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图书信息

这样用Word！——实用简洁的图文排版技巧主编：杨桦 彭宗勤

副主编：张留常 田岗

ISBN 978-7-121-13102-8

2011年4月出版

定价：39.80元

16开

336 页

内容简介

首先我要说明的是本书重在讲述使用Word的体验，而不像大多数书籍偏重于Word应用知识的讲解或案例的综合应用。

本书内容涵盖了“经验与体会”、“归纳与总结”、“穿插性案例解析”、“帮你解决一些问题”等方面，帮助你真正提高Word的应用能力，在本书中，我们归纳了处理案例的各种技能知识，融入了大量应用过程中的各种体会、经验和总结，以及讨论了如何通过分析得出合理的解决方案。

本书主要包括以下几章：文档创建轻松上阵、文档格式不只是修饰、Word也玩数据表、让文档多彩的图形、版式是设计还是艺术、长文档就该这样做、文档的交互策略：引用与审阅、效率专家：样式和模板、邮件合并与打印、不可不会的高级应用。

本书适合想学习Word应用经验、寻求排版解决方案的所有读者。

前 言

我不想与其他图书一样，在前言的一开始就展开长篇大论，还是把这些篇幅留给正文吧！

为什么要推出我们这三本书

到底有没有“成为Office高手的捷径”呢？

这个问题就是我们为什么要推出《这样用Word！——实用简洁的图文排版技巧》、《这样用Excel！——轻松制作专业的数据图表》、《这样用PPT！——制作并演示更专业的幻灯片》的原因，希望这三本书能给你一个完整的答案。

这三本书在写法上采取了崭新的思路，重点讲述的是“体验Office过程中的点点滴滴”，笔者认为，在自动化办公已经普及的今天，大家真正需要的就是这些点点滴滴。

本书为《这样用Word！——实用简洁的图文排版技巧》，其核心内容可以用10个N来表示：N个知识体系、N个经验、N个体会、N个问题解决、N个处理比较、N个案例解析、N个归纳、N个总结、N个技巧、N个注意提示。

浅析其他的Office类图书

为了让大家学好Office，多少教学工作者煞费心思，《从入门到精通》、《详解》、《范例精解》、《技巧500招》等书籍层出不穷。

这些书籍大致可以分三类：第一类是以Office软件的功能为主线；第二类是以实例应用为主线；第三类是技巧类。

笔者在教学过程中，常常遇到这样的问题：“要应用Office，应该从何学起？”，“有没有什么方法能让我快速成为Office高手？”，“那些Office高手都是怎么炼成的？”……这样的问题看似简单，回答起来却远比解决一堆实际的技术问题复杂得多。

用以上三类书籍，恐怕很难能回答上述问题。

（1）对于一些以功能为主线的书籍：学完后面对一些问题或案例，需要给出合理的解决方案，却发现自己原来仍一知半解，许多甚至是一个帮助的翻版，整个学习过程会让你精疲力竭，不如省下银子，按一下【F1】键，查查帮助吧！

（2）对于实例应用为主线的书籍：笔者翻阅过无数关于与案例关联的书籍，好像找不出一本能在学了后真正做到举一反三、活学活用的，基本上都是为了实现案例效果的终极目标而奋斗着所有的步骤细节，而对一些处理方法上的经验体会、分析、归纳基本上是空白的。

（3）对于技巧类的书籍：很明显内容体系不够完整，缺乏系统性，用来查询比较适用。

当然，假如你有时间和精力，用以上三类书籍来学通Office，也不是没有可能，你可以多花一些银子购买多本这样的书籍，然后多花一些时间和精力，通过自己持之以恒的学习和反反复复的推敲，不久你便会发现自己慢慢有了积累。

本书适合的读者

如果你是Word的初学者，想循序渐进地学习Word的应用经验；如果你是急于提高Word应用水平的用户，想寻求文档的合理化解决方案，并达到能解决各种疑难问题的程度；如果你是文员、公务员、企业管理人员、数据分析人员、财务人员、统计人员、营销人员、技术开发人员等，想快速掌握所需要的办公操作知识和具体案例的实现，并查询到所面对问题的解决方案，那么本书都将成为你的良师益友。

本书作者

本书主编为杨桦（负责教材提纲设计并编写第2章）和彭宗勤（负责稿件主审），副主编为张留常和田岗（负责稿件初审和视频教程开发）。本书编委有：李文泽（编写第1章和第3章）、聂静（编写第4章和第5章）、王戈（编写第6章和第7章）、张一（编写第8章和第9章）、刘艳（编写第10章）。在本书的编写过程中，张二峰、李庆亮、徐建平、刘文、彭胜伟、邓志伟等参与了本书实例的制作和部分内容的整理工作，在此表示感谢。

