山西师范大学档案馆前身是综合档案室。山西师大1998年成立综合档案室，2003年成立档案馆。档案馆现有馆舍300平方米，收藏了建校以来及三校合并前具有保存价值的档案。档案馆现有工作人员5名，其中副高职称1名，中级职称1名，初级职称3人。学历情况本科3名、大专2名。

山西师大档案馆的职能是：主管全校档案工作，对全校的档案工作实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导。档案馆馆藏丰富，管理规范，分类科学，集中统一管理全校党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、出版、财会、声像、实物等十一类档案。

山西师大档案馆环境优雅，配有微机、打印机、复印机、扫描仪、空调等设备，为档案的利用提供了方便的手段。把开展学术活动看做提高档案业务水平的标尺，档案人员努力开展学术活动，近年来发表论文25篇，并在二级学术刊物上发表。

山西师大档案馆在“创新、创优、服务育人”的思想指导下，不断拓展工作层面，积极适应学校各项改革与发展事业的要求，形成了自己的工作特色。