岗位说明书的编写误区

岗位说明实例

岗位说明的功能

岗位说明又称工作说明或描述，是指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境所作的统一要求。

岗位说明，它应该说明任职者应该做些什么、如何去做以及在什么条件下履行其职责。一个名副其实的岗位说明书必须包括该项工作区别于其他工作的信息，提供有关工作是什么、为什么做、怎么样以及在哪儿做的清晰描述。

它的主要功能是让员工了解工作的概要，建立工作程序与工作标准，阐明工作任务、责任与职权，有助于员工的聘用与考核、培训等。工作分析与岗位说明书操作流程

工作分析与岗位职责描述主要成果

岗位编号规则

各部门岗位架构图

岗位编制表

各岗位的《岗位说明书》

培训：如何填写《岗位说明书》

培训：《岗位说明书》的运用与修订

培训：作业流程分解的四个步骤

……

工作分析与岗位职责描述主要工具

工作分析信息的种类

问卷法

访谈法

效率\\设备\\岗位\\比例定员法

……

岗位说明书的编写误区

1、为编写而编写

目前，在一些企业中，由于管理流程的不规范，或管理者本身的行为不规范等问题，使得企业存在职责不清、工作任务随意性较大、出现问题互相推诿等管理问题，不少企业只关注岗位说明书的结果或形式，使得岗位说明书成为现实工作流程的“再现”。从某种意义上讲，CAE认为企业岗位说明书编写工作的开展，应该侧重于工作分析的过程，把岗位说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，或者说是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与权限，规范工作流程，以实现科学管理的目的。

2、缺乏专业的技术或培训

岗位说明书的编写是人力资源管理工作的一项专门技术。不少企业由于缺乏岗位说明书编写的专业技能或培训，所以也存在描述不规范，用语不准确的现象。尤其是在岗位职责的描述上，它应该是关于一项工作最终要取得的结果的陈述，因此，应准确、清晰地界定岗位任职入应承担的责任，所具有的权限和工作必须达到的目标、规范权责利的关系。但不少企业的岗位说明书在描述用语的选择上，笼统地使用“负责、管理”等词语，导致岗位职责的描述“千岗一面”，使岗位职责描述过小或者过大。

3、宣传不到位

岗位说明书的编写应是一个由上而下的过程，涉及到企业各个层面。编写岗位说明书的目的就是要使员工明确自己的工作责任、作用及基本要求等，所以，在编制过程中应得到全体员工的支持和参与。但是不少企业或各级管理者把该项工作作为“作业”来应付，并没有与员工充分交流，甚至在岗位说明书形成之后，忽视了任职人的“反馈”或“确认”环节，所以作用不大；有的由于宣传不到位，员工不知道岗位说明书的作用，有些员工误认为岗位说明书编写就是要“定员、定编”，这对员工显然是一种威胁，由此出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成可有可无的摆设。例如，在对任职人资格进行界定时，有些员工感到恐慌。若按照行业通行的标准对岗位任职人资格进行界定，很多老员工的学历或者技能达不到企业要求，因此他们就会认为岗位说明书是企业给他们设置的障碍，由此产生敌对思想。

4、编写工作定位不明晰

不少企业把编写岗位说明书的工作定位于优化企业的工作流程，解决多头领导现象，改善现有的职责划分等。但是在实际工作中常常会面临两难的选择：是对企业各个岗位工作的现状的描述还是对目标状态的描述，即“是什么”和“应是什么”的问题。若选择后者“应是什么”，则在界定各个岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整，这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动，可能招致抵制的阻力，因此，编写工作必须得到管理者高层的认同或支持。与此同时，我国的一些企业，特别是一些民营企业管理极不规范，工作任务的分配通常取决于员工个人的工作能力和领导的意志，使得基层员工疲于应付上级的命令，“忙的忙死、闲的闲死”，造成“工作无计划、管理打乱仗”的现象。

5、岗位说明书的管理不及时

随着企业经营环境的变化和企业的发展，企业中工作业务流程也在不断变化，由此部门职责及岗位工作内容与要求也会不断地发生变化，尤其是网络时代的新兴行业更是如此。一般而言，岗位说明书应不断修改，修改的频率应根据行业的发展和职责的变化情况灵活进行选择。因此当企业发生重大组织变革和战略调整时，企业应及时修订岗位说明书。然而，一些企业的岗位说明书并没有随着企业的发展而变化，使得原有岗位说明书在新形式下已失去价值，岗位说明书的规范和指导作用也难以发挥。

岗位说明实例

销售部经理职务描述

职务名称：销售部经理

所属部门：销售部

职务代码：XL

直接上级职务：营销副总经理

工作目的：领导销售部销售公司自有和代理产品

工作要求：认真负责、工作主动、善于团结下属

工作责任：

1、对外沟通、展示、讲演

2、配合技术人员进行售前技术咨询

3、作实施计划建议书

4、进行商务谈判

5、监督售后技术支持服务

6、对销售部进行管理

衡量标准：

1、本人的销售业绩

2、本部门的销售业绩

工作难点：提高销售业绩

工作禁忌：对客户不细心周到，无法清楚地了解客户的需求

岗位说明的功能

（1）让员工了解工作概要；

（2）建立工作程序和工作标准；

（3）阐明工作任务、责任与职权；

（4）为员工聘用、考核、培训等提供依据。