专用书信是指用于某种特定的场合、针对某种特定的事务所写的书信。专用书信有许多不同的种类，如介绍信、证明信、感谢信、表扬信、贺信、慰问信、咨询信、推荐信、公开信等。这些不同种类的书信，各有各的用途，应用于不同地场合，写给不同的对象，因此在写法上就有不同的格式和要求。

掌握专用书信的写法，先要搞清楚它们各自的用途是什么，有哪些不同的特点；然后了解每一种书信在写法上的特殊格式和要求。

1、一般书信与专用书信的区别：

一般书信：个人和个人之间的书信叫做一般书信，它用于交流个人思想感情、互通个人和家庭情况。

专用书信：专用书信多用于个人与单位、单位与单位之间的事务往来。

2、专用书信要求

（1）文字贴切简洁、内容完整；

（2）格式规范美观、用语礼貌；

（3）清楚表达本意，帮助理解。

3、检查书信是否“完整”的方法

对一封写好的专用书信要做一番自问，如果发现自己对每个问题都能给出明确的答案，这就说明这封信已经提供了“完整”的信息；如果有哪个问题自己也不是很清楚，那么就不能指望对方仅凭此信就能完全明白你的意图了。

自我提问：五个“W”，一个“H”。

即：Who——谁、What——什么事情、When——什么时候、Where——什么地点、Why——为什么、How——怎么做。