泛迅OA办公系统

OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物。通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递 更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。

计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率，帮助文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。现在的办公自动化，是经历了文字处理工具、MIS系统、网络协同系统等各阶段，不断发展和完善起来的协同办公平台，是以网络为依托， 在单位内部实现顺畅的信息交流。各业务部门成为企业单位信息流中的一个环节，不再是一个一个的信息孤岛。单位的组织结构得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，决策层可以迅速收集、综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定战略决策，提高执行力和团队的整体工作效率。

应用背景及现状分析

任何一所企业，涉及行政管理、生产、销售、后勤等众多部门，人员分散，在日常的管理中经常应沟通不及时、不通畅而出现很多问题。日常工作中的沟通主要通过电话、会议、QQ及电子邮箱等，但每种方式均存在着时间、人员、环境等特定条件的限制，传递信息过程中存在缺陷，使企业的各项工作信息不能及时传达，造成责任不清等问题。 一个企业的发展需要的不仅是充足的资金、有能力有责任的人才，更需要科学、有效的管理办法和管理手段。而最有效的管理手段便是网络信息技术手段，办公自动化管理

现状分析：

l 信息传递不流畅，员工与员工之间、领导与员工之间不能高效地进行工作交流。

l 行政办公室文件纸张满天飞，资料柜爆满，造成大量资源的浪费。

l 协同工作能力差，特别是一些需要多部门协作完成的工作，不能及时沟通或者协调力度不够，导致工作不能很好地完成。

l 单位领导不知道各部门每天在忙什么，所安排的事情完成的准确进度无法有效的监督。

l 异地分支机构与总部协调做一件事时，电话、传真不断，造成高额费用。

泛迅OA协同应用系统是以企业办公流程、信息管理和内部事务管理为核心，对众多企业办公业务进行认真细致地研究和分析，深入了解和研究企业信息的形成过程和机理，借助互联网实现企业的网络办公，以信息化手段提高企业内部办公的效率，为企事业单位提供了一套真正意义上的办公系统软件。

OA系统的作用

对于企业单位的领导来说OA系统是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。泛迅OA办公平台能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

帮助企业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。

节约运营成本

不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，同时将传统的表格填写过程电子化，大大降低了、打印、传真、复印的费用，帮助用户能够更快地、准确地完成相关工作节约不仅是纸张还有时间。网络远程办公节约纸张、差旅、会议、通讯等方面的费用。

增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

实现工作流程的自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业单位内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

实现文档管理的自动化

可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

企业OA定义

企业OA也称为办公自动化(Office Automation)，是一门综合性的科学技术，兴于70年代后的美国和日本。按照美国麻省理工学院M.C.季斯曼教授的定义：OA就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。　在我国，OA的快速发展始于80年代中期。1985年全国召开了第一次办公自动化规划会议，对我国办公自动化建设进行了规划。会议对OA进行了最早定义：利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。

推动企业信息化的捷径

国内中小企业受到自身条件以及意识方面的限制，信息化起步较晚。由于OA系统属于信息化管理基础应用系统，使用简单、投入相对较小，大多数中小企业往往选择从OA着手，逐步进入信息化。过去我们发现，中小企业实施OA系统容易走进两个极端，一种是对企业信息化管理缺乏信心，抱着浅尝辄止的态度，去选择那些价格便宜、功能一般的OA产品，这样实施的结果往往是：OA产品功能有限、性能不稳定，系统上线后作用不明显，企业失去进一步信息化的信心。另一种是对企业信息化管理过分自信，贪大求全，选择那些功能繁多、名气颇大、价格不菲的OA产品，这样的企业往往容易陷入OA系统的应用困境，花费过多精力在OA系统，信息化被严重搁置。

企业在进行信息化建设时，往往一方面深感其必要性、紧迫性，另一方面又感觉基础不足，实施过程复杂，周期长，缺乏把握与信心。而这时企业OA正是推动企业信息化的捷径。

OA系统功能模块÷

　◆日常办公：通知公告、内部邮件、个人日志、文件传输、部门信息、工作报告、日程安排、常用工具。

行政办公：网络硬盘、会议管理、内部论坛、车辆信息、办公用品、固定资产、通讯录、在线调查。

工作流管理：流程申请、流程审批、审批监控、流程自定义、表单自定义、流程归档。

行政公文管理：收文管理、发文管理、公文拟稿、公文审核、公文签发、公文分发、公文归档、公文监控。

业务信息：项目管理、销售活动、客户关系、产品信息、商务信息。

教务信息：教管管理、教案管理、课件管理、学籍管理、成绩管理。

人力资源：人事档案、调动记录、奖惩信息、员工培训、在线考勤。

报表统计：发文情况统计、收文情况统计、考勤报表统计、员工外出统计、其他情况统计 、工作日志统计、。领导活动统计、工作流报表分析。

辅助办公：在线寻呼、在线论坛、在线会议、媒体播放、邮编区号、万年历、记事本、投票管理。

特色功能：电子签名、电子印章、手写批注、在线编辑、痕迹保留、手机短信、移动OA、网络传真、OA小精灵、VPN安全应用、U盾安全认证。

短信群发中心：批量短信发送、邮件到达通知、公文催办、会议通知、待办事宜、重要事情、日程提醒等均可通过手机短信方式及时通知相关人员，会议通知支持与会人员短信回复参会回执；系统还提供短信群发功能，是产品促销、客户回执的重要帮手，极大提高办公效率。