词条 | 机要工作 |
释义 | 一、收文办理(1、公文签收。 2、拆封 3、登记 4、传阅 5、公文办理(清办、拟办、公办)) 二、公文的保密与保管(1、公文的登记制度 2、翻印、复制上级机关的秘密文件(公文) 3、复印文件 4、传阅秘密文件 5、秘密文件的邮寄与传递 6、携带秘密文件外出工作 7、秘密文件的存放 8、秘密文件的清查清退制度 9、秘密文件和其他公文的销毁) 机要工作简介机要工作作为党和国家、各企事业单位、公司的一项重要工作,集安全与保密于一身,为社会经济发展保驾护航,起着至关重要的作用。 机要工作即做好涉密文件的管理工作,要认真完成机要文件及传真电报的阅办,做好机要保密,其中机要文件的传阅、办理都是有严格规定的。所以,机要工作人员务必保守机密,做到不该透露的绝不透露,不该说的绝对不说。同时,还必须注意时效性。收到文件后,首先要注意传递文件的时间,避免发生文件传递不及时的错误。这就要求工作人员熟悉领导之间的分工,了解各部门及其分管领导的工作规律和时间安排,准确领会领导指示精神,掌握文件的急缓程度,机动灵活,掌握时机。 因此,机要工作在要注意做好文件的传阅管理登记工作,及时将传阅完的文件收回,按顺序分类,确保文件安全。 一、收文办理收文办理是比较完整、独立的事,主要包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办等环节。其基本要求是准确、及时、安全、保密。 1、公文签收。签收工作要求认真细致、不可马虎大意。根据送件簿或送件清单的记载逐件检查,看看是否发给本单位的,封皮编号是否与记载相符。清点函件总数是否和清单数一致。检查收件有无破损、数包、被拆现象。有上述现象要查明原因,作适当处理,并在对方送件簿上注明,必要时报告本部门负责人。经清点、检查无误后,方可在送件簿上或清单上签字,注明。 2、拆封(1)要小心剪封,以免损坏封中文件。 (2)要检查封内文件是否取净,避免遗漏文件。 (3)要检查文件是不是给本部门的,如有寄送错误,应及时退回来件单位,以免误事。 (4)要检查文件上的主送(包括抄送)单位,来文单位与封皮所写的是否符合,如不相符或无法判明的,应把封皮附在文件后面备查。 (5)要检查落款处有无漏盖公章。如有漏盖,一般件退回重盖,急件可立即通过电话联系,证明无错后,一边处理,一边要求来件单位盖章补报。 (6)要检查文件附件是否齐全,如漏掉附件或附件不全,应通知来件单位补全,待附件齐备后,再行处理。 (7)来件如未装订、拆封当时要整理好,以免一个完整文件误分两处。 (8)要检查文件落款日期,没有日期的,要根据封皮邮戳补注日期;有的虽有日期,但离收到日期甚远,遇到这两种情况,要把封皮附在文件后面备。 (9)封内有文件清单的,应对照清单核对,封内有回执的应在回执单上签收并将回执单退回来件单位。 3、登记登记是一项重要的基础工作。 (1)登记形式有簿式登记和联单式登记两种,各单位可按实际情况灵活使用。 (2)登记范围:一是上级机关或上级主管业务部门来文(包括主送件和抄送件);二是直属下级机关的请示、报告;三是其它机关单位商洽工作,需要签发的来函等。另外,具有机密等级的内部刊物、资料,可以另备簿登记,不与公文混登在一起。 (3)登记项目要求简明、实用,既不要过繁,也不要过简,收件登记的项目主要有:编号、成本日期、来文号、来文标题、主送机关、份数、收文日期(清办意见,拟办意见)、分送范围、缓急程度,催办情况、办理结果等。 (4)登记要求:一要安全,主要项目要逐数登记,不能随意删减,来文单位两个以上的不能少登记一个,标题要完整。二是准确,来文单位要用标准的简称,而且要一致。三要细。收到特急件、重要件的时间应登记月、日、时、分。催办情况,每一次都要把时间等情况记录登记清楚。 (5)登记要求字迹清楚,不仅自己能辩认,别人也能看懂,便于查找。 (6)登记后要在文件右上方编号,或及时用文件处理卡编号,便于文件运转、查找。 (7)在做好登记的基础上,依据平时的登记,定期制文统计工作,及时向单位部门领导反映公文处理情况,做到上下心中有数。 4、传阅(1)为了有效掌握传阅文件的行踪和去向,必须设立传阅登记,作为组织传阅的手段。 (2)组织传阅方法。工作人员作为中心点,各传阅对象收、退文件都直接与中心发生联系。组织传阅,它既可有效地控制文件等行踪去处,防止文件丢失,又可随时合理地调度阅文次序,提高传阅效率。 (3)组织传阅的原则是急用先看。一般要照顾主要领导、主管领导、主管部门先看,然后再送其他领导和其他人员。 (4)特急件,绝密件要专送,减少中转环节,以免费时误事,还有得保密,密级以上文件不得带出党政办公室。 (5)建立阅文室。有关阅读对象应尽量到阅文室阅读文件。建立阅文室既可减少往返传递时间和手续,又有利于安全保密,提高阅文效率。 (6)传阅要把前、扫后,尽量加快传阅速度,上班前要把传阅件及时送出,下班前要及时收回传阅件。 5、公文办理(清办、拟办、公办)(1)对办件设立办件登记簿,领导批示意见,部门办理意见或处理结果,送出、结理日期,逐一登记备案。 (2)对办件实行催查制,凡办件,特别是急件,要件,要定时检查,落实情况。 (3)在办理办件过程中需要提供的有关文件、材料,要积极为有关部门提供相关文件材料等。 (4)在办件过程中出现上下级或部门之间意见不一致时,要及时向领导反馈情况,使问题圆满解决。 (5)办件处理结果,及存在的问题,要及时或定期向领导反馈情况。 二、公文的保密与保管1、公文的登记制度公文的收、发、分送、传递、借阅、移交、销毁等每个一环节都应严格执行登记制度,把好多递关口,做到环环有手续,件件有着落,收发文件要分类登记,秘密文件要单独承办和专柜保管。 2、翻印、复制上级机关的秘密文件(公文)秘密以上文件,公文下级机关不准翻印、复制上级机关的秘密文件(公文)。除非根据有关规定,或得到批准。 3、复印文件复印文件必须经过请示,得到审批,复印件按原件要求管理。 4、传阅秘密文件传阅秘密文件,应由机要人员或指定人员统一掌握,非经批准,不得擅自扩大秘密、文件阅读范围。阅读秘密文件要在党政办公室或阅文室进行,传阅和借阅的秘密文件,严格坚持分别登记,签收的制度。当面点清,签字、不搞“信用”交接。领导同志和各部门阅办的文件,直接与机要人员联系,不互相传递,秘密文件不在外过夜。 5、秘密文件的邮寄与传递秘密文件不准通过变通邮政邮寄,不准在普通的传真机上传递。机要通信人员在外出递送秘密文件过程中,不准办理与递送无关的事。坚持专程取送。 6、携带秘密文件外出工作外出工作,必须携带秘密文件的须经领导批准,并办理登记手续。同时还要采取安全措施。 7、秘密文件的存放秘密文件必须存放在有安全保障的地方,并经常检查保管情况(要有文柜、文柜应有安全措施)。 8、秘密文件的清查清退制度各单位、部门都应对秘密文件建立清查,清退制度。坚持秘密文件每天一收交,每周一清理,每月一核对。每天下班前,收发给领导和各单位的文件,该收的都收回来,每周末下午,对一周内经办的文件全面清理一次,每月底本月内经办文件按照收文簿,全面核对一次。如发现丢失现象,要及时追查处理。 9、秘密文件和其他公文的销毁销毁秘密文件和其他公文,必须经领导批准,造册登记。销毁文件时要对现场严密监护(有二人以上)必须销尽。对销毁过程监护人等要登记在案。 三、公文的清退和立卷归档(1)按照上级有关规定,做好每年度公文(文件)清退移交工作,按时、如数上交要求移交的上级文件。如有遗失,要写出书面报告。 (2)根据文件材料归档的范围,协同档案室做好每年度文件材料归档立卷工作。 |
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