河南师范大学档案馆下设综合档案室、人事档案室、办公室及校史馆（其中包括科技馆、荣誉馆）。档案馆有职工5人，其中大专以上学历3人，研究生学历2人，中级职称4人。

档案馆现管理方式属分地式管理，档案馆总面积为1593.77平方米。其主要位置在新图书馆北楼1楼东，设有馆长室、办公室、综合档案室、学生档案室及库房，面积为450平方米；人事档案室位于校行政楼一楼，面积为200平方米；校史馆位于新图书馆南楼8层，其中包括（科技馆、荣誉馆）总面积为943.77平方米。

档案馆馆藏丰富，纸质档案25276余卷，图片档案有502幅，书籍等实物档案有966件，奖杯奖牌奖状133个。其中综合档案室有馆藏17132卷；人事档案室有3422卷（其中无头档案724卷），收集新进人员档案106卷；收集及整理新形成档案材料4616人份；校史馆有图片档案502幅，书籍、文件等实物966件，奖杯、奖牌、奖状共133个。

档案利用情况：2008年一年中，综合档案室查、借阅为824卷（件）次，359人次；人事档案室查、借阅档案571人次；校史馆接待参观人员1000人。档案馆成立之初，在档案馆馆长带领下，全体工作人员重新制订和修订了一系列规章制度。这些制度有：《档案馆各科室岗位责任制》；《档案馆工作人员岗位职责》等。