基本情况

下设机构

主要职能(行政管理 业务管理)

基本情况

哈尔滨工业大学始建于1920年，经过八十多年的建设，现已经发展成为一所以理工为主，理、工、管、文相结合，开放式，研究型的国家重点大学，也形成了大量的档案材料。这些档案是学校各项活动中直接形成的，是工作成果的物化，体现了学校优良传统和作风，具有不可替代凭证和参考作用。为了管好用好学校档案，为学校各项工作服务，1991年3月学校成立了档案馆，是国内最早成立的大学档案馆之一。其前身是学校党委办公室下属的文书档案科、校长办公室下属的科技档科和人事处下属的人事档科。档案馆成立十多年来，在学校各级领导的支持和全校各方面的共同努力下，学校档案工作取得了一定的成绩，1997年12月学校被国家档案局评定为科技事业单位档案目标管理国家一级单位。

下设机构

档案馆属处级建制，是学校直属单位，由一名副校长分管，配备正、副馆长各一名，现有文书档案管理室、科技档案管理室、综合档案管理室、人事档案管理室及档案提供利用室等五个业务科室，负责管理学校的党群、行政、教学、科研、基建、出版、设备、会计、人事、名人、声像和特形等十二大类档案及其提供利用工作。档案馆具有双重职能，既是学校档案工作的行政管理机构，又是集中统一永久保存和提供利用学校档案为学校乃至社会服务的科学文化事业机构。

主要职能

行政管理

1．在学校范围内贯彻执行国家和上级主管部门有关档案工作的法律、法规、政策、规定和指示等； 2．规划学校档案工作，制定学校档案工作的规章制度； 3．在学校范围内进行广泛的档案工作宣传和教育，提高全校师生员工的档案意识； 4．在学校研究制定各项工作计划（规划）时负责提出建档要求；在学校对各项工作进行阶段检查时负责检查各类档案的形成情况；在学校对各项工作进行总结验收时负责验收各类档案材料；在对各项工作进行表彰奖励时负责出据档案齐全、完整情况证明材料； 5．负责监督、检查学校各单位（部门）执行档案工作规章制度的情况； 6．负责监督、检查并指导学校各单位（部门）作好本单位形成的各类档案的收集、积累和立卷归档工作； 7．负责监督、检查并指导学校各单位（部门）对归档范围以外的档案和现行文件进行妥善管理； 8．负责对全校专（兼）职档案人员进行业务培训，组织档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平； 9．在全校范围内表彰奖励对学校档案工作作出突出贡献的单位和个人；对学校中发生的各种违反《中华人民共和国档案法》的现象和行为进行初步的调查了解，根据情况向黑龙江省档案局或经国防科工委上报国家档案局进行处罚。

业务管理

1．负责接收各单位归档的党群、行政、教学、科研、基建、出版、会计、人事、名人等各类档案材料； 2．负责对接收进馆的档案进行整理、编目、著录、排架、保管； 3．广泛征集对学校历史具有保存价值的实物及早期的档案材料； 4．进行档案编研工作，对馆藏档案进行深加工，最大限度的开发档案信息资源； 5．配合学校中心工作举办各种形式的档案展览； 6．负责组织学校有关单位和人员对各类到期档案进行鉴定，以确定是继续保存还是销毁； 7．负责对需要销毁的档案登记造册，按照销毁的要求组织销毁工作； 8．按照要求定期对馆藏档案的数量以及档案工作的情况进行统计，填报各种统计报表； 9．负责编辑查找档案的检索工具； 10．负责学校档案的开放与利用工作，提供各类馆藏档案为全校各项工作服务，为社会服务，为广大师生员工服务； 11．保守党和国家的档案机密，采用各种方法和手段确保档案的安全，维护档案的完整、准确，最大限度地延长档案的寿命； 12．参与并承担国防科工委委属高校档案工作协作组、黑龙江省档案学会、黑龙江省高校档案学会等部分社会工作。