如参加会议的人数有限，一般交换机不能超过8方，异地外线参加会议不方便、信号音相互干扰、模拟外线挂机不准确，长期占用外线、操作烦琐等），使用户在使用过程中遇到很多不方便。

一、电话会议系统简介

目前还有一种远程会议系统是专用的可视电话会议系统，这种系统可以将图像与声音同时传送，使用户有亲临会场的感觉，但是它要有专用的会议中心、专用的会议终端设备以及专用的信息传输线路，系统造价和使用费用均相当高，一般用户难以承受。

为了突破传统电话会议系统的功能局限性，降低采用可视电话会议系统的高成本，目前采用先进的CTI技术和设备，推出了电话会议系统，具有超强的会议能力（同时可建立多个会议，每个会议最多同时可以设60个全功能会议座席，会议语音效果清晰流畅），并且利用计算机控制技术使操作变得简捷、方便，得到用户一致的好评。会议参加者无论在何时何地，无论使用何种终端（专用会议终端、电话座机、手机等），只需要拨打事先约定的接入号码或由会议发起者通过系统拨打会议参加者的电话，即可实现全交互式会议，与会各方可同时发言，自由交谈。电话会议系统的使用极大地提高企业工作效率，改善企业的管理，提升企业的竞争力。电话会议系统广泛应用于跨国公司、IT公司、政府部门、金融证券、大中型企业等部门。

2、电话会议系统结构组成

电话会议系统主要由以下几部分组成：电话通信系统（程控交换机PBX）、电话会议服务器（ctsIVR）、会议管理模块、会议操作员管理模块、数据库等组成。

电话会议系统采用模块化设计，企业可以根据自己的实际情况，在系统配置上进行从小规模到大规模的灵活选择，规模可大可小，并可平滑升级。

电话会议系统结构图如下：

电话会议系统需要与企业的PBX连接，如果没有企业内部程控交换机则可以将中继线直接接在会议系统主机上，中继线可以是普通模拟中继，也可以是E1接口（如中国一号信令、30B+D等）。在与会议系统主机的同一网段上可以配置多个会议客户端系统，通过客户端系统用户可以随时观察和监视会议系统的使用情况，并且可以建立常用用户的用户资料，也可以对常用用户进行分组，这样要呼叫某些用户开会时只需呼叫组用户即可。

二、系统功能介绍

1、主动呼入系统参加会议

参加会议各方可以通过电话主动呼入到会议系统，通过IVR语音引导选择进入会议；

2、身份验证

参加会议各方可以呼入到会议系统后系统可以要求主叫方输入用户代码和密码，只有通过验证才能进入会议室；

3、身通过客户端系统主动呼叫其他人参加会议

会议组织方可以通过客户端系统在电脑上进行操作，呼叫其他参加会议的各方电话，呼通后被叫方自动进入会议室；

4、通过电话按键呼叫其他参加会议的各方电话

如果会议组织方身边没有电脑，可以先主动呼入到会议系统，进入会议室后通过电话按键呼叫其他参加会议的各方电话参加会议；

5、会议室管理功能

系统管理员可以对每个会议室进行管理，例如可以设定某个会议室的使用时间，只有在设定的时间段内才能使用该会议室，也可以给某个会议室设定密码，要进入该会议室必须输入密码才能进入；

6、会议录音功能

会议组织方可以随时通过电话按键或者客户端系统启动对正在进行的实时录音，录音内容存放以语音文件的形式存放，随时可以查询回放；

7、会议室加/解锁功能

会议组织方可以随时通过电话按键或者客户端系统对会议室加/解锁，加锁后其他呼入的电话不能进入该会议室；

8、系统可以为会议者提供密室功能

正在开会的某些人可以建立秘密会谈室，进入密室的与会者的谈话内容只限与密室内的人可以听见，也不会影响原来会议的正常进行；

9、参加会议方式不受限制

任一普通电话终端（固定电话或手机）均可参加会议，方便会议随时随地召开；

10、会议记录功能

管理员统可实时监控各会议通道的使用情况，并记录参加会议各方的日志记录；

11、参加会议人员资料管理

组织会议方者可以通过自己的会议客户端系统快速查找到参加会议人员资料，并立刻建立会议（无需一一拨打电话）；

12、可扩展性

系统最小配置为一台PC，4个语音会议通道，一个节点最多可扩至120语音会议通道；不同的节点通过TCP/IP联网。用户可根据实际情况，平滑升级。模块性强，易于系统扩容；

