| 词条 | 文具@高效率 |
| 释义 | 基本信息出版社：光明日报出版社 出品人：北京华文经典图书有限公司 策划：吴迪 作者：(日) 美崎荣一郎 平装：240页 定价：26.80元 正文语种：中文 内容简介为了提高工作表现和工作热情，从不断进步的高功能文具到身边毫不起眼的文具，分为56个场景来彻底介绍“使用什么工具”以及“怎样使用”。 这不是一本目录，仅仅罗列出大家感兴趣的各种工具。而是要将文具当作工作工具来看待，并有意识地加以“充分利用”。 编辑推荐【文件·记事本·笔记本·移动式】的 文具活用技巧 在愉快的工作之中提高效率！ 笔记本、便笺条、文件夹、遮蔽胶带、印章、乐高玩具…… 从工作的整理、记录、想法 到读书、学习、交流， 都非常有用！ 目录目录CONTENTS 第 1 章 信息整理文具的技巧 01 文件夹整理技巧 让文件不再堆积如山// 2 02 使用文件夹完成工作的一元管理// 7 03 “招牌”标签 // 10 04 多功能的遮蔽胶带 // 14 05 便笺活用技巧 提高生产率 // 19 06 活用便笺轻松查看笔记本 // 26 07 便笺读书技巧 // 31 08 制作原创便笺 // 36 09 便笺的随身携带法 // 39 第 2 章 与笔记本组合利用的文具使用技巧 10 标上图符或标记 // 44 11 三种不同类型的标记方法 //49 12 轻松上手的剪报术 // 51 13 笔的随身携带术 // 55 14 灵活使用高功能的插笔工具 //59 15 笔记本内可夹任何东西 // 66 16 带着多本笔记本四处行走 // 69 17 洽谈内容自动录入议事记录 // 71 第 3 章 让工作愉快起来的文具活用技巧 18 让你轻松记录的笔 // 78 19 玩转乐高玩具 亲自制作 // 82 20 灵活使用原创印章 // 85 21 使用单孔打孔机和孔眼机定制笔记本 // 89 22 不断改进的多功能橡皮 // 94 23 灵活使用泡沫包装纸 // 97 24 下功夫牢记笔记 // 100 25 呈现美好外观 // 104 26 iPhone和iPad各具适用的周边工具 // 108 第 4 章 提高工作效率的文具活用技巧 27 充分利用有限的空间 // 114 28 整理电源电线 // 118 29 有效地记录行程 // 120 30 在记事本上标上标记 // 123 31 计算时间、记录预想和结果 // 126 32 活用身边事物 推算长度 // 129 33 有效率地计算 // 133 34 最大限度地利用剪切功能 // 137 35 不犯错误 盖上批准印 // 140 36 在信封的封口方式下一番功夫 // 144 37 提高翻页·分发的效率 // 149 38 愉快完成保密信息的处理工作 // 153 39 在自己家中也能拍出好的照片 // 156 40 对考试有帮助的文具 // 160 作者简介美崎荣一郎 从大阪府立大学研究生部工学研究科毕业之后，至今一直就职于花王股份有限公司。 从进入公司开始就一直执着于工作工具的研究，为了提高工作的效率和质量，费尽心血。还在文具早餐会（由社会各界人士担任志愿者在东京、大阪、名古屋召开的学习会）和出售文具的书店（纪伊国屋书店·三省堂书店·丸善·钱入·川又书店）介绍提高工作效率的工具的使用方法。首本著作《成功者的笔记本都记些什么？》是一本现役职员公开介绍其活用笔记本技巧的书，成为最畅销的书籍之一，还在商务书籍大赛中获得第一名。 他在作为一名公司职员工作的同时，还和与业务没有直接关联的、公司外的商务人士一起召开学习会和交流会，有时还会举办演讲活动。在八户、盛冈、群马、水户、东京、名古屋、大阪、广岛、山口、福冈等地，做出了实际成绩，经常会被邀请去做演讲。 这些活动也受到媒体的广泛关注，几乎是每月都会被电视·报纸·杂志·网络媒体报道。 精彩试读01 文件夹整理技巧 让文件不再堆积如山 文件夹是整理文件时不可缺少的工具。