机要工作简介

一、收文办理(1、公文签收。 2、拆封 3、登记 4、传阅 5、公文办理（清办、拟办、公办）)

二、公文的保密与保管(1、公文的登记制度 2、翻印、复制上级机关的秘密文件（公文） 3、复印文件 4、传阅秘密文件 5、秘密文件的邮寄与传递 6、携带秘密文件外出工作 7、秘密文件的存放 8、秘密文件的清查清退制度 9、秘密文件和其他公文的销毁)

三、公文的清退和立卷归档

机要工作简介

机要工作作为党和国家、各企事业单位、公司的一项重要工作，集安全与保密于一身，为社会经济发展保驾护航，起着至关重要的作用。

机要工作即做好涉密文件的管理工作，要认真完成机要文件及传真电报的阅办，做好机要保密，其中机要文件的传阅、办理都是有严格规定的。所以，机要工作人员务必保守机密，做到不该透露的绝不透露，不该说的绝对不说。同时，还必须注意时效性。收到文件后，首先要注意传递文件的时间，避免发生文件传递不及时的错误。这就要求工作人员熟悉领导之间的分工，了解各部门及其分管领导的工作规律和时间安排，准确领会领导指示精神，掌握文件的急缓程度，机动灵活，掌握时机。

因此，机要工作在要注意做好文件的传阅管理登记工作，及时将传阅完的文件收回，按顺序分类，确保文件安全。

一、收文办理

收文办理是比较完整、独立的事，主要包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办等环节。其基本要求是准确、及时、安全、保密。

1、公文签收。

签收工作要求认真细致、不可马虎大意。根据送件簿或送件清单的记载逐件检查，看看是否发给本单位的，封皮编号是否与记载相符。清点函件总数是否和清单数一致。检查收件有无破损、数包、被拆现象。有上述现象要查明原因，作适当处理，并在对方送件簿上注明，必要时报告本部门负责人。经清点、检查无误后，方可在送件簿上或清单上签字，注明。

2、拆封

（1）要小心剪封，以免损坏封中文件。

（2）要检查封内文件是否取净，避免遗漏文件。

（3）要检查文件是不是给本部门的，如有寄送错误，应及时退回来件单位，以免误事。

（4）要检查文件上的主送（包括抄送）单位，来文单位与封皮所写的是否符合，如不相符或无法判明的，应把封皮附在文件后面备查。

（5）要检查落款处有无漏盖公章。如有漏盖，一般件退回重盖，急件可立即通过电话联系，证明无错后，一边处理，一边要求来件单位盖章补报。

（6）要检查文件附件是否齐全，如漏掉附件或附件不全，应通知来件单位补全，待附件齐备后，再行处理。

（7）来件如未装订、拆封当时要整理好，以免一个完整文件误分两处。

（8）要检查文件落款日期，没有日期的，要根据封皮邮戳补注日期；有的虽有日期，但离收到日期甚远，遇到这两种情况，要把封皮附在文件后面备。

（9）封内有文件清单的，应对照清单核对，封内有回执的应在回执单上签收并将回执单退回来件单位。

3、登记

登记是一项重要的基础工作。 （1）登记形式有簿式登记和联单式登记两种，各单位可按实际情况灵活使用。

（2）登记范围：一是上级机关或上级主管业务部门来文（包括主送件和抄送件）；二是直属下级机关的请示、报告；三是其它机关单位商洽工作，需要签发的来函等。另外，具有机密等级的内部刊物、资料，可以另备簿登记，不与公文混登在一起。

（3）登记项目要求简明、实用，既不要过繁，也不要过简，收件登记的项目主要有：编号、成本日期、来文号、来文标题、主送机关、份数、收文日期（清办意见，拟办意见）、分送范围、缓急程度，催办情况、办理结果等。

（4）登记要求：一要安全，主要项目要逐数登记，不能随意删减，来文单位两个以上的不能少登记一个，标题要完整。二是准确，来文单位要用标准的简称，而且要一致。三要细。收到特急件、重要件的时间应登记月、日、时、分。催办情况，每一次都要把时间等情况记录登记清楚。

