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词条 文档一体化
释义

文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性,从文书到档案的数据畅通、完整性。包括:文档实体生成一体化,文档管理一体化,文档信息利用一体化,文档规范一体化。

文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确;从文件生产到归档全程控制;数据信息重复利用,提高工作效率;

在实际工作中,文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担,对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作,稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理,为了提高工作效率,“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式。

文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展,两者有效地结合起来,才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体。从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化,档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。

可以通过办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式实现文档一体化管理。

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更新时间:2024/12/23 9:35:19