商务文件一般都是A4大小的，所以有很多人都使用A4文件夹来整理保存。虽然文件夹是大家都非常熟悉的工具，但是我们却会常常弄错它的用法。因此，首先为大家介绍文件夹的使用方法。 一般情况下，我们使用文件夹是为了整理资料，不让信息摆放得零乱无章，或是为了妥善保存重要文件，避免出现折角情况。这样的业务流程往往容易引起工作上的不便。 为了避免带来工作上的不便，在使用文件夹整理文件时，应该按照“不同项目”、“不同案件”分开整理。为A项目准备A文件夹，为B项目准备B文件夹。技巧就在于：绝对不要将不同项目的资料放入同一个文件夹之内。 应该有不少人都试过以上所说的方法吧。实际上，绝大多数的人都会遇到这样的情况：文件夹不断分类，数量不断增多，渐渐堆积成山，最终导致工作无法顺利展开。也许连文件自身都在呼喊着“要这样堆到什么时候”。 信息不是用来储存（保管）的，而是应该让它流动起来（处理）。只有灵活利用了，信息才有价值，仅仅整理是毫无意义的。正因为使用文件夹能妥善地保存文件，本来应该流动利用的文件往往会在不知不觉中被储存了起来，这是我们必须要注意的地方。 一般来说，有以下两种方法：根据“待处理”、“已处理”、“保管”等工作阶段区分文件的分类方法和按日期区分的时间系列保管方法。但是，对一般人来说，采取这两种方法非但不能充分利用信息，反而会导致文件不断堆积。 在此，我们建议大家考虑“流动文件夹”。这是一种根据自己能处理的工作量来决定文件夹数量的方法。 以我自己为例来说，我都是将能流动管理的文件的数量设定为10个。因此，当前工作所用的文件夹也就只有10个。 有新文件（工作）出现的时候，如果不处理好已有文件夹的工作的话，就不能将新工作加入文件夹之内。这样一来就变成文件夹的数量决定自己可以处理的工作量。 比方说，假设现在已有10个文件，又新增了第11个文件，这时你就需要决定优先处理哪个，哪个文件暂缓，“不作处理”。若是都决定延缓或是保留的话，文件夹就会不断增多，信息也只会不断堆积储存，工作得不到有效处理，最终变得杂乱无章。 如果要将文件严密分类的话，必定会出现界限不明确的文件。若是设定详细的规则，就只会变得越来越麻烦，直到无法继续下去。为了避免出现这样的情况，一开始就设定好能流动处理的数量，之后再根据情况进行调节，尽量不要超出这个数，这样的方法既简单又实用。 假如已经堆积了八、九个文件，你就会开始着急，如果不赶快处理的话，就无法着手新的工作。这样一来，工作效率也会自然而然地提高。也就是说，比起费时间分类、整理工作和文件，还不如集中处理眼前的工作。 若是保存文件的话，不管有多少个文件夹都没关系。不过若是处理文件的话，绝对不能让流动文件夹的数量超过自己能处理的工作量。要设定几个流动文件夹是你必须好好考虑的问题。 一般来说，什么类型的文件夹都可以拿来使用。不过，对于需要与大量的纸质资料打交道的人来说，选择“超硬文件夹（带插袋）”作为流动文件夹十分方便，因为这种文件夹插袋比较大，而且结实耐用。 如果是一般的文件夹的话，不仅容纳的纸张有限，勉强塞进去的话，接口处还会渐渐裂开。然而，换成超硬文件夹的话，附带有10厘米左右的插袋，整理汇总的文件也能放得进去。不过，虽然一个文件夹能收纳大量的资料，但是不要忘记快速处理文件的诀窍在于绝不将不同工作混杂在一起。 再重复一次，清楚意识收入文件夹中的文件是要流动利用还是要堆积储存，是非常关键的。千万不要被文件夹可以用来收集保存的表象蒙蔽了。 在不经意之间，文件夹常常被用于保管储存资料，数量不断增多。为了避免发生这样的情况，最好有意识地将储存和流动利用分开。流动利用的情况下，就使用“流动文件夹”来限定数量，从而避免发生工作停滞的情况。 02 使用文件夹完成工作的一元管理 在工作管理上，文件夹是我们最熟悉而且很便宜的工具，对每一个人来说都不陌生。因此，在这里为大家介绍几种灵活使用文件夹的小技巧。 