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书 名: 办公自动化实务

作　者：韦志国

出版社： 中国劳动社会保障出版社

出版时间： 2009年06月

ISBN: 9787504578648

开本： 16开

定价: 40.00 元

内容简介

《办公自动化实务》采用“任务驱动”的编写思路，以秘书职业领域中常见的工作任务为载体，详细介绍了在事务、文务、会务以及网络办公等工作中实现自动化办公的基本方法与途径，注重培养使用和维护各种办公设备的能力和在信息化条件下利用计算机和网络处理办公室程序性工作的能力。

《办公自动化实务》将秘书工作任务作为全部内容的逻辑主线，融入了大量任务实例，力求改变同类教材以“设备”为中心的模式，适当淡化理论知识，突出操作内容，有助于学习者解决实际问题。在任务的选择上，《办公自动化实务》在保留经典任务的同时，注意跟踪办公发展的新趋势，设计了多个前沿性的应用任务，带有鲜明的时代色彩。

《办公自动化实务》适用于高职高专文秘专业的教学，同时也可作为在职文秘人员的工作参考。

《办公自动化实务》由韦志国主编，宋少净副主编，郑群、耿曙光、余海冰、申晓改、谢国伟、张晖参与编写。

图书目录

模块一 事务工作办公自动化(1)

课题一 计算机维护(1)

任务1 安装操作系统与驱动程序(1)

任务2 安装与卸载常用软件(10)

任务3 快速备份与恢复软件系统(21)

课题二 日常事务工作(29)

任务1 使用与维护打印机(29)

任务2 使用与维护复印机(42)

任务3 使用与维护传真机(53)

任务4 利用办公用品管理软件管理办公用品(61)

任务5 扫描文档与文字识别(70)

课题三 信息档案工作(80)

任务1 利用Internet搜集信息(80)

任务2 对电子信息文件进行加密(94)

任务3 利用档案管理软件管理办公档案(102)

任务4 使用碎纸机销毁档案(117)

模块二 文件处理工作办公自动化(124)

课题一 办公文件撰制(124)

任务1 制作与使用公文模板(124)

任务2 制作公司宣传册(134)

任务3 审阅批注Word文稿(159)

课题二 办公表格应用(167)

任务1 制作与美化办公经费表格(167)

任务2 处理办公经费数据(180)

任务3 使用图表表现办公数据(196)

课题三 电子文件格式转换(208)

任务 Office文档转换为PDF或SWF格式文档(208)

模块三 会务工作办公自动化(219)

课题一 会前准备(219)

任务1 向多人发送会议邀请函(219)

任务2 利用PowerPoint制作项目推介演示文档(226)

课题二 会中服务(249)

任务1 使用与维护投影仪(249)

任务2 进行会议录音与摄像(257)

任务3 进行会议拍照(267)

任务4 进行视频会议(275)

课题三 会后工作(287)

任务 刻录会议光盘(287)

模块四 网络和办公自动化(302)

课题一 OA系统的安装和使用(302)

任务1 安装与设置OA系统(302)

任务2 利用OA系统收发文件(311)

任务3 利用OA系统管理信息(318)

任务4 利用OA系统管理员工(322)

任务5 利用OA系统安排工作(328)

课题二 互联网和局域网办公(333)

任务1 收发电子邮件(333)

任务2 进行网络即时通信(346)

任务3 利用FTP共享文件(351)

任务4 共享网络打印机(358)

附录（368）

……

内容试读

课题三 电子文件格式转换

任务 将Office文档转换为PDF或SWF格式文档

任务引入

秘书钟林担负着本公司网站的信息发布工作，经常将自己所撰写公司介绍、项目说明、活动方案等文章发布在网站上供访问者浏览，同时还发布了多种内部办公表格供本公司员工下载使用。钟林发现，同行业其他企业在未经允许的情况下经常擅自使用所发布的这些文件，更有甚者只是将标题或关键内容稍作修改便堂而皇之地使用。领导得知这种情况后，要求钟林在发布Word文档《项目介绍》时，将该文件转化为PDF格式和SWF格式的文档以保护本公司的信息安全，既不给其他企业以可乘之机，又不影响正常阅读，如图2-3-1所示（图略，下同）。