13、后台管理功能

日志记录和话单查询统计功能，系统对每一个会议都有日志记录，对参加该会议的每一方都有详细记录（包括主叫号码、日期时间等信息，录音信息等）。

三、系统特性及技术指标

1、系统特性

A、系统各部分模块都是经过多年应用的成熟产品，充分保证了系统的稳定性和可靠性。

B、系统采用世界一流的设备供应商的高质量的语音电话会议资源卡，语音质量优异，不论多少人同时参加会议，语音均自然清晰。

C、内置回波抑制功能，在多人同时说话时消除回音，使与会人员接听自然清晰。

D、采用独特的信号音消除功能，即使在模拟电话线上任意一方会议挂机，系统自动识别拆线而不影响会议其他方的进行。

E、采用独特的双音多频信号消除功能，使参加会议任意一方的按键操作，不会被其它参加会议者听到。

F、强大的会议能力，可同时进行多个会议，每个会议同时能有60个全功能坐席参加。

G、系统采用模块化设计，超大的会议规模，会议之间可以进行级连，组成更大规模的会议。

H、系统可以单独使用，直接连接外线（包括模拟线或数字线）。

I、系统支持多种通信线路信令：模拟线、一号信令，ISDN PRI，七号信令等。

J、系统可以与交换机系统配合使用，直接融入办公自动化系统。

K、系统具有多方自由通话、使用非常简便、功能强大，任一普通电话终端（固定电话或手机）均可参加会议，方便会议随时随地召开。

L、系统的所有软件均为我公司自行研制开发，拥有全部的自主知识产权。我公司可以为用户提供快速的工程实施，保证系统快速应用。

M、优质的售后服务：无论任何个人、团体、经销商通过正常的销售渠道售出的产品，都由产品国内的售后服务中心负责服务和技术支持。

2、系统技术指标

A、系统配置及环境

计算机：CPU P4 1.2 G，256M内存，40G 硬盘以上，VGA彩显。

操作系统：Windows 2000中文版、Windows 2003中文版

电话接口：RJ45 端口的电话线

通信协议接口：LPS、中国一号信令、30B+D（PRI）信令、7号信令等接口

端口容量：最小容量为4路，最大容量为120路，超过120路只需增加语音节点即可B、系统提供的最大指标

会议最大人数： 64方（全双工）

系统最大会议室数： 30

同一会议室同时发言人数： 10

用户代码： 1～12位数字（0，1，2……9）

用户密码： 1～8位数字（0，1，2……9）

录音资料保存数： 无限制

拨号方式： DTMF

四、系统的成功案例

以下为使用电话会议系统的典型用户：

北京市消防局 （60路数字会议）

中国保险监督管理委员会 （60路数字会议）

海信数码产品有限公司 （12路模拟会议）

中国联通 （60路数字会议）

建龙钢铁 （60路数字会议）

北京用友软件股份有限公司 （60路数字会议+4路模拟）

中石化西气东输工程电话会议 （120路数字会议）

五、选择电话会议系统供应商的难点

目前为止一般需要考虑三个方面：

1、电话会议系统的通话质量。

－－选择（PSTN）网络技术的供应商。（但价格比网络的要高很多 有：移动、联通、因科美、全时、好会通、Meetingtel等）。

2、电话会议系统操作性的简便程度。

－－好的电话会议，主持人好操作，会议效率就高，目前比较好的有：全时、远特（Meetingtel）电话会议等）。

3、系统的功能方面。

－－你须要跟据自己的需求而定，会议要不要、录音、通话帐单细、托管等

当然你参会人数少，如果只是想三到四个人参会，那就不用电话会系统了，只要一个多方通话的功能就可以了。（供应商有：移动、联通、因科美、全时、远特、好会通等）

如果你的参会人数较多，就一定要用会电话会议系统了。（据说全时的电话会议系统最多可以达到3000方数）

4、服务态度。

客户在使用电话会议时遇到任何问题，是否能够立即得到帮助？ 对会议操作不熟悉进行现场协助 ； 即时在线解决会议质量问题（控制回音、噪音、杂音等）； 协助对掉线人员进行外呼，确保会议流畅进行；按需提供各种支持服务(反馈参会人情况，参与人静音等)；

在市面上大多流行的远程会议包月产品都基于纯Internet的，即声音的传输也都是通过VoIP的技术，这对于服务提供商来说几乎没有任何变动成本，所以包月的费用可能完全囊括了用户主要的使用功能。

但作为电话会议服务商来说，为了充分保障客户的语音沟通质量（基于VoIP的语音传输，由于互联网的不确定性，经常出现断续和延时），采用电话线路（PSTN网络）传输声音，这同我们一对一打电话一样，除了服务费用外，其实无论我们通过什么方式，都不可避免的向当地运营商缴纳一定的市话或长话费用。换言之，电话会议服务的费用组成有两个部分，一是服务费，二是电话通信费。