设定文件夹的数量，以项目为单位进行管理的时候，若是能贴上临时标签就十分方便了。反正是流动使用的文件，活用手边的便笺条充当标签就可以了。拿起随处可见的“便利贴”就可以体验一下了。 要点在于，不要将便笺条直接贴到文件夹封面上，而是要贴到文件夹的内侧。在便笺条的背面，即边缘处粘着胶的那一面上写字，再贴到文件夹的内侧。这样的话，即使有几个文件夹叠放在一起，或是放在包里，便笺条也不会因为摩擦而受损或者脱落。 如果使用的不是普通的便笺条，而是“藏点标签”之类可以当做标签来粘贴的便笺的话，由于整个背面都涂着胶，所以也可以直接贴在文件夹上面。这样的话，即使贴着标签直接塞入包中，也不会因为和文件之间的摩擦而脱落。 如果你经常有一些繁杂的任务，可以列出一个待处理任务的列表。不过，还有一个更简单的办法，那就是将需要做的事情写在便笺条上。这时的便笺不要贴在文件的纸张上，而是贴在按照不同项目整理出来的文件夹上。 这样做的话，文件所需要的资料和需要处理的任务就实现了一元化，通过文件夹就可以轻松完成对整个工作情况的管理。由于资料和需要处理的任务实现了一体化，即使随身携带也不会出现资料散失的情况，而且对于现在应该做什么也是一目了然。 再给大家介绍一个小绝技，在和客户洽谈时，还可以将文件夹拿来充当白板使用。如果使用“简易白板记号笔”在文件夹上写字的话，用手指或者面巾纸就能轻松擦掉。 开自由讨论会议时，我们会借助图表来向大家解释说明。这种情况下，也许你不想打开自己的笔记本来写，也不好意思请对方来写。但是如果你是写在文件夹上的话，不管写了多少都能轻松擦掉，你就可以毫无拘束地传达自己的想法了。 不同的文件夹管理不同项目的资料，而且必要的任务和构思思路也以书写在便笺上的形式与之融为一体。与客户洽谈时，还可以用来充当白板。是的，只需要携带一个文件夹，你就可以将它灵活运用于各种用途。对我来说，文件夹是充满潜力的、必不可少的工具。 03 “招牌”标签 为了能迅速地找出需要用的文件，最好在资料上贴标签，提高与信息之间的连接性。这与“招牌”的效果是一样的。为了到达想要去的地方，与其毫无方向地往前走，不如以那些指示位置的指示牌为标记。这样应该能更快到达目的地。 按照自己能懂的方式给文件标签起标题。使用文件夹的时候，起的标题最好能让人立刻了解资料的内容，比方说“新商品的开发项目”、“A案的业务资料”等等。在前面一节中已经为大家介绍了便利贴和藏点标签的用法。在这里再为大家推荐一个好用的工具，那就是“便利贴标签索引”。 这是一种用薄膜材料制作而成的便利贴标签，其最大的优势在于可以轻松简单地粘贴、撕除。有很多人都在频繁地循环利用文件夹，因此文件夹的临时保存功能很强。这样一来，即使给文件夹贴上了标签，也很少会一直保存下去。 在这样的情况下，能轻松简单地粘贴、撕除的标签就会成为非常方便好用的工具。 另一方面，大多数公司都应该能找到“索引标签”。这样的标签是要完全粘贴到文件夹上去的，所以适合用来做储存资料用的标签。文件夹有两个用途，分别是以流动处理为目的的临时保管以及长久保存。标签也可以按照不同用途加以不同运用。 如果面积太小，手写不出整齐的文字的话，可以利用米其邦提供的“标签伙伴”免费服务。通过这个服务可以轻松印刷出原创标签。只要下载安装一下软件，就能制作出印刷优良的标签。 另外，在使用标签充当索引时，为了能迅速找到需要的资料，很多人都是把标签露在文件外面的。但是，这样的贴法偶尔也会带来麻烦。如果将资料放在包里的话，标签就会弯折损坏，甚至会在你没注意到的时候脱落不见。 如果这样贴的目的是为了提高可视性，那么也不是一定要将标签露在资料外面。 关于将标签贴在文件夹的什么位置的问题，只要你根据自己的工作类型下点功夫应该就能找到答案。 如果你习惯用右手手指来翻页的话，可以将索引贴在文件夹的右侧。如果你不习惯装订合订本，而是喜欢直接横列着使用的话，将标签贴在文件夹的底部位置应该会一目了然。 如果你习惯一边用手摸着一边找的话，推荐你使用标签工具“DYMO”，因为这种工具可以产生凹凸感。