所谓的职能分解法是将部门的使命与职能分解至部门内部的每一个职位，进而确定职位的使命与职责。由于职位分析本身是组织架构设计的发展与细化，部门的职能事实上是通过该部门全体职位的工作共同完成的，因此职位使命、职责的界定可以以部门的使命、职能为基础，对其进行进一步的分解、细化。

在进行部门职能分解时，变革者需要使用职能分解的工具—职能分解表，该表格的使用规则是：在表格左端的纵栏排列部门的职能，上端的横栏排列部门内部的职位；根据职位在部门的职能与在任务活动中所担当的角色和承担的责任，在纵栏与横栏的交叉格内填入相关的内容。