目 录

第1章 文档创建轻松上阵 1

1.1 几项重要的准备工作 1

1.1.1 设置文件保存方式 1

1.1.2 打开/关闭常用元素 2

1.1.3 哪种界面风格更适合 4

1.1.4 哪种工作视图更适合 6

1.2 工作就从这里开始 8

1.2.1 谈谈新建、保存和打开 8

1.2.2 学会使用模板 11

1.2.3 助你轻松写博客 14

1.2.4 分享一些经验 15

1.3 开始编辑文档的几个方面 16

1.3.1 体会页面设置 16

1.3.2 讨论文本的输入和修改 18

1.3.3 巧妙地重复输入相同内容 21

1.3.4 复制后显示的小按钮 21

1.3.5 我的一些体会 23

1.4 帮你解决一些问题 23

1.4.1 给文档“瘦身” 24

1.4.2 修改默认的文档保存格式 24

1.4.3 打开其他格式的文档 25

1.4.4 快速撤销与恢复 25

1.4.5 插入和改写 26

1.4.6 软回车、硬回车与换页 26

1.4.7 将Word 2003文档转换成Word 2010文档 26

1.4.8 如何解决文档中出现乱码的问题 27

1.4.9 查看文档被修改的次数 27

1.4.10 快速切换窗口 28

1.4.11 同时查看同一文档的不同部分 28

1.4.12 取消页间空白 29

第2章 文档格式不只是修饰 30

2.1 关于格式的认知 30

2.1.1 体会文档的格式 30

2.1.2 设置格式的误区 31

2.2 如何用好字符格式 32

2.2.1 设置字符格式的方法 32

2.2.2 几种特殊的字符处理 33

2.2.3 有的格式不想要了，怎么办 36

2.2.4 设置字符格式的快捷方式 37

2.3 段落格式有讲究 37

2.3.1 如何区分首行、悬挂与段落缩进 38

2.3.2 缩进设置中的一些经验积累 38

2.3.3 合理利用间距，发挥特别作用 40

2.3.4 谈谈段落对齐的一点体会 42

2.3.5 段落自动分页随心所欲 43

2.3.6 我的一些体会 44

2.4 制表位让对齐听号令 45

2.4.1 解决一个让人头疼的对齐问题 45

2.4.2 制表位不够精确怎么办 47

2.4.3 删除制表符 47

2.4.4 制表位可以转换成表格吗 48

2.5 项目符号与编号使用细节 49

2.5.1 使用项目符号或编号解决无序问题 49

2.5.2 随心所欲设置项目符号和编号 51

2.5.3 分享一些经验 54

2.6 文字可以用边框和底纹修饰 57

2.6.1 边框不要随便添加 57

2.6.2 背景可以是纯色、渐变色、纹理或图片 58

2.7 谈谈高级查找和替换 60

2.7.1 可以缩小范围后再进行查找和替换 60

2.7.2 英文的查找和替换 61

2.7.3 查找和替换有格式的文本 61

2.7.4 查找和替换特殊格式 62

2.7.5 巧用通配符 62

2.8 帮你解决一些问题 63

2.8.1 快速删除文档中的空行 63

2.8.2 巧妙将词组编排在同一行中 64

2.8.3 输入千分号和生僻字 64

2.8.4 如何输入语文试卷中的大括号 65

2.8.5 如何制作标准公文文件头 66

2.8.6 快速创建边框直线 66

2.8.7 设置中英文混合字体 67

2.8.8 将文档内容显示为图片 67

2.8.9 用快捷键来添加编号 68

2.8.10 制作带圈字符 68

2.8.11 制作宽高比有变化的文字 69

第3章 Word也玩数据表 70

3.1 评论一下Word表格与Excel表格 70

3.2 表格制作从这里开始 71

3.2.1 设计表格结构很重要 71

3.2.2 规则表格的快速添加 72

3.2.3 手动绘制不规则表格 73

3.2.4 用表格库提高创建效率 75

3.2.5 分享一些经验 76

3.3 调整表格的多个处理 78

3.3.1 如何最快地选中表格元素 78

3.3.2 拆、合、添、删 79

3.3.3 调整大小的技巧 82

3.3.4 【Shift+Alt+方向键】的妙用 84

3.4 表格的格式设置 85

3.4.1 单元格中的对齐方式 85

3.4.2 设置文字与表格边框之间的距离 86

3.4.3 处理表格的边框线 86

3.4.4 表格和单元格的底纹 89

3.4.5 样式的合理应用 89

3.4.6 分享一些经验 90

3.5 Word也能玩数据计算 91

3.5.1 引用函数来计算 91

3.5.2 快速复制公式 93

3.5.3 表格中数据的排序 94

3.6 使用控件规范表格填写 95

3.6.1 分析控件的使用 95

3.6.2 使用格式文本控件 96

3.6.3 使用下拉列表控件 97

3.6.4 使用日期控件 98

3.6.5 使用图片控件 100

3.7 帮你解决一些问题 100