任务分析

钟林所遇问题的主要原因是，网站在Web页面上提供给访问者浏览的信息是可以被复制到Word等文字处理软件中并可被编辑的，网站提供下载的文件也主要是Word文档（DOC文档）。未经授权的访问者可以直接采用 “复制”“粘贴”和下载等简单手段即可得到这些文字信息，从而为剽窃和随意更改提供了基础。钟林作为网站信息发布者，应当针对此原因，采取一定手段使信息文件无法被复制或编辑，同时又要保证正常阅读效果。

防止网站上的文章被随意复制的方法有两类：一是通过网站程序或网页代码进行限制，这种办法对网站制作技术要求较高，不适合普通文秘人员；二是在发布之前将文档制作成为不可编辑的文件格式，发布之后访问者仍可阅读但无法复制其中文字，即使将该文件下载也因其已经加密而无法编辑，只可阅读。这种方法采用较简单的工具软件即可实现，操作简便，比较适合本任务的要求。

发布于网络的能够初步保证信息安全的文件格式，应当满足这样几个要求：1.和IE等主流浏览器保持良好的兼容性，能够在网站访问者的浏览器中正常显示；2.不可被全文复制或编辑；3.与Word等软件保持良好的兼容性，由于钟林在日常工作中采用Office软件（如Word、Excel等）编辑文件，所以可由Office软件方便地生成，并且要保持原有版面格式。PDF文档和SWF文档能够基本满足这些要求，可以考虑作为发布文章时采用的格式。

相关知识

一、办公电子信息文档的主要格式

在办公室工作中，用于协调管理、沟通信息的主要方式是各类公文文件，信息的主要载体是书面文字语言，因此办公电子信息文档的主要功能是处理各类静态平面化的文字型信息，常见的主流格式有.DOC、.WPS、.PPT、.XLS、.PDF等。此外，.SWF作为矢量动画Flash文档格式，在显示静态文字时缩放效果较好，而且难以反向生成文本，也可以作为办公电子信息文件的格式使用。这些格式的具体情况见表2-3-1：

表2-3-1 常见办公文档格式（略）

二、PDF简介

PDF（Portable Document Format，可译为“便携文档格式”）文件格式是Adobe公司开发的电子文件格式，其目的最初是为了支持跨平台上多媒体集成的信息出版和发布，尤其是提供对网络信息发布的支持。因此，这种文件格式与操作系统平台无关，不论是在Windows，Unix还是Mac OS操作系统中都可正常使用。这一特点使它成为在Internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式，已成为世界各种标准组织用来进行更加安全可靠的电子文档分发和交换的出版规范，广泛用于电子图书、产品说明、公司文告等文件发布，美国食品和药物管理局、美国联邦法院等机构将其作为办公用文档格式。PDF格式文件目前已成为数字化信息事实上的工业标准。

PDF文档格式具有如下优点：（1）PDF文件格式可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件中，集成度和安全可靠性都较高；（2）PDF文件体积较小，易于传输与储存。一个PDF文件包含一个或多个独立的“页”，可以单独处理各页，特别适合多处理器系统的工作；（3） PDF文件阅读效果较好，不依赖操作系统的语言和字体及显示设备，保留了原始文件的字体、图像、图形和布局，具有纸版书的质感，缩放后显示清晰；（4）PDF文件具有较高的加密特性，创建者可以设定文件密码和阅读权限，有效保护作者知识成果。

三、完成本任务需要的软件

完成本任务共需要使用款软件，其中有的作为编辑工具，有的作为创建工具，还有的用于显示创建效果，具体情况见表2-3-2。

表2-3-2 文档格式转换所使用的软件（略）

需要说明的是，将Office文档转换为PDF和SWF格式文档的工具很多，其中Adobe官方的软件虽然功能丰富，但体积庞大，售价较高，故没有选用。这里采用了更加小巧和廉价的FlashPaper，该软件功能实用，尤其是它和Office结合性较好，安装后不仅可以在系统程序菜单中生成快捷方式，而且可以直接显示在Word等软件的菜单栏和工具栏中，如图2-3-2所示，便于用户调用。