（5）登记要求字迹清楚，不仅自己能辩认，别人也能看懂，便于查找。

（6）登记后要在文件右上方编号，或及时用文件处理卡编号，便于文件运转、查找。

（7）在做好登记的基础上，依据平时的登记，定期制文统计工作，及时向单位部门领导反映公文处理情况，做到上下心中有数。

4、传阅

（1）为了有效掌握传阅文件的行踪和去向，必须设立传阅登记，作为组织传阅的手段。 （2）组织传阅方法。工作人员作为中心点，各传阅对象收、退文件都直接与中心发生联系。组织传阅，它既可有效地控制文件等行踪去处，防止文件丢失，又可随时合理地调度阅文次序，提高传阅效率。

（3）组织传阅的原则是急用先看。一般要照顾主要领导、主管领导、主管部门先看，然后再送其他领导和其他人员。

（4）特急件，绝密件要专送，减少中转环节，以免费时误事，还有得保密，密级以上文件不得带出党政办公室。

（5）建立阅文室。有关阅读对象应尽量到阅文室阅读文件。建立阅文室既可减少往返传递时间和手续，又有利于安全保密，提高阅文效率。

（6）传阅要把前、扫后，尽量加快传阅速度，上班前要把传阅件及时送出，下班前要及时收回传阅件。

5、公文办理（清办、拟办、公办）

（1）对办件设立办件登记簿，领导批示意见，部门办理意见或处理结果，送出、结理日期，逐一登记备案。 （2）对办件实行催查制，凡办件，特别是急件，要件，要定时检查，落实情况。

（3）在办理办件过程中需要提供的有关文件、材料，要积极为有关部门提供相关文件材料等。

（4）在办件过程中出现上下级或部门之间意见不一致时，要及时向领导反馈情况，使问题圆满解决。

（5）办件处理结果，及存在的问题，要及时或定期向领导反馈情况。

二、公文的保密与保管

1、公文的登记制度

公文的收、发、分送、传递、借阅、移交、销毁等每个一环节都应严格执行登记制度，把好多递关口，做到环环有手续，件件有着落，收发文件要分类登记，秘密文件要单独承办和专柜保管。

2、翻印、复制上级机关的秘密文件（公文）

秘密以上文件，公文下级机关不准翻印、复制上级机关的秘密文件（公文）。除非根据有关规定，或得到批准。

3、复印文件

复印文件必须经过请示，得到审批，复印件按原件要求管理。

4、传阅秘密文件

传阅秘密文件，应由机要人员或指定人员统一掌握，非经批准，不得擅自扩大秘密、文件阅读范围。阅读秘密文件要在党政办公室或阅文室进行，传阅和借阅的秘密文件，严格坚持分别登记，签收的制度。当面点清，签字、不搞“信用”交接。领导同志和各部门阅办的文件，直接与机要人员联系，不互相传递，秘密文件不在外过夜。

5、秘密文件的邮寄与传递

秘密文件不准通过变通邮政邮寄，不准在普通的传真机上传递。机要通信人员在外出递送秘密文件过程中，不准办理与递送无关的事。坚持专程取送。

6、携带秘密文件外出工作

外出工作，必须携带秘密文件的须经领导批准，并办理登记手续。同时还要采取安全措施。

7、秘密文件的存放

秘密文件必须存放在有安全保障的地方，并经常检查保管情况（要有文柜、文柜应有安全措施）。

8、秘密文件的清查清退制度

各单位、部门都应对秘密文件建立清查，清退制度。坚持秘密文件每天一收交，每周一清理，每月一核对。每天下班前，收发给领导和各单位的文件，该收的都收回来，每周末下午，对一周内经办的文件全面清理一次，每月底本月内经办文件按照收文簿，全面核对一次。如发现丢失现象，要及时追查处理。

9、秘密文件和其他公文的销毁

销毁秘密文件和其他公文，必须经领导批准，造册登记。销毁文件时要对现场严密监护（有二人以上）必须销尽。对销毁过程监护人等要登记在案。

三、公文的清退和立卷归档

（1）按照上级有关规定，做好每年度公文（文件）清退移交工作，按时、如数上交要求移交的上级文件。如有遗失，要写出书面报告。 （2）根据文件材料归档的范围，协同档案室做好每年度文件材料归档立卷工作。