近年来，基于XML和Web Service技术的发展，全球掀起了一股新的IT变革浪潮。这场变革的主体便是智能文档技术。全球权威研究机构IDC的一份研究表明，从全球IT技术发展来看，智能文档正在成为软件业新的焦点。“作为一个变革性的技术，它（智能文档）毫无疑问地将会带来新一轮技术变革的浪潮，不止是影响到软件系统的构建方式，同时代表着为信息工作者提供了新一代的智能和人性化的IT工作环境。”

智能文档（电子表单）显著不同于传统电子文档只能作为静态和割裂的信息、图片和图形等载体存在，可以是电子的、常见的和便于使用的几乎任何类型的文档，比如经常见诸于电子政务领域的网上申报、审批、内部办公、政务信息采集、报送等用到的电子文档，实质都可以应用XML文档技术，不仅保留了纸张文档的最佳特性，如熟悉的外观和感受，同时还增加了功能强大的商业逻辑功能，如数据验证和路由指令。这些功能在提供给人们必要的数据访问和交互功能的同时，还可以使政府与公众应用程序进行更有效的交互操作。由于智能文档在其内容组织、表现和交互上变得更具柔性，得以将传统的电子文档与应用系统真正意义上融合了起来。

尤其对于存在大量文档应用需求的政府用户来讲，可以把文档变成访问各种信息系统的一个入口。用户最终完全不必关心如何操纵数据库，也再不必去花精力适应那些高深的应用系统：他们依旧是跟文档在打交道，只不过不是纸面的，而是电子的，并且，这些电子文档，比纸面文档操作起来更加方便。毫无疑问，这将极大地在改善人们的IT工作环境。智能文档不仅在纸质文档与电子文档之间架起了一座桥梁，还将原本分割的应用系统、信息内容和关联人整合了起来，使得信息系统的建设逐步回归以人为中心。

从目前政府和企业的信息化建设（特别是电子政务）的普遍应用需求来看，需要将原本分散于各环节、不同职能部门间，异构的文档信息和内容进行有效集成，而XML丰富灵活的表现形式为异构文档信息的集成与共享提供了重要的基础。