为了保证工程顺利的实施，根据需要买方与卖方应召开2次设计联络会以及额外联络会。
在合同生效后，供应商方将向业主方提交建议的设计联络会日程安排。除了合同规定的设计联络会外，在合同执行期间如遇重要事宜需双方研究和讨论，经双方同意可另召开联络会议解决。
每次设计联络会双方均应签署会议纪要，该纪要应作为合同执行文档的组成部分。会议纪要模板详见
会议主题：确认项目实施细则；
地点：项目单位
参会人员：
项目单位参加会议人员：项目单位项目负责人、项目经理、项目组成员
供应商参加会议人员：项目负责人、项目经理、项目组成员。
会议内容：
会议将讨论供应商提供的详细设计计划和进度表。双方将讨论和澄清合同文件中的技术条款和细节。
会议主题：确认项目验收细则；
地点：供应商单位
参会人员：
项目单位参加会议人员：项目单位项目负责人、项目经理、项目组成员
供应商参加会议人员：项目负责人、项目经理、项目组成员。
会议内容：
讨论项目方案（包括功能测试内容、性能测试内容）、系统设备安装调试等工作的界面和接口问题以及验收大纲、培训计划、工程文档等。
额外设计联络会：当项目进行阶段需要确认重要内容的时候，双方协商确定增加设计联络会。