国际注册商务秘书是国际执业管理认证中心认证的项目之一。国际执业管理认证中心International Profession Administration and Certification Association简称（IPAC）是专门从事行业机构标准认证的国际职能机构。

详情

随着社会发展，秘书职业分工的细化，出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有其共性，但也有其特性。本文将从商务秘书的涵义入手，分析商务秘书的能力素质要求及培养模式。

一、商务秘书涵义

1.国内外秘书学界关于“秘书”的定义

(1)秘书，在我国主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

(2)秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作。

(3)秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

(4)秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她(他)掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的贵任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定。

(5)秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

2.尽管定义不尽相同，但一般都包括以下涵义：

(1)秘书是组织中为领导者协助管理的助手，即秘书的辅助功能。

(2)秘书是组织中具有有限权限的管理者，即秘书的执行功能。

(3)秘书必须具有一定文书处理、办公技巧，即秘书的专业性。

商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于工商企业是以利润最大化为目标的，性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点，因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点，例如商务秘书更强调平等合作，商务秘书面临更多的商业数据处理等。

二、商务秘书的素质要求

与其他行业秘书比较，商务秘书处于商业环境之中，商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质提出了更高的要求。 要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。

1.良好的心理素质和创新能力。商业创新是企业生存和发展的关键。人是否具有创新意识、创新能力，是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，如将繁琐的办文程序简化，以多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏，以及秘书工作服务性协调性强的特点，要求企业秘书必须具备良好的心理素质。

2.较强的学习应变能力。商业环境是易变的，新情况时有出现、新知识层出不穷，商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。这种学习能力具有以下特点：一是强调自主学习；二是强调持久的、终身的学习；三是强调“工作学习化，学习工作化”；四是强调“双环学习”；五是强调学会学习；六是强调学后有新行为；七是强调组织学习。商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力，以适应商业环境的多变性

3.良好的知识结构。商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。从商务秘书的各种结构来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才；从秘书知识要求来看，必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。我国加人世贸组织后，对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。商务秘书都要掌握英语，这是全球多边贸易的基本要求。

4.较高的信息处理能力。商务秘书要加工处理各种商务信息，要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如，随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人，企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决，无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时，每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。

5.合作精神和人际交往能力。商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结成创新团队进行工作。社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。商务秘书的职业特点，使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。

三、商务秘书的素质培养

为了培养商务秘书必需的基本素质能力，应着重从以下几方面入手：

1.实施信息培训制度。必须制定并实施严格的信息素质培训制度，强调针对性、实用性和先进性，加大对商务秘书进行职业素质培训的力度，增强各种应用、处理信息的能力。

2.进行自我教育，更新知识。没有知识的更新，很难实现工作的创新，一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件，努力扩大秘书的知识面，使他们不仅熟悉本专业的基本知识，将现代管理理念运用到实践中，运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。

3.培育创新思维。秘书工作同其他工作一样，也有创新问题，无创新就无发展，无创新思维就无创新工作。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。

4.加强业务培训，提高工作水平。业务培训有岗前培训、参加管理研讨班、经验交流等多种形式，目的都是通过理论学习、经验交流，提高秘书的工作能力。

“ 秘书学 ” 是商务管理与航空服务专业的一门公共基础必修课，它是研究秘书工作特性及基本原理的综合性应用学科，具有理论性和实用性统一的特点，主要包括秘书的产生、发展、性质、职责、工作特点、规律以及人员素质条件等等。因此，它在培养学生从事秘书工作所应具备的较高的思想政治素质、较强的秘书业务技能以及科学的思维方法、积极开拓的创新意识，还有良好的个性品质方面，具有不可代替的地位和作用。

教学原则和方法

本课程包括总论、秘书修养、秘书部门的主要职能工作、信息工作与调查研究、信访工作与接待工作、协调工作与查办工作、秘书工作与公共关系、涉外秘书工作、办公自动化九个部分，每个部分根据教学内容要求再分若干章节，循序渐进，便于学生学习掌握。教学中要讲清楚秘书学的基本概念，学生通过学习能比较系统地掌握秘书学的基础知识，并能将所学得的知识转化为熟练的技巧用以指导实践。 以实践教学为主，教师讲授有关商务和文秘知识，提供各种模拟商务活动和背景，学生以 4-6 人小组为单位进行小组讨论、角色扮演、解决问题、案例分析、项目调研、模拟办公等活动来共同组织课堂内外的教学和实践；使用多媒体课件等教学手段，充分利用各种实训室的办公环境和设备，及网络应用等方式进行教学。强调团队活动和个人目标管理。

教学内容

掌握文秘知识和技能，能顺利从事文秘日常工作和行政管理事务，合理安排时间和提高工作效率，更好胜任相关专业工作。课程主要内容涵盖知识理论部分和能力要求，并通过大量的实践和模拟实训完成课程要求。

学生应已具备较丰富商务知识和较好语言基础，尤其具备企业实践经验。通过课程学习，学生应了解并初步掌握标准、规范的企业活动和管理程序，掌握相关技能和熟练办公室程序和操作，学会解决问题和自我提升。本课程教学要求在设备齐全的商务文秘实训室进行，使用设备包括：多媒体设备及教学系统、会议设备、电脑、电动打字机、打印机、投影仪、投影屏幕、实物展示台、复印机、过胶机、碎纸机、录音机、 A4 复印纸等；

软件要求： WORD,EXCEL,OUTLOOK,POWERPOINT ， EXPLORER(for network) 。

认证级别分为注册初级商务秘书、注册中级商务秘书和注册高级商务秘书三个层次。经过有关专业模块的培训并考试合格者，经加权录取即获得相关专业领域的注册商务秘书职业资格认证证书。