为加强全州民营企业档案工作，规范民营企业档案管理行为，使档案工作更好地为民营企业发展提供有效服务，依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和国家档案局、国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会《关于促进民营企业档案工作发展的意见》、贵州省档案局、贵州省中小企业局、贵州省工商业联合会《关于加强全省非公有制企业档案工作的意见》制定，共计七章三十二条。

第一章 总 则

第一条 为加强全州民营企业档案工作，规范民营企业档案管理行为，使档案工作更好地为民营企业发展提供有效服务，依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和国家档案局、国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会《关于促进民营企业档案工作发展的意见》、贵州省档案局、贵州省中小企业局、贵州省工商业联合会《关于加强全省非公有制企业档案工作的意见》，特制定本实施细则。

第二条 本实施细则所称民营企业档案，是指民营企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。

第三条 民营企业档案是民营企业管理的基础，是国家档案信息资源的有机组成部分，是体现民营企业历史真实面貌、维护民营企业合法权益的有效依据和凭证。

第四条 民营企业档案属企业所有。民营企业应认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规，依法管理本企业档案。

第二章 档案管理体制

第五条 档案工作是企业经营管理的主要内容，民营企业应设置管理档案的部门或配备专门人员，保持档案人员的相对稳定。

第六条 企业档案部门依法履行以下职责：

制定本企业文件材料归档和档案工作制度；

统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第七条 民营企业档案工作制度，主要包括：立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制度等。

第八条 民营企业档案人员应当忠于职守，遵纪守法，钻研业务，不断提高自身素质。

第九条 民营企业档案工作接受所在地档案行政管理部门的依法监督和指导。

第三章 文件材料的形成、整理与归档

第十条 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。

第十一条 企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入企业各项管理工作程序，列入生产、科研、基建和经营等各项工作计划之中。

第十二条 企业下达项目计划任务，应同时提出项目文件材料的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件材料形成情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件材料；上报登记和评审奖励项目应同时出具档案部门开具的归档情况证明。

第十三条 企业各部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积累、整理，并按时向企业档案部门归档。

第十四条 企业召开产品鉴定会、科研课题审定会、基建项目验收会、设备开箱验收会、引进项目接收会，应邀请档案部门参加。

第十五条 归档文件材料的来源：

企业内部形成的文件材料；

企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料；

企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

企业投资的全资、控股、参股企业应提交的文件材料；

企业参与的合作项目，合作单位按要求应提交的文件材料；

企业执行、办理的外来文件材料。

第十六条 归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

第十七条 归档文件材料的整理

企业在党务工作、行政管理、生产技术管理、经营管理等活动中形成的纸质文书文件材料可依据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）进行整理；

企业在产品、科研、设备、基建等方面形成的文件材料可依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）进行整理；

会计文件材料可依据《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）的要求进行整理；

录音带、录像带、照片及底片、胶片等载体形式的文件材料可依据《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15—95）等进行整理；

企业在0A、CAD、CAM等系统中形成的电子文件材料可依据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1—1999和GB/T17678.2—1999）等进行整理；

企业在职工管理工作中形成的文件材料可依据《企业职工档案管理办法》的要求进行整理。

第十八条 归档时间

管理性文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。

企业产品、科研课题、基建项目、业务项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项或按专业进行归档。

会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

外购设备文件材料及引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

电子文件逻辑归档适时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。

下列文件材料应随时归档：

1、已归档的文件材料出现变更、修改、补充等情况后，新形成的文件材料。

2、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料。

3、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材。

4、企业在资产与产权变动过程中形成的文件材料。

第十九条 归档要求

整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持有机联系，做到齐全、完整、准确、系统。

归档的文件材料应为原件，一般一式一份。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。文件材料归档后不得更改。

企业各部门向档案部门移交归档文件时，应编制移交清册，并由部门负责人签字核准。档案部门接收归档文件材料时，应认真检查归档文件材料的质量，核对移交清册，履行交接手续，移交清册各留一份以备查考。

第四章 档案的管理

第二十条 企业档案部门应按时接收应归档的各类文件材料，通过科学分类、排列、编目，对全部档案进行有序化管理。

第二十一条 档案的分类、排列、编目

企业应根据本单位档案内容和载体形式等实际情况，制定统一的分类方案，分类应保持前后一致，不宜随意变动。

企业档案应按类别分别排列。案卷排列时应遵循文件材料的形成规律，便于保管和利用。

按照分类方案和案卷的排列顺序编制档号，固定案卷位置。同一门类内档号应避免重号现象。

照片、实物、磁性载体等文件材料按照分类方案，与纸质文件材料一同排列、编号，存放时可根据保管需要异地保存。

第二十二条 根据档案分类情况，编制档案分类目录。

第二十三条 档案的保管

根据保存档案资料的数量，设立必需的专用档案库房，采取有效措施保证档案安全。

可设立综合档案室对企业各类档案实体实行集中统一管理。也可根据企业实际情况设立专门档案室，对会计、产品、基建、设备、科研、人事等档案实体实行分室管理。

企业应加强对企业知识产权档案和涉及企业商业秘密的档案的安全管理。

档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防水、防有害生物、防有害气体等安全措施。保管录音带、录像带等磁性载体文件材料应符合防磁要求。

