家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及其他各种形式的历史记录。使用“家庭档案管理系统”的目的就是将处于零散状态的家庭档案材料，进行分类、排列、编号和编目，使之有序化，方便查询利用。家庭档案较之《档案法》规定的国家机关和企事业单位形成之档案，有明显区别。

前言

一 什么是家庭档案

二 建立家庭档案有什么作用

三 家庭档案归档材料的种类和范围

四 家庭档案的分类

五 家庭档案的分类编号

六 家庭档案的整理

七 家庭档案管理软件简介

前言

目前，建立家庭档案的家庭逐年增加，建立家庭档案不但能够承载家庭的历史，让子孙后代拥有一个了解家庭发展的窗口，还能成为日常家庭生活中的得力助手，维护家庭利益和管理家庭事务，有利于营造和睦、温馨的家庭氛围。随着数字化技术的发展，拓宽了家庭档案管理空间，现有的家庭档案多采用纸质、照片、实物、声像等方式进行存储，而家庭档案管理软件的出现，更是将分散的家庭档案集中进行分类管理，把家庭文化建设推向新的境界，丰富了了家庭文化生活。

一 什么是家庭档案

详见概述

二 建立家庭档案有什么作用

1、家庭档案是社会档案财富的组成部分。作为社会"细胞"的单个家庭，它所形成的档案，全面地记载了一个家庭的社会实践和家庭事务活动，而千千万万个家庭的档案则能真实地反映出整个社会的历史面貌。

2、家庭档案是生产、经营、科研等的第一手材料。许多科学家、作家、艺术家、社会活动家和政治活动家，都非常重视家庭档案的积累和利用工作。

3、家庭档案是落实政策、处理纠纷的重要依据。家庭档案的凭证作用，是由其特性决定的，因为它是家 庭各项活动真实的历史记录。

4、家庭档案是家庭日常生活的得力助手。为了日后正确使用和维护家电，就需要把有关的图纸、使用说明书、保修单等归档保存起来，否则，一旦出现故障就会给家庭生活带来许多不便，甚至可能造成重大损失。

5、家庭档案是休闲文化的一个重要组成部分。利用家史、自传、回忆录和家庭过去与现在的变化情况，可以对家庭成员，尤其是对子女进行教育。节假日或其他空余时间，浏览一下家庭中的日记、作品、影集，也能陶冶情操，得到一种精神上的放松与休闲。

三 家庭档案归档材料的种类和范围

按家庭档案的载体分为：纸质档案、照片档案（含底片）、录音录像档案、实物档案等；

按家庭档案反映的内容分为：家族历史、爱情婚姻、子女养育、工作履历、工作成果、健康保健、财产及理财、家电使用维护、旅游纪念、对外交往、物品珍藏等；

按家庭档案的名称分为：证书类、文稿类、书信类、作品类、账目票据类、照片类、病历类等。

四 家庭档案的分类

综合考虑到家庭档案材料的内容、种类及载体类型，一般建议将家庭档案分为以下几大类：

1、证书类：包括出生证、毕业证、学位证、结婚证、房产证、获奖证书、职称证、培训合格证等；

2、医疗保健类：包括病历、体检表、药方、医保材料、治病过程中的材料等；

3、理财类：包括银行存折、对账单、股权证、股票存折、购房购车发票及合同、保险单证及合同、购买家具及电器的发票、家庭借贷合同、债券、房屋租赁合同等；

4、文稿书信类：包括家庭成员撰写的各类文稿、对外交往的信函等；

5、家电使用维护类：包括家电及家用汽车的使用说明书、合格证、保修卡、维护记录等；

6、声像类：包括家庭活动的各类照片、录音带、录像带、光盘等；

7、实物类：包括家庭的各类珍贵收藏、纪念品、徽章等；

8、综合类：包括族谱、家谱、日记、履历材料、学习成绩单等。

五 家庭档案的分类编号

家庭档案的分类编号，主要指依据家庭档案的分类以代字代号的形式，将分类进行确定，并编制出家庭档案的档号。

（一）家庭档案一级类目的设置

根据家庭档案记述和反映的内容、特点、载体类型，遵循档案材料形成的自然规律，将家庭档案设为如下八类：综合类、证书类、医疗保健类、理财类、文稿书信类、家电使用维护类、声像类、实物类。

每个家庭根据自身家庭档案形成的情况可以有类设类、无类空类，也可根据需要增设新的类别。

（二）家庭档案一级类目代字的设置

家庭档案一级类目代字的设置以英文字母为各大类的标识代字：A—综合类，B—证书类，C—医疗保健类，D—理财类，E—文稿书信类，F—家电使用维护类，G—声像类，H—实物类。

每个家庭还可根据自身家庭档案形成情况在增设类别时，使用I、J、K……等字母。

（三）家庭档案档号的编制

家庭档案的档号编制本着尽量简化方便的原则设置，A—综合类、B—证书类、C—医疗保健类、D—理财类、E—文稿书信类、F—家电使用维护类等六个大类的档案，其档号由大类代字和件号两部分组成；G—声像类、H—实物类的档案，其档号由大类代字、属类代号、件号组成。

