DIPS系统是和日本丰田的TPS精益生产系统（丰田式管理模式、看板方式管理）一脉相承的精益管理模式。DIPS源于英文Increasing Productivity of Intellectual People（提升脑力工作者的工作效率），后简化为Double IP System，缩写为DIPS。

DIPS系统的基本方法

DIPS系统的基本法则(最多两小时法则 明确目标法则 5P法则 杂事优先法则)

DIPS基本工具

DIPS系统的由来

日本丰田的TPS精益生产系统继承了泰罗制（其核心是专业分工、标准化）的管理思想，通过对制造现场流水线的标准化来实现高效的生产体系。这套精益生产体系在以生产制造业为主体的经济时代，为丰田赢得了国际声誉，并被称作丰田式管理模式在全世界诸多国家和地区的各式生产制造企业所广泛采用。

然而，随着后工业时代的到来，在现在知识型企业占主导的时期，白领阶层日益扩大，白领的工作在整个企业中的价值愈发飙升。由于工作性质的显著差异，针对蓝领（制造现场工人）的TPS精益生产系统无法实现对白领的精益化管理，而显得捉襟见肘。为了解决这一问题，日本LCA株式会社为丰田开发了一套DIPS系统。这套系统和TPS精益生产系统并行，针对白领阶层，用以提升办公室效率，其辐射范围包括研发部门、销售部门、间接部门（人力资源、行政、财务、审计等）。DIPS系统和TPS系统在管理精神上一脉相承，都是以“精益”为核心的。二者在企业管理上呈现出一种互补关系，TPS针对蓝领工人，DIPS针对白领，而丰田正是在这两套管理系统的支持下，“两条腿走路”，实现了真正意义上的全面精益化管理。

DIPS系统的作用

1.变“散兵”为“整体”。久保裕滋先生（日本首屈一指的管理咨询师。他担任日本LCA株式会社总裁多年，目前任Global Brains Japan株式会社法定代表总经理，与子公司北京如水慧管理咨询公司，在中国共同推广DIPS系统）在谈DIPS系统核心思想的时候说到：“DIPS系统用一句话简单来讲，就是如何实现细致化管理。它不仅增强员工和领导个人的自我管理能力，而且着眼于提高组织能力。”DIPS就是一套白领员工针对大目标给自己分解小目标，而且通过可视化操作，让企业所有人的月、周、日工作计划更好地衔接，从而创造更好管理环境的系统方法。

2.让办公室效率倍增。久保先生强调：“听起来，DIPS系统所推崇的标准化管理，与白领的创造性工作似乎有矛盾。但DIPS方法并不妨碍创造性的工作，只是让知识型工作者提高效率。而且，要知道从事创造性工作的白领，其实大多数时间是被电话、邮件、会议、准备工作等等杂务所包围，如何增加创造性工作的时间，也正是DIPS所长。”LCA曾成立了一个10人组成、帮助客户进行市场调查的部门。本来部门内每人每月处理20件业务就颇不轻松，但是一年后，这个部门业务已经激增到10倍，每人每月需要处理200件业务！部门领导于是面对这样的两难困境：是采取人海战术，把员工增加到100人？还是通过改变工作方式，提高效率？结果，部门领导挖来了个负责提高效率的经理。经理从接到任务开始，就和部下一起奋斗。之后一年里，部门只增加了五人，而每月的“产能”却终于突破了2000件！每人每月劳动效率提升了六倍多！周末加班反而减少。这在劳动成本激增、白领薪酬占总成本比重很高的今天，对广大企业是极具诱惑力的！

DIPS系统的基本方法

1.改善工作接受方法

首先，接受工作时，要多问几句，弄清对方的目的。一个想调查“卡拉OK市场未来走势”的客户，可能目的就是想做卡拉OK方面的投资，这样就不必费尽周折地调查卡拉OK包房价格体系、装修、销售方式等情况了。而且同样的项目，可能是因为客户有一个1000平方米的空置商业房，这样需要做的就应是“800至1000平方米场所利用”的调查报告。

如此，将省去大量因为目的不清而造成的工作时间浪费。

其次，“工作接受方法”也包括与客户反复沟通，争取到方便自己提高效率的最佳期限。最后，也是最为重要的，接受工作的同时，要马上进行“业务分解”，并把分解后的事项，排到工作日程表里。可以说，同样拜托给人事情，他是马上就点头同意，还是查一查自己工作日程表才同意，两个方式往往意味着工作接受水平的本质差别！

前述调查部门的员工就是首先从“工作接受方法”上，提高了工作效率。

2.业务分解

先来看北京如水慧管理咨询公司提供的一个经典案例：

A经理接到老客户B的电话，要第二天下午去谈一下采购的事情，A经理很高兴，也像多数人一样安排了时间——第二天上午用两个小时准备资料，还告诉助理第二天抽一些时间来一起做准备工作。

按一般人的想法，这是一个有经验的经理。

事实上，第二天早晨，C公司打来电话，抱怨以前定的一些产品还没有送到，A虽然客户很多，但哪个也不能得罪，得立刻处理。一段时间过去，助理也白白浪费了这部分时间。

准备材料的时候，发现B的一些具体情况还需要进一步了解，不然只能把所有型号的产品材料都准备好，但此时B公司的人并不是能“随叫随到”、马上给他提供具体情况的，所以只好把所有材料准备出来。

