书面磋商是指通过信件、电报、电传等通讯方式来洽谈交易。目前，多数企业使用传真进行洽谈；有的已开始使用电子邮件磋商交易。随着现代通讯技术的发展，书面洽谈越来越简便易行，成本费用低廉。国际贸易中，买卖双方通常采用书面方式磋商交易。
1.简明。商务函电讲究实效，无需许多客套或拐弯抹角的内容，而应以简单明了的语言直接说明要点。
2.清晰。商务函电的目的是为了达成合同（交易），函件内容必须清晰、正确。
3.礼貌。我们的目的是为了与客户建立长远的业务联系，采用正式而礼貌的用语是必要的，尤其是在向对方索赔或申诉时。如何掌握好分寸，既能着眼今后的业务合作，又能达到目的，是一门很大的学问。