一、会议室管理

二、使用范围

三、申请程序

四、使用注意事项

西南大学校办会议室管理办法（试用）

校办公室所属的会议室、接待室是学校举行会议、接待宾客的重要场所。为保证学校日常工作的正常运转，提高会议室的使用效率，特制定本管理办法。

一、会议室管理

1.会议室概况

会议室名称 地点 座席数

涵慧厅 田家炳八楼 178

行健厅 田家炳八楼 28

一德厅（视频） 田家炳八楼 48

时习厅（讲座） 田家炳八楼 70

致远接待室 田家炳八楼 20

休息室 田家炳八楼 10

第一会议室 办公楼2楼 18

第二会议室 办公楼2楼 12

第三会议室 办公楼2楼 30

第五会议室 办公楼3楼 50

第一会议室 行政楼3楼 80

第二会议室 行政楼3楼 12

常委会会议室 行政楼3楼 14

学术报告厅 第31教学楼 288

2.上述会议室由校办公室统一管理，协调使用。

3. 上述会议室由使用单位自备茶叶、纸杯、开水、服务等。

4. 上述会议室由校办公室提供设备技术服务和负责会场卫生工作。

二、使用范围

（一）田家炳八楼会议室使用范围：

1． 涵慧厅主要用于学校召开的大型会议；干部全体会议；学校召开或承办的各类学术报告会等

2．行健厅主要用于学校领导召集的有关会议。

3．一德厅（视频）主要用于接受上级机关召开的视频会议。

4．时习厅主要用于学校组织承办的各类中型会议；各类中型学术报告会等。

5．致远接待室、休息室主要用于接待外宾、重要领导和重要来宾临时休息。

（二）办公楼会议室使用范围：

1．第一会议室主要用于学校领导召集的有关会议；经批准由机关职能部门召集的有关会议。

2．第二会议室主要用于接待外宾、重要领导和重要来宾；校领导召开的会议。

3．第三会议室主要用于学校领导开会；经批准由机关职能部门召集的有关会议。

4．第五会议室主要用于学校组织承办的各类中型会议；经批准由机关职能部门召集的有关会议。

（三）行政楼会议室使用范围：

1．第一会议室主要用于学校领导开会；学校召开的中型会议和经批准由机关职能部门召集的有关会议。

2．第二会议室主要用于办公室承办的各类小型会议；经批准由机关职能部门召集的有关会议。

3．常委会会议室主要用于校领导开会；接待外宾、重要领导和重要来宾。

未经批准，机关各职能部门、下属学院不得随意使用各会议室。以学生为主要参加对象召开的各类会议，一般不得使用各会议室。

（四）学术报告厅使用范围：

1.主要用于学校召开或承办的各类学术报告会、大型干部会议等。

2. 以学生为主要参加对象的机关各职能部门、学院、学生群团、学生协会等组织的活动。

三、申请程序

各职能部门、下属学院使用会议室须向校办行政科预约申请（大型会议提前三天，一般会议提前一天），登记并经批准后方可安排使用。

1.会议室使用必须提前预约，不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。

2.机关各职能部门、学院、各群团、协会等组织使用学术报告厅需向校办公室提前申请，经批准后方可使用。

3.校办严格按照各会议室功能安排使用。特殊情况下，各职能部门、学院不得超越使用范围使用其他会议室。

4.因未办理登记手续、登记不及时或不明确而造成延误会议等后果，由联系部门负责。

四、使用注意事项

1.优先使用原则：列入学期工作计划的会议优先使用；若各院、部、处预定的会议室与学校临时性重要会议所用发生冲突，全校性会议优先使用。

2. 校级会议和接待由校办公室派专人负责引领、招待。

3.会议室一经借出，会务工作一般由使用单位派人负责，会议室使用完毕后，及时通知校办行政科。

4.使用单位应认真检查室内设施完好情况，爱护室内公用设施，小心使用，不得带出，如有损坏照价赔偿。

5．保证会议室的清洁、卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

6．注意安全，节约用电，会议结束后请自觉关闭所有电源及门窗。

7．会议室管理人员要及时整理、清扫会议室、接待室，保持清洁环境。

8．对于不按规定使用会议室的单位，校办有权提出批评，甚至停止其再次使用会议室。