由于DYMO不与日语相对应，所以必须使用字母或者数字来进行分类、贴标签，这也是DYMO的不足所在。不过，能在胶带上模压出文字和数字的感觉很好玩，从而也会让贴标签的工作愉快起来。另外，与必不可少的标签工具“贴普乐”相比，DYMO还具有不一样的功能。 贴标签的做法可以运用到各种各样的场合。不过也有一些物品是很难贴上标签的，例如活页笔记本的背面。但是，还是有办法可以将标签贴上去的。只要使用一种能将标签挂在活页环上的标签工具“活页环索引”，就可以将标签弄上去了。 成为“招牌”的标签是需要反复查看的，所以只要认真仔细地下功夫研究，就能提高与资料的连接性。虽然在制作标签的时候会耗费多一点时间，只要能提高整体工作的效率，最后是会得到回报的。请一定要学会制作招牌的本领哦。 04 多功能的遮蔽胶带 遮蔽胶带原本是在刷漆时用来覆盖不需要刷漆的部分，以免弄脏，刷完漆之后再拆除。不过最近，刷完漆之后也不用拆除胶带了。格子图案、日式花纹等各种各样漂亮花纹的胶布纷纷登场，在办公室使用的机会也多了起来。 遮蔽胶带具有以下特征： ·外观美观（可视性很强） ·裁剪方便 ·拆除简单 如果能灵活运用这三个特征的话，其商务用途也会得到大幅度扩展。 如果你之前都是使用透明胶带来黏贴信封，现在却改用遮蔽胶带来粘贴的话，那么你留给对方的印象也会焕然一新。假如你是使用遮蔽胶带来封信封的话，那么对方在拆信时会比撕透明胶带要方便一些。 为了防止自己忘记而在墙壁或电脑上贴备忘录时，仅仅是把透明胶带换成遮蔽胶带而已，整个感觉就会完全不一样。不仅看上去好看多了，撕除时也不会残留胶水。在自己的办公桌上贴上家人的照片或者是朋友寄来的明信片，也许还能成为我们工作的动力呢。 此外，在将从杂志和报纸上剪下来的报道粘贴到笔记本上的时候，也不需要在背面涂满胶水了。你只需要在四个角上贴上遮蔽胶带即可。这样完成的剪报还会让人感觉像是一件艺术品一般。接听电话时记录下来的备忘条也可以使用遮蔽胶带粘贴到笔记本上。这样的话，即使只是记录了一堆枯燥的内容，还是会自然而然地引起他人的注意。 另外，遮蔽胶带还有一个很大的优势，那就是用普通的笔就可以在胶带上写字。 若是能充分利用这个特征的话，遮蔽胶带也可以像便笺条、贴签一样使用了。便笺条总是会给人一种办公性质很强的印象，然而换成遮蔽胶带的话，留给对方的感觉就会柔和很多。而且，胶带的长度可以自由调整，可以任意用手截取出合适的长度来使用。 将胶带贴在笔记本封面或者文件夹上，然后在胶带上写上字，就完成了一个完美的标签。特别是文件夹，往往是会反复使用的，所以遮蔽胶带的特征“撕除简单”就派上用场了。 此外，遮蔽胶带还可以用来做标记。撕下一小截胶带贴在本子上可以充当笔记本的索引，这样可以提高辨别速度，发挥标记的作用。 碰到还想回过头重看的内容时，可以在那一页贴上胶带，再在胶带上写好索引标题，那么等你查找时就轻松多了。因为你在查找时只需要找到胶带索引就可以了。分不同颜色灵活利用的话，还可以借此来区分其中所记录的内容。除了笔记本之外，还可以贴在记事本的行程栏里，然后在上面写上重要的行程，这样会比用笔写更显眼。 粘贴方法也是有窍门的。虽然在页面上随便贴一贴也没什么问题，不过如果即使合上了笔记本或记事本，从外面也能在一瞬间就找到重要页面的话，那就更加方便了。 将胶带的一半贴在纸张的边缘上，再将另一半翻折回来贴到纸张的背面。也就是说用胶带将那张纸的边缘包起来。这样粘贴的话，即使合上了笔记本，从侧面也能发现重要的页面在哪里。胶带的长度也可以调整。不管是一厘米的标签还是五厘米的标签，粘贴方法不一样的话，整个效果都会不一样。 如果花纹种类过多，让你烦恼不知该选哪种的话，首先向你推荐“遮蔽胶带mt”十色组合。你可以在不断地贴、不断地撕的过程中寻找属于自己的使用方法。 |
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