概述

文档管理系统类型(1.项目文档管理系统)

概述

文档管理系统（document management system，简称DMS）或者数字资产管理系统（digital asset management system，简称DAM），主要是用来管理我们常用的一些文档、照片等信息内容。

对于企业而言，文档是重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。

随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

市面上最著名的文档管理软件是广州思昂文档管理系统、炜邦图文档管理软件、德雅文档管理系统、易度文档管理系统。

文档管理系统类型

现在在市面上流通着各个品牌、各种类型的文档管理系统，大致可以归为以下几个大类：

1.项目文档管理系统

项目文档管理是文档管理系统中重要的一个分支，它是指在一个项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。

一个项目组织在进行一些想法的沟通时，由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的最终实现方案的认知上存在差异，最终落实到方案上也会有所不同，通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知，减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也可以给参与者更多思考的空间。

炜邦图文档管理系统就是广州市炜邦科技有限公司根据这一具体需求而研制开发的。它具有以下特点。

（1）项目文档模板

炜邦项目文档管理系统中支持模板自定义，分为2种不同的类。一种是文档模板，一种是表单模板。文档模板可以添加word、excel 等模板，表单模板可以添加html、htm等模板。

（2）项目文档安全管理

项目文档管理系统通过人员、角色、部门三个维度来控制项目文档的权限，具有10多种不同的权限，包括浏览、新增、修改、删除、预览等，针对文档类别管理采用集中授权，针对具体文档采用分散授权。通过集中授权和分散授权结合的方式，确保访问的灵活性和便捷性。上传后的文档，系统自动转换成flash格式，文档在预览时就不会被复制。保证文档安全。

（3）项目文档目录管理

炜邦项目文档管理系统支持无限层次的文件夹和子文件夹结构，支持完整的组织结构和人员信息管理，支持用户批量导入功能，同一用户可以加入多个部门，可构建任何纬度的组织结构

（4）系统支持对文件夹进行安全设置

权限包括：不可见、浏览、读取、打印、下载、修改等10种权限。保证文档不会被不正确的修改或者删除。

(5)项目文档版本变更

项目文档管理系统的检入、检出功能可以保证项目文档在同一时间只能被一个用户修改，使项目文档保持唯一性。具有在线修改后自动保存新版本，通过文档属性中查看历史版本、最新版本显示、版本回滚等功能，可以有效的防止版本存储混乱、历史版本错误、遗失等一系列的问题。

(6)项目文档审核

管理员可以自定义工作流模板，支持工作流的自动触发，如上传文档自动触发工作流程审核；

支持委托人审核， 加急审核；

审核过程中可以附带自定义表单，具有退回、未通过、变更审核人、终止流程等功能；

可视化流程设计，通过查看流程进度，清晰掌握流程的每一步；

系统在流程的各个阶段会以消息的方式通知审核人；

审核完成后可以根据模板设置自动进行规定动作，如文档审核完成后自动归档到指定的文件目录下；

流程结束后可以查看那相关的流程记录情况；