档案馆简介

内部机构设置

相关规定

发展规划

发展目标

档案馆简介

南华大学档案馆其前身是原中南工学院、原衡阳医学院所设立的档案室，2000年两院合并后组成综合档案室。2002年10月原核工业第六研究所并入学校，所接收的档案归并到综合档案室。2003年8月，学校设立档案馆（正科级），隶属校长办公室。2004年6月，将3个档案室的档案馆藏、档案设施集中搬迁，实现库房集中、办公集中和管理集中。2006年6月，学校将档案馆从校办公室分立出来，成为副处级建制单位。

内部机构设置

档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的业务机构。现设置档案管理室和技术编研室。档案管理室，负责全校档案工作业务指导、有关档案工作法规宣传、档案收集与征集、档案整理、全校兼职档案工作人员培训、全馆档案借阅和利用、库房管理等工作。技术编研室，负责档案统计、档案检索工具与工作简报编写，档案编研工作的计划与组织、档案工作信息发送与宣传、档案馆主页的护理全馆计算机维护与工作人员技术培训等工作。

现有工作人员4人，设馆长1人，馆办公室主任1人；高级职称2人，中级职称2人。学校设有组织人事、科技和学工档案分室。各归档部门明确了1名负责人分管档案工作，并配备了1～2名兼职档案员，负责收集整理移交档案并管理利用本部门的档案。

综合档案馆馆舍建筑面积810平方米，其中库房面积660平方米，阅档室和操作室100平方米。配置计算机6台、复印机2台、打印机3台、数码相机1台、A3和 A4扫描仪各1台、去湿机4台、空调 8台、防磁柜和消毒柜各1台、档案密集架和档案柜210组等配套设施。

相关规定

按照《高等学校档案实体分类法》规定，学校党群、行政、教学、科学研究、基本建设、财会、外事、出版、产品生产与科技开发、设备、声像等11类档案资料实行集中统一管理，统一了原三个单位的具体要求，实行11个一级类目分类。学校档案分为4个全宗，文书档案以“件”为单位，其他档案以“卷”为单位，采用“年度—机构（问题）--保管期限”的复式分类法，编目编号系统规范。

根据《中华人民共和国档案法》以及国家教委颁布的《高等学校档案工作规范》、国家质量技术监督局、国家档案局等部门颁布的有关标准、规范和细则，结合本校实际，制定了系统完整的规章制度，覆盖档案体制、机构、人员、经费、业务建设等方面和档案收集、整理、保管、利用、编研各环节。

发展规划

目前，档案馆共存有自1958年以来原中南工学院、原衡阳医学院、原核工业第六研究所和南华大学等4个全宗的各类档案71590卷件。其中原中南工学院（1959～2000.9）7855卷,原衡阳医学院(1958～2000.9)11471卷,原核工业第六研究所(1976～2002.9)10060卷。南华大学自2000年10月-2007年12月，以件为保管单位档案36150件；立卷档案资料6054卷。照片档案15120张。近年，对电子档案、实物类档案和地下隐蔽性工程档案加大了收集整理力度。

积极推进档案业务现代化，购置安装了“南大之星”档案管理软件，数据录入工作全面开展，对纸质档案进行数字化处理，建立了案卷和文件目录数据库。实现了馆藏档案案卷目录级计算机检索，文书、教学、科技等档案卷内目录级计算机检索达98%以上，较少部分档案达到文件级检索，机读目录达到4.7万条。开展了电子档案接收工作，实行了网上归档，初步实现了档案信息与纸质档案同步归档的网络化管理。

档案馆重视现有档案资源的开发利用，充分挖掘档案资源的价值，不断拓宽服务领域，改进服务方式，努力提高服务学校和社会的水平和效益。编有《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》、《文书档案全引目录》、《照片目录》、《学报扫描目录》等检索工具，基本做到科学、系统、准确，能满足利用者需要。

发展目标

学校成立了档案工作领导小组和档案鉴定小组，制订了《档案工作“十一五”发展规划》。将按照湖南省一级档案馆建设标准，加强硬件和软件建设，加大档案现代化管理力度，加速创造数字化条件，为学校各项事业的又好又快发展提高档案信息支持。