图2-3-2 Word中的FlashPaper菜单与工具按钮

任务实施

依次下载安装上面介绍的软件工具后，就可以开始实施本任务了，主要经过两个阶段，第一阶段是利用微软Office程序编辑制作原始文件，第二阶段是创建PDF和SWF文档并查看效果。

一、编辑原始文件

二、创建PDF文档

普通办公文档一般从已有的Word文档转换为PDF文档格式，而不是像Word文档那样直接利用PDF编辑软件制作。利用FlashPaper创建PDF文档主要有两种方法，一是直接点击菜单栏或工具栏中的FlashPaper菜单和按钮启动创建过程，二是通过“文件”菜单的“打印”功能利用虚拟打印的方式启动创建过程。这两种途径只是在启动方式上存在差异，而主要操作方法基本一致。在此以第二种方法为例说明具体操作步骤：

1.打开编辑完毕的Word文档。

2.单击菜单栏“文件”→“打印”，在打印机名称框中会显示名为Macromedia FlashPaper的虚拟打印机，如图图2-3-4所示。选中该虚拟打印机并点击“确定”按钮，Word文档被发送到FlashPaper程序中形成新的页面，如图图2-3-5所示。

在FlashPaper的页面窗口中可以拖动滑动块缩放文档，同时提供了两个工具按钮分别可以将文档另存为Flash文档（即SWF文档）和PDF文档。

3.设置安全属性

单击菜单栏中的“文件”→“ 选项”命令，出现选项设置框，选中“PDF安全属性”标签，设置即将生成的PDF文档的安全性选项，如图2-3-6所示。

该标签中的各选项说明如下：

（1）设置打开文档密码：如果选中“需要密码才能开启文档”并且在“密码”框中输入密码，则生成的PDF文档必须要输入正确的密码才能打开阅读。这个选项对于内容需要保密的文档是十分重要的，可以防止未经授权的人阅读。对于普通文档而言，这个选项不必选中设置。本任务中的《项目介绍》文档公开传播，不用设置阅读密码。

（2）对打开文档进行操作限制：如果选中“限制分发文档的使用权限”选项，并输入密码，则可以对即将生成的PDF文档进行操作限制保护：选中“禁止打印”，则将限制打印该文档；选中“禁止更改”，则将限制编辑该文档；选中“禁止内容复制和提取”，则将限制选中文档中的文本和图片使之无法被复制；选中“禁止创建注释和表单域”，则将限制将该文档转变为便签或表格文件。所限制的这些操作基本包括了常见的侵权操作，阅读者要想进行这些操作必须事先获得作者的密码授权。

（3）设定密码时应当采用复杂的字母和数字的组合。设置好以上选项后，单击“确定”按钮使选项生效。

4.创建PDF文档

（1）在图2-3-5 的FlashPaper页面窗口中单击“另存为 PDF”按钮，即可开始创建过程，在弹出的对话框中输入创建的PDF文档名称（默认为原文档名称）并选择保存位置，如图2-3-6所示。

（2）单击“保存”按钮后，FlashPaper开始创建过程，并显示进度，如图2-3-7所示

（3）创建过程结束后，在保存位置出现该文档，用Adobe Reader打开该文档查看效果，如图2-3-8所示。

（4）在上图中可以看到，打印以及选择文本等功能不可使用，可以通过单击菜单栏“文档”→“安全性”→“显示本文档的安全性设置”命令查看文档属性中的“安全性”标签，如图2-3-9所示。从中可以看出本文档不允许打印、组合、内容复制或提取。

（5）该PDF文档发布到网站上，如果访问者安装有Adobe Reader阅读器，则其在Internet Explorer中可直接看到文档内容。发布者可以事先在IE浏览器中查看效果，如图2-3-10所示。

三、创建SWF文档（略）