一、需求建议书（request for proposal,RFP）是指从顾客的角度出发，全面详细地阐述为了满足识别出的需要而进行的一份提供了详细信息的文件。在大多数情况下，不需要准备正式的需求建议书，而是通过口头的的表达。

二、需求建议书要认真负责、严肃对待，内容要具体，语言要精练。 1．在第一行正中写"建议书"三个字。2．写接受建议对方的名称。3．正文：（1）建议的原因或出发点，便于对方考虑。（2）建议的具体事项。4．表达建议者的愿望。5．结尾写表示敬意的话，如"此致敬礼"等语。 6．写上建议者的名称和写建议书的日期。

三、建议书的结构和格式

1、标题

2、称谓

3、正文（开头部分，主体部分，结尾部分）

4、署名及时间

四、 对于外部承约商起草一份正式的需求建议书，有如下的几个知道方针：

（1）需求建议书必须提供工作陈述（statement of work,SOW）

（2）需求建议书中必须包含客户要求（customer requirements）定义好规格和属性。

（3）需求建议书中应当说明客户期望承约商或者项目团队提供什么样的交付物。

（4）需求建议书中应当列明任何应由客户提供的物品。

（5）需求建议书中可能要说明需要客户审批的内容。

（6）某些需求建议书中会提到顾客想用的合同类型。

（7）需求建议书可能会表明顾客想用的付款方式。

（8）需求建议书应当表明项目完成所要求的进度计划。

（9）需求建议书应当指导并说明承约商申请书的格式和内容。

（10）需求建议书应当指出客户希望潜在承约商提交申请书的最后期限。

（11）需求建议书可能会包含评价标准。