3.7.1 在表格上面加空行 100

3.7.2 让文字环绕表格 101

3.7.3 如何设置单元格间距 101

3.7.4 左右排列的表格 102

3.7.5 处理表格跨页的经验 103

3.7.6 如何使用表格大批量产生编号 104

3.7.7 标题行重复 104

3.7.8 使表格中的文字紧贴边框 104

第 4章 让文档多彩的图形 106

4.1 添加与编辑图形对象：不同于绘画 106

4.1.1 应用形状的多个提示 107

4.1.2 图形的旋转、翻转和大小调整 108

4.1.3 调整图形的位置关系 110

4.1.4 为什么要使用画布 112

4.1.5 在图形中添加文字 114

4.1.6 如何改变已经绘制好的图形的形状 115

4.2 图片让文档变得充满生机 115

4.2.1 导入图片的一些体会 116

4.2.2 用Word可以裁剪图片 117

4.2.3 用样式快速美化图片 118

4.2.4 调整图片的色彩 119

4.2.5 3个按钮 121

4.2.6 获得图片的其他方式 121

4.3 用图示表述抽象内容 122

4.3.1 创建图示分三步 123

4.3.2 修改图示类型 125

4.3.3 我的一些体会 126

4.4 突出显示标题：艺术字 126

4.4.1 千变万化的艺术字形状 126

4.4.2 丰富的背景和形状效果 127

4.4.3 总结 129

4.5 特殊的图形：文本框 131

4.5.1 用文本框实现图文混排 131

4.5.2 用文本框绘制流程图 133

4.6 帮你解决一些问题 134

4.6.1 如何连续绘制多个图形 134

4.6.2 如何保存文档中的图片 134

4.6.3 如何编辑图形 136

4.6.4 如何精确裁剪和用指定的形状剪裁 137

4.6.5 解决文字在文本框中的显示效果 137

4.6.6 设置图形默认格式 138

4.6.7 Word支持的图像格式 138

4.6.8 如何将标尺的单位改为厘米 140

4.6.9 如何快速制作封面 140

第5章 版式是设计还是艺术 142

5.1 页面设置的功用 142

5.1.1 需要重视的页边距 143

5.1.2 分享一些经验 145

5.1.3 如何定义页面的方向和大小 147

5.1.4 书籍式对称页边距的应用 149

5.2 谈谈使用页眉和页脚的体会 151

5.2.1 制作这样的页眉和页脚实在太简单 151

5.2.2 创建独特的首页页眉和页脚 153

5.2.3 创建不同的奇偶页页眉和页脚 155

5.2.4 分享一些经验 156

5.3 为多页文档添加页码 158

5.3.1 选择页码格式 158

5.3.2 如何实现在添加页码时不影响页脚内容 159

5.3.3 自定义页码格式 160

5.3.4 同一文档中使用不同格式的页码 160

5.4 讨论分栏版式的使用 165

5.4.1 轻松添加分栏版式 165

5.4.2 设置间距及分隔线 166

5.4.3 实现插入点之后的所有文字分栏 167

5.4.4 让分栏文字等长 168

5.4.5 为目录分栏 169

5.5 帮你解决一些问题 171

5.5.1 如何添加行号 171

5.5.2 如何解决缺少上边距的问题 172

5.5.3 如何去除页眉文字下方的横线 172

5.5.4 如何设置页眉中的下画线 174

5.5.5 如何在页眉中显示章标题 174

5.5.6 解决不同节中页眉的横线不一样高的问题 176

5.5.7 如何让页码包含章节号 176

5.5.8 在两个文档间实现页码续排 177

5.5.9 如何在文本未满页的情况下实现分页 178

5.5.10 指定每页的行数和字符数 178

5.5.11 解决设置页脚时文字跳转到第2页的问题 180

5.5.12 如何为每栏设置页码 180

5.5.13 如何设置页面的颜色 182

第6章 长文档就该这样做 183

6.1 使用大纲设计文档的总框架 183

6.1.1 大纲就是文档标题的分级列表 184

6.1.2 大纲的折叠和展开 185

6.1.3 大纲级别的显示 186

6.1.4 设置标题的级别和标号 186

6.1.5 我的一些体会：调整文档的大纲结构 187

6.2 使用多级编号 188

6.2.1 自动编号列表的回顾 188

6.2.2 实现多组编号 189

6.2.3 一个特别的多级编号列表 190

6.2.4 总结：改变列表级别 192

6.3 插入分页符或分节符 193

6.3.1 自动分页随心所欲 193

6.3.2 我的一些体会 196

6.3.3 巧用分节符 196

6.3.4 体验一下用分节符设置页码 199

6.4 多个文档合并策略 200

6.4.1 用三种方法创建主控文档 200

6.4.2 设置统一的编辑格式 203

6.5 帮你解决一些问题 210