G—声像类档案的属类代号：1—为照片，2—为录音带，3—为录像带，4—为光盘。

H—实物类档案的属类代号：1—为奖杯，2—为奖牌，3—为字画，4—为纪念品。

G—声像类与H—实物类，其属类设置可灵活掌握，有类设类，可增加或减少属类。

（四）家庭档案档号模式

1、A综合类、B证书类、C医疗保健类、D理财类、E文稿书信类、F家电使用维护类等六类档案，其档号模式如下：

A—1～n

件号

大类代字（综合类）

2、G声像类、H实物类档案，其档号模式如下：

G 1—1 ～ n

件号

属类代号（照片类）

大类代字（声像类）

六 家庭档案的整理

家庭档案的整理遵循档案材料自然形成规律，整理方法宜简不宜繁。一般家庭档案的整理可按照如下的步骤进行：

（一）鉴别。主要是鉴别材料是否具有保存价值、应不应归档及应归入家庭档案的哪一类。

（二）分类。主要是将应归档的文件材料归入相应的大类；G—声像类和H—实物类还需要将归档材料归入相应的属类。

（三）确定归档材料的“件”。就是依据归档材料的形成规律、归档材料独立发挥作用与否划分出归档材料的最基本保管单位“件”。一般来讲，一份证书即为一件；一份文稿或书信即为一件；一份单据即为一件；一张照片即为一件；一盘录音带、一盘录像带、一张光盘即为一件；已装订成册的材料也可作为一件；一件实物也作为一件。

（四）编制档号。A—综合类、B—证书类、C—医疗保健类、D—理财类、E—文稿书信类、F—家电使用维护类等六个类别的档案，其档号为类别号＋件号组成；G—声像类、H—实物类等两类档案，其档号由类别号＋属类代号＋件号组成。

A—综合类、B—证书类、C—医疗保健类、D—理财类、E—文稿书信类、F—家电使用维护类等六类档案编制档号主要是在归档材料上加盖档号章，分别填写类别代字与件号顺序。

档号章样式：

类 别　件 号

G—声像类、H—实物类档案编制档号做法分别为：照片档案对照片册内照片编制大流水号作为件号，件号与照片的类别号（G1）共同组成档号；录音带、录像带档案则是以一盒（盘）为一件，在带盒上加贴标签填写类别号（G2、G3等）及件号；实物档案档号编制也是以一件实物为一件，在实物上加贴标签，填写相应的类别号（H1、H2、H3等）及件号。

（五）编制家庭档案目录。根据家庭档案的类别及各类档案材料所编制的档号顺序，分别编制各类家庭档案的目录，目录可手工填写也可计算机录入。家庭档案的目录样式如下：

件号　责任者　归档文件材料题名　日期　数量　期限　备注

件号，是指每一类别下归档文件材料的顺序号，在一定分类层次上从1开始流水排列。

责任者，是指文件材料的形成者，可以是单位也可是个人；

归档文件材料题名，是指归档文件材料的标题或对归档文件材料内容特征等进行概括而形成的文字。

日期，是指归档文件材料形成的日期，一般用八位阿拉伯数字表示。

数量，是指归档文件材料最基本单位累积之和，如文稿、书信、刊物、说明书、账册、日记、合同等要统计填写其页数；证书、存折、照片、实物等则一件即为一件，填写其数量即为“1”。

期限，是指归档文件材料的保管期限，一般分为永久、定期两种。其中，永久保管的文件材料指对家庭及其成员有长久查考价值的文件材料，凡是反映家庭的历史变迁、成员成长、重要家庭事件及活动、家庭成员取得较大成绩、在维护家庭及其成员权益方面有重要作用的文件材料等都应永久保存。具体到每个家庭，其归档文件材料的保管期限不作统一规定，由家庭根据自己的情况及材料对其家庭的意义来划定，在填写家庭档案目录时，此项也可不填。

备注，是指在归档文件材料有需要加以注释说明的事项时才进行填写的项目，主要是用于对归档文件材料的稿本、保存状况、变动情况等进行说明。

（六）装盒、保存。指将整理后的文件材料按类别、件号顺序依次放入专用的家庭档案盒及家庭照片档案册中，同时，按要求填写好家庭档案盒及家庭照片档案册上的相关内容。

家庭档案盒及家庭照片册上需要填写的内容主要是：家庭名称（夫妇姓名、户主姓名、家庭成员姓名均可）、类别、起止件号。

家庭档案的保存，可根据家庭的实际情况采用不同的保存方式。一般建议采用专用的箱柜集中保存，可根据档案的数量多少在家庭的书柜或其它箱柜中划出专用的空间来保存家庭档案，家庭档案保存时要注意其安全，要做好必要的防高温、防潮、防虫害、防火等措施。

七 家庭档案管理软件简介

为配合广大家庭做好家庭档案的归档利用工作，我局主持开发了一套家庭档案管理软件。使用《家庭档案管理系统》的目的就是将处于零散状态的家庭档案材料，在进行分类、排列、编号和编目后，将相关的目录信息著录进电脑，方便档案的查询利用。

（一）软件主要功能介绍

1、设定家庭信息：设定户主、填写身份证号码、描述家庭概况。

2、设定分类：对家庭档案进行分类，如医疗保健类、照片类。

3、设定期限：设档案的保管期限。如永久、定期。

4、设定载体：设档案的载体类型，如3R照片、录像带。

5、整理档案：完成添加数据、修改数据、件号重排、查询、打印档案目录等功能。

6、数据维护：备份数据、恢复数据、导出数据。

（二）软件运行环境要求

硬件要求：CPU80586或以上；内存128M或以上；硬盘剩余空间100M或以上；显示分辨率可设置为1024*768分辨率。

软件要求：中文简体Windows/98/NT/2000/2003/XP