档案人员要定期开展库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。

企业确因受保管条件限制，达不到安全保管档案的要求，其档案可向同级国家综合档案馆寄存。

第二十四条 档案鉴定

企业应成立由企业领导、相关部门和档案人员参加的鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。

根据有关规定，制定本企业档案保管期限表，确定档案保管期限，划定档案密级。

档案鉴定人员应直接对档案原件进行鉴定，准确判定档案的价值，确定档案的存毁，并向企业档案鉴定小组提交鉴定报告。

鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整，企业应及时责成有关部门和人员修改、补充。

对保管期限已满、无保存价值的档案，应在档案保管单位备考表中注明具体意见，由鉴定人和鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。

销毁档案应严格掌握，慎重从事。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经企业法人批准后，由两人以上进行监销，监销人要在销毁清册上签字。销毁档案应严格执行保密规定。

第二十五条 档案统计

建立健全档案统计工作制度。统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

档案统计内容包括：档案管理设施、设备统计，档案人员统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果统计等。

第二十六条 档案信息化

企业档案信息化应与企业信息化建设同步。企业档案管理系统应纳入企业信息化系统，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度。根据电子文件的特点，执行相关技术标准，规范电子文件的数据格式，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。

档案管理软件应适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够实现收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用等需要。

企业档案部门应采取有效措施，从技术与管理两方面，确保档案信息网络传输及档案数据库的安全。

第二十七条 企业发生资产与产权变动，应参照国家有关规定，做好档案处置工作。

第五章 档案的利用

第二十八条 企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，通过开架阅览、编写全宗介绍、组织沿革、大事记、各类专题汇编以及企业档案信息数据库等形式，为企业提供及时、有效的服务。

第二十九条 企业档案信息开发与利用，必须严格执行保密制度。

第六章 奖励与处罚

第三十条 对在企业档案工作中做出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。

第三十一条 企业应建立档案工作责任追究制度。对不按规定归档而造成文件材料损失的直接责任者及相关部门负责人，以及对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，应依法追究责任，情节严重的移交司法机关。

第七章 附 则

第三十二条 本细则由黔西南州档案局负责解释。

第三十三条 本细则自发布之日起施行。

附件：民营企业文件材料分类及归档范围

民营企业文件材料分类及归档范围

一、党群工作类文件材料

（一）企业党务工作，党员管理。

（二）共青团工作。

（三）工会工作。

（四）妇女工作。

二、行政管理类文件材料

（一）企业筹备期间的可行性研究、申请、批准，企业章程。

（二）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及变更，企业内部机构及变更。

（三）企业领导班子活动。

（四）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、保密、印鉴管理。

（五）法律事务，公证工作。

（六）审计工作。

（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。

（八）职工教育和培训工作。

（九）后勤福利，医疗卫生，办公用房及职工住房管理。

（十）公安保卫，防范自然灾害。

（十一）外事工作。

（十二）企业文化建设。

三、经营管理类文件材料

（一）企业经营战略决策。

（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性分析。

（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动，清产核资。

（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。

（五）企业信用管理，形象宣传。

（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查。

（七）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

（八）物资采购、保存、供应和流通。

（九）经营业务管理，客户管理，服务质量管理。

（十）境外项目管理。

（十一）招投标项目管理。

四、生产技术管理类文件材料

（一）生产准备、生产组织、调度工作。

（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。

（三）能源管理。

（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。

（五）生产安全，消防工作，交通管理。

（六）环境保护、检测与控制。

（七）计量工作。

（八）标准化工作。

（九）档案、图书、情报工作。

五、产品生产或业务开发工作类文件材料

A、工业企业

（一）产品的市场调研、立项论证、设计。

（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。

（三）产品的检验、包装。

（四）产品的销售与售后服务。

（五）产品鉴定、评优。

（六）产品质量事故分析及处理。

B、非工业企业

（一）业务项目的研发与形成。

（二）业务项目的经营。

（三）业务项目的保障与监督。

六、科学技术研究类文件材料

（一）科研项目的调研、申报立项。

（二）科研项目的研究、试验。

（三）科研项目的总结、鉴定。

（四）科研项目的报奖、推广应用。

七、基本建设和技术改造工作类文件材料

（一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。

（二）基建项目和技术改造项目的设计。

（三）基建项目和技术改造项目的施工。

（四）基建项目和技术改造项目的监理。

（五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收。

（六）基建项目和技术改造项目的评优、创优。

（七）基建项目的使用、维修、改建、扩建。

（八）事故分析和处理。

八、设备仪器管理类文件材料

（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同。

（二）设备、仪器的开箱验收或接收。

（三）设备、仪器的安装调试。

（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。

（五）事故分析和处理。

九、会计工作类文件材料

（一）会计报告及报表。

（二）会计帐簿。

（三）会计凭证。

（四）其它文件材料。

十、职工个人管理类文件材料

（一）职工登记表；

（二）劳动调配材料；

（三）晋级、增资材料；

（四）考核、考查材料；

（五）学历记载材料；

（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

（七）奖惩材料；

（八）政审材料；

（九）个人诚信材料。