山西大学档案馆成立于1993年，现有人员9名，馆长荆秀琴、副馆长曹勤民。其中副高职称1名，中级职称5名，初级职称1名。山西省高校档案学会挂靠在档案馆，秘书长由荆秀琴同志兼任。

档案馆馆舍面积620平方米，设有4个档案库房、3个查档室及办公室、微机室、校史研究室，设备齐全，环境优雅。配备有复印机、打印机、扫描仪等先进设备，为档案管理、利用提供了高效、方便、快捷的手段。

山西大学档案馆馆藏丰富，管理规范，分类科学。集中统一管理全校党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、外事、出版物、财会、声像、实物等十二类30000余卷（件）档案，同时管理着全校干部职工档案和学生档案13000余卷。各类档案中比较重要的有1911年《山西大学堂西学专斋教职员题名碑》和《山西大学堂设立西学专斋始末记》拓片，江泽民、薄一波为山西大学90周年校庆题写的校名、校训及各级领导来校视察的照片。

山西大学档案馆在校领导的重视支持下，狠抓组织建设、制度建设、业务建设和设施建设，大力开发档案信息资源，努力提供优质服务，积极开展学术研究，先后编研出《山西大学机构沿革一览》、《山西大学历任校领导一览》、《山西大学副高以上职称基本情况一览》及《山西大学大事记》等，为《大学校长名典》、《山西教育名人辞典》、《江山名校》等书籍提供了千余条信息，为山西教育50周年回顾展、《山西日报》、《山西青年》等提供了珍贵照片。先后发表论文30余篇。《山西近现代人口统计与研究》莸国家档案局1994年科技进步三等奖。利用丰富的档案资源举办《山西大学校史暨成果展》和《双文明陈列展》。在档案馆全体人员的共同努力下，在全校兼职档案员的积极配合下，1999年11月档案管理通过了国家二级标准验收，山西省教委、山西省档案局和专家们给予了高度评价，并被山西省教委授予"档案工作先进单位"荣誉称号，为推动山西省高校档案工作的进一步规范起到了表率作用。目前档案馆的工作重心已向深层次的档案开发利用、编研、学术研究及现代化管理转移。年内将建立起名人档案类目，从而更好地为学校教学、科研、管理服务，为经济建设服务，为教育事业发展服务。

山西大学历史悠久，馆藏丰富，根据国家的有关政策，应该向社会开放的档案已全部向社会开放，欢迎各界人士到山西大学档案馆查询有关档案资料。