6.5.1 处理多级编号的缩进量 210

6.5.2 在较长文档中快速定位指定页 210

6.5.3 用书签实现文档任意定位 211

6.5.4 批量删除文档中的分节符 213

6.5.5 如何处理插入分页符后无法打印页面的问题 214

6.5.6 如何快速删除所有空格和空行 214

第7章 文档的交互策略：引用与审阅 215

7.1 为文档添加注解 215

7.1.1 什么是脚注和尾注 215

7.1.2 添加脚注和尾注 216

7.1.3 分享一些经验 217

7.2 活用题注与交叉引用 220

7.2.1 理解题注与交叉引用 220

7.2.2 题注和交叉应用 221

7.2.3 我的一些体会 224

7.2.4 使用交叉引用快速修正 225

7.3 Word中的目录何其多 228

7.3.1 制作标题目录 229

7.3.2 需要注意的几个问题 234

7.3.3 体会索引和引文目录 236

7.3.4 评论图表目录的制作 238

7.3.5 修改目录的一些体会 238

7.4 文档的交流需要批注和修订 239

7.4.1 批注 240

7.4.2 修订 242

7.4.3 分享一些经验 244

7.5 帮你解决一些问题 245

7.5.1 如何将尾注放置在节的末尾 246

7.5.2 如何删除所有脚注或尾注 246

7.5.3 如何更改批注和修订信息中的用户信息 246

7.5.4 解决批注框与文字之间无连线的问题 247

7.5.5 如何把批注嵌入正文 248

7.5.6 如何让批注显示在文档的左侧 249

7.5.7 通过目录域创建目录 250

7.5.8 如何比较文档 250

第8章 效率专家：样式和模板 252

8.1 评论一下“样式”窗格 252

8.2 轻松地享用样式 253

8.2.1 谈谈样式的使用 253

8.2.2 “正文”样式的处理 256

8.2.3 为常用样式指定快捷键 258

8.2.4 使用自己创建的样式 259

8.2.5 合理维护样式 263

8.2.6 分享一些经验 268

8.3 打造自己的模板库 269

8.3.1 回顾模板的功能 270

8.3.2 享用自己新建的模板库 271

8.3.3 样式与模板是相互依存的 272

8.3.4 我的一些体会 273

8.4 帮你解决一些问题 274

8.4.1 能否将创建好的样式应用于新文档 274

8.4.2 如何选中同一样式的标题 275

8.4.3 如何限制或允许更改样式 276

8.4.4 如何替换文本样式 278

8.4.5 如何自定义默认模板 279

8.4.6 如何在文档中设置共用模板 280

8.4.7 如何将样式传给其他文档 281

第9章 邮件合并与打印 283

9.1 讨论一下邮件合并 283

9.1.1 什么是邮件合并 283

9.1.2 理解主文档和数据源 284

9.1.3 邮件合并的过程 285

9.1.4 关于创建主文档和数据源的体会 288

9.2 关于群发邮件的讨论 289

9.2.1 利用合并域群发邮件 290

9.2.2 用Outlook联系人群发邮件 291

9.3 打印的前后 293

9.3.1 打印前需要预览 294

9.3.2 打印体验 295

9.4 帮你解决一些问题 297

9.4.1 如何取消打印文档的附加信息 297

9.4.2 处理在打印长文档时的等待问题 298

9.4.3 处理打印时的省墨问题 298

9.4.4 如何取消打印 299

9.4.5 解决无法在打印预览中编辑的问题 299

9.4.6 如何在没有安装Word的计算机机上打印文档 300

9.4.7 如何一次打印多个文档 301

9.4.8 为邮件合并自动检查错误 302

9.4.9 如何用Word自建数据源 303

9.4.10 使用Outlook Express的通信簿作为数据源 304

第10章 不可不会的高级应用 306

10.1 文档安全需要有保障 306

10.1.1 讨论文档的保密方法 306

10.1.2 保护文档的其他建议 309

10.1.3 文档加密还有高招 310

10.1.4 自动备份副本文件 312

10.1.5 我的一些体会 313

10.2 就这样享用宏 313

10.2.1 评论一下宏的应用 313

10.2.2 重视宏的安全性 315

10.3 讨论文档与网页 316

10.3.1 文档可以直接转换为Web页 316

10.3.2 分享超链接和电子邮件 317

10.3.3 我的一些体会 320

10.4 帮你解决一些问题 321

10.4.1 如何删除文档中包含的个人信息 321

10.4.2 如何修复被破坏的文件 323

10.4.3 如何去掉最近使用的文档显示 323

10.4.4 如何快速删除宏病毒 323

10.4.5 如何限制控件 324