准备材料时，A想起：最近厂家D可以提供一款新产品，用于B公司，立刻联系D，但是新产品的资料并不能马上发到，被A催得紧张不已……

这是北京如水慧管理咨询公司提供的日本DIPS管理系统的经典案例。

其实仔细分析这一案例就会发现，这项任务包含了以下几个小任务：

1.需要了解B公司的具体要求

2.根据B公司的要求寻找合适的厂家并询问产品信息

3.需要助理协助整理B公司的相关资料，准备明天的采购谈判

在进行完业务分解之后，就能让自己的工作明确化清晰化，从而理清工作思路。

还是上述的案例，如果A经理进行了业务分解，他将会按照以下的步骤行事：

1．立刻及时地给B公司回电话，问清更具体的信息；

2.联系需要合作的厂家，让厂家一天之内把资料和成功案例发来；

3.提前告诉助理相关客户的情况，让助理提前准备，随时备用。

这样，即使第二天上午的时间，被其他客户临时占去一部分，仍然有足够的时间很快把准备工作出色完成。

根据DIPS系统，对一件业务进行分解有六个视角，即“HENIRO”。从以下六个角度进行分解之后，就可以把分解后要依次做的事情，填入工作表。

　H： 听取(hear)，是否需要听取别人的意见

　E：调查(examine)，是否需要做调查、研究工作

　N：交涉(negotiate)，是否有需要事先与他人交涉的事项

　I： 告知(inform)，是否有需要事先对他人告知的事项

　R：拜托(request)，是否有需要事先请求他人做的事项

　O：操作(operate)，有哪些需要自己操作的事项

“业务分解”与泰罗制对蓝领工人进行流程分解的思路如出一辙，不仅便于白领个人的工作开展，而且是对企业整体项目进行“流水化生产”的关键一步！

DIPS系统的基本法则

最多两小时法则

从事知识性工作的人能够最大限度集中精力的时间一般是两小时。因此，在工作时间的安排上，最好以两小时作为标准。每过两小时可以有适当的放松休息时间，或者安排其他脑力劳动强度小的琐事。

明确目标法则

在工作中，时刻注意明确自己工作的目标是什么。这里说的目标，包括质量、成本和交付期限三个方面。

所谓质量，是指这一项任务的完成数量（如字数多少、页数多少等）、呈现形式（是word还是PPT，是打印稿还是电子版）、目标对象（交给主管，还是交给部门经理，肯定会因为对象不同而在内容形式上有区别）、作用用途（对外宣传，还是对内通知）等。

所谓成本，是指完成这一项任务需要付出的努力。包括时间（完成这项任务需要多少时间，能不能在规定的时间内完成）、资金等。

所谓期限，是指这项任务交付的最终日期。一定要在规定的期限内完成任务。

5P法则

P是英文单词Priority（优先）的首位字母。5P法则就是指5种优先法则，这是决定业务优先的基准。通过5P法则我们能把自己的业务进行排序，哪些应当先做，哪些可以后做，实现工作有序的目标。

1.了解需求的优先

了解清楚上司或客户对这项工作的要求。时间期限是否紧张，业务质量要求如何，要根据业务的具体情况判断是否应当优先处理该任务才能达到其要求。

2.节约时间的优先

虽然某项业务原本优先度不高，但由于某些变化而可以把它排到最优先的位置，能够节约时间。例如下周需要给手上的几位客户购买端午节礼品，这周正好和某一客户见面的地方附近有大型商场，见完客户顺道就可以把礼品买好，节省了下周的时间。

3.遵守时间的优先

已经定好的时间、约定的期限必须遵守，这些业务必须优先处理。

4.见缝插针的优先

在工作中常常会出现一些不长不短的时间段，因为这些时间段时间不长，不适合做费时费脑的工作；其时间也不短，不安排工作又会白白浪费。这种时候，就可以把一些工作强度不大的任务安插到这些间隙时间里来完成。例如上午9点半有一个大型会议需要列席，那么9点到9点半这半个小时的时间，就可以用来整理发票以备报销使用、处理邮件、打电话给客户道谢等。

5.衡量价值的优先

要以业务预期成果为标准，判断业务优先顺序。哪项业务的成果最有意义就先做哪项。

杂事优先法则

可能大家都深有体会，一天工作八小时，大概有一半的时间都是在处理杂事。而且这些杂事总是在我们进行正常工作的时候到来，打乱我们的工作思路和工作计划，使我们深陷杂事的泥潭而无法提高工作效率。

因此，为了避免杂事的干扰，DIPS系统提出了杂事优先法则，优先处理各种杂事，称之为“三十分钟保卫战”。在每个工作单元（2小时）的时间间隙里，利索地处理可预见的杂事。

在工作中不能被动地等待杂事上门，而要对杂事有充分的预见性。杂事的来源一般有六个源头，上级、下级、客户、邻居、总部、交际。我们在对杂事进行预测的时候，要从这六个方面入手。

例如一位白领对一周的杂事预测和应对如下：

上级：上级这周要开项目总结会议，由我负责的这部分内容，虽然已经提交了工作总结，但是上级好面子，总喜欢十全十美，可能会让我再修改补充。我需要提前准备相关资料。

下级：部下A的工作进展不顺利，总是来向我询问有关情况。我需要抽时间跟他详谈一下。

客户：客户上周对我们的产品很满意，可能这周会来电话进一步询问有关细节。我需要提前准备相关资料并主动打给客户。

邻居：这周财务部门会统计报销票据。我需要提前把发票整理出来。

总部：总部这个月要做一份分析报告，需要我们部门提供一些数据。我需要提前问清楚数据的类型和时间。

交际：下周是C的生日，需要提前定餐为他准备生日会。

DIPS基本工具

月任务表

周矩阵表

周日程表

业务分解表