| 词条 | 时间管理策略 |
| 释义 | 每个人的时间是有限的，随社会竞争的加剧，时间管理的观念与策略已逐渐深入人心，对于无事忙、瞎忙、装忙等浪费时间现象以及熬夜、加班等低效活动，人们倍感时间管理对于自己工作、生活的重要，同时时间管理也是事业建树、终身学习的一个重要影响因素。 一般人工作不得法，常常越忙越穷，不知如何掌握时间，克服严峻的职场环境。为了让自己的工作井然有序、切中重点，你我都必须建立正确的时间管理概念及策略。面对纷杂的工作，先尝试以“三抓三放”的原则加以简化，接着利用重要与紧急的“N字型法则”，列出正确的工作优先顺序。还要注意采用“时间的4P和4C法则”，提升同时与上司对自己工作的满意度，最后以良好的工作计划引导自己逐步完成应做事项。以下时间管理策略可供参考： 比尔盖茨的成功三大要素比尔盖茨大概是全球科技界最忙碌的总裁之一，他从年轻时期就已懂得要跟时间赛跑。他认为工作是一场竞赛，知道在紧要关头如何全力以赴，也深深享受成果所伴随而来的快乐与成就感。 比尔盖茨勇于追逐时间，结果打造出有史以来最强大的电脑软件王国，为全世界数以亿计的人们提供工作上的帮助及便捷。这里我们以比尔盖茨为例，归纳出他成功的三大要素： 明确设立目标 他知道电脑是明日科技的梦想，也深信自己就是实现那个梦想的人。在心中订立明确的工作目标，设定清楚的工作蓝图，详细规划工作进度，并且义无反顾地努力逐梦。 集中焦点攻击 Focus这个单字是名词，也是动词。名词是指焦点，动词则是指集中焦点。比尔盖茨将自己的精力及时间全部投注在电脑科技的研发上，集中焦点猛烈攻击，所以能在短时间内缔造惊人的卓越成果。 简化工作内容 比尔盖茨专心经营他的软件王国，他大幅简化工作内容，使自己可以心无旁骛地专注于本业上。工作的简化让他能专心思考，大幅减少无谓的时间浪费，从而获得关键性的胜利。 三抓三放的简化工作原则工作必须适当地简化，有限的时间资源才够使用。在大家忙碌的生活中，必须学会简化工作，替自己争取更多的时间。那么该如何简化工作呢? 抓大事，放小事 集中思考工作上的大事，对于微不足道的小事，无须过度烦心。高阶管理者必须为公司明确定位，掌握未来发展的重要方向，别为枝微末节而操心；基层工作者应将时间用于可明显提升业绩的事务上，无关紧要的小事则尽量删除。 抓正事，放杂事 要顺利完成一件工作，有其必要的程序及步骤。与完成该项任务有关的称为正事，无关的则称为杂事。一个有智慧的工作者应抓紧正事，将心力和时间集中投资于处理与该任务最相关的核心问题；至于与正事无关的杂事，可交由旁人处理，或是尽量避免，以简化工作内容。 抓要事，放闲事 重要又紧急的事情应该在第一时间完成；没有时间压力的闲事，则利用工作空挡，简单处理即可。要事与闲事的差别，在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。高绩效贡献度、高时间紧迫性的要事必须优先处理，低绩效贡献度、低时间紧迫性的闲事则可暂缓或删除。 重要与紧急的四象限图华伦·巴菲特是美国乃至全世界的投资大亨，亦有股神之称。他永远选择重点企业作为投资标的，而非散弹打鸟式地分散有限资源；也只选择对他本身而言具有竞争优势的企业。巴菲特抓紧重要的投资项目，集中火力深耕与精讲的思维，非常值得大家参考。这里介绍重要与紧急的N字型法则，你可依工作的紧急度及重要性，将不同类型的工作区分为四大象限： 第一象限——重要又紧急的工作 第二象限——重要但不紧急的工作 第三象限——紧急但不重要的工作 第四象限——不重要又不紧急的工作 正确的工作优先顺序应该是： 第一优先——重要又紧急的工作 第二优先——重要但不紧急的工作 第三优先——紧急但不重要的工作 第四优先——不重要又不紧急的工作 也就是先从第一象限的工作做起，再依序进行第二、三、四象限的事情，如此连接起来，就成为一个「N」字型，故称为「N字型法则」。 