一、涉外书信的含义

涉外书信主要是指 与国外人士联系事务时书写的信函。

二、涉外书信的格式

涉外书信的格式，与国内书信有区别。涉外书信由信头、信启、称谓、正文、结束套语、署名构成其基本固定的书信格式。

另外，信封书写异于国内不同。（一）信头

信头是指首页信纸右上角所书写的发信人所在单位名称、通信地址和写信日期。

外国人看信不习惯保留信封。因此，设信头方便回信。

信头三项内容的顺序，中国书写习惯是由大到少，而英文书写习惯是由小到大。中国人署时是年、月、日；英国人是日、月、年；美国人是月、日、年。

（二）信启

信启是指位于信头下左上方位置所书写的收信人地址、单位名称、姓名、职衔或职务。中英文书写顺序亦有不同。

信头和信启位置，除左右、上下位置固定之外，有时可通过空行或间隔线的方式将信头和信启明显间隔开来。

（三）称谓

外国人在称谓上有一下习惯，书写时应注意尊重对方的习惯写法。

1、习惯在称谓时冠以“亲爱的”称呼。

2、习惯只称姓不写名。

3、收信人性别、婚姻状况不同称法不同。

收信人为男士，称“先生”（Mr）。

收信人为未婚女士，称“小姐”（Miss）。

收信人为已婚女士，称“太太”（Mrs），并随丈夫的姓。

收信人为女士，但不明其婚否，称“女士”（Ms）。因为“Ms”一词即可指“夫人”（Mrs），亦可指“小姐”（Miss）。

收信人不明男女，可称“Sir”或“Madam”。

收信人为单位负责人，且不知其姓氏，科直接写其头衔。

（四）正文

正文是信函的主要部分，发函人要告诉对方什么或者要对方办理什么，都应直截了当的说出来，让对方明确来函意图。

信函内容只写一事，且事情简单的，可以不分段，如果谈几件事的，应一段一事，切不可把几件事写出一段。

不宜写在正文内的内容，可作为附件放在信函后随函寄出。正文末尾应注明附件名称。

（五）结束套语

正文结束后，通常写上表示让对方复信的语句。

（六)署名

外国人署名习惯写上表示对对方敬意的客套语。

如果是电脑打印姓名，应在客套语与打印姓名（或职务、职衔）之间留出手写签名的位置。

（七）信封

涉外信函信封写法及要写的内容与国内信函有不同。

涉外信函信封要写三项内容：

1、写书信人姓名、地址，位于信封左上角。

2、写收信人姓名、地址，位于信封右下角。

3、写邮寄方式或类别，位于邮票下方。

信内如果用电脑打印，信封也应与内文保持一致，用电脑打印为好。