当你工作极度繁忙、又无法理出头绪时，请利用「重要与紧急的四象限图」，分别填入不同类型的工作，再标出优先次序，这个方法将会帮助你把原本混乱的生活变得井然有序，纠结的思绪也会变得豁然开朗。 如果你是部门主管的话，也强烈建议你请部门员工填写该图表。因为根据部属的填写内容，你可以清楚判断出他们对本身工作的掌握程度，并确认了解每个人与你之间在工作认知上是否存在差异。 时间管理的4P与4C理念时间管理的4P理念 Product——时间的产品 在工作时，应思考某个时段所产出的「产品」为何？对达到预定目标的贡献何在？没有「产品」产出的时段，即属于虚耗的时间。 Price——时间的价格 对上班族而言，工作的时间是有价的，其价值高低反映在你的时薪之上。如果工作的贡献度与时薪不成正比例，就会沦于遭减薪或被炒鱿鱼的悲惨命运。了解自己的工作时间的价格，就会更加珍惜自己的时间。 Pace——工作的场所 选择舒适、不受打扰的环境，是提高工作效率的不二法门。如果可以，关上办公室大门，暂时谢绝访客，让自己专心工作；或者你可以提早上班，在同事现身之前，心无旁骛地加速处理事务 Promotion——效率的提升 在业务量暴增的单位，要完成工作，只有两种方式：增加时间或是提高效率。想要缩短工作时间，又要准时下班，关键就在于提高效率。 时间管理的4C理念 Customer’s need——顾客的即时需求 顾客的需求不能延迟回应，应尽可能予以迅速满足。让客户满足的速度，决定于你所耗费的时间长度。 Cost to customer——顾客的时间成本 产品上的标价是有形的价格，顾客需花费的时间则是无形的价格。将顾客等候采购、摸索学习、等待维修的时间尽量缩短，就等于降低顾客的时间成本。 Convenience——顾客的时间便利 我们要节省自己的时间，也应思考如何节省顾客的时间。能为顾客提供最大的便利性，节省更多的时间，无形中就提高了产品的附加价值。 Communication——顾客的即时沟通 要化解因资讯不足所产生的误会，最佳的方式就是即时沟通。请谨记，让顾客等待就是增加对方的无形成本，也容易导致误会加深。 你也可以将同事及老板视为广义的「顾客」，在定时内满足他们的需求，降低他们的时间成本，提升他们的时间便利性，与他们做即时的沟通，如此便可帮助自己在工作上无往不利。 时间管理的微分与积分法则时间管理的微分法则 将大工作切割成小工作 勿因工作复杂而畏缩，再大的工作都是由小工作集合而成。将大任务「微分」切割成小工作后，会使问题简化，并增强自己完成任务的信心。 替各个小工作订定目标 重大任务的目标并非一下子就可以达成，但各个小工作的目标却可逐步做到。替每个小工作订定明确的目标后，一旦完成任何一个，就会获得成就感及额外的动力，激励自己再努力朝下一个目标前进。 计算完成各个目标所需的时间 先预估完成各个目标所需的时间 ，待真正执行后，再比较实际耗时与预估时间的差异。当进度落后，就必须改变方法或加快脚步，让自己可以在限期内顺利完成工作。 时间管理的积分法则 我们可将上班时间区分为两大类：完整时间及零碎时间。一般人在完整时间区段中均会认真投入工作，却容易忽略零碎时间的重要性，以为零碎时间无关紧要，但没想到经过「积分累积后」，小时间也可以变成大时间。 零碎时间的无效累积无法带来任何效益。倘若能够积极利用零碎时间，进行在完整时间区段中所不能完成的事，则可使零碎时间有效整合成为实心集合。 面对纷杂的工作，先尝试以「三抓三放」的原则加以简化，接着利用重要与紧急的「N字型法则」，列出正确的工作优先顺序。还要注意采用「时间的4P和4C法则」，提升同时与上司对自己工作的满意度，最后以良好的工作计划引导自己逐步完成应做事项。 |
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