| 词条 | OA办公系统 |
| 释义 | OA办公系统即OA，是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。其实OA办公系统是一个动态的概念，随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，关于OA办公系统的描述也在不断充实，至今还没有人对其下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。当今世界是信息爆炸的知识经济统治的时代，在这种情况下结合技术的各种进步所产生的OA办公系统已与十几年前的OA发生了很大的变化。 实施工具如右图所示，成熟的OA办公系统具有清晰的多层结构、数据库层、功能层、界面层是分离的，所以在实施的时候可以最大限度的适应企业现有的IT环境，并对每个层次分别做出灵活的调整，而丝毫不会影响OA办公系统整体的应用。 在项目启动和项目实施过程中，全方位、多角度的保持通畅的沟通，倾听客户需求，达成更多共识，提高协作效率。和客户达成更多的共识，只会有利于双方的合作，有利于项目的成功实施。比如，产品化理论，九思软件说服太多的客户和九思软件一道坚持产品化的路线和服务，甚至有极少数偏离产品化路线的项目也在经历了诸多问题之后回到九思软件的产品路线上来。达成更多的共识，使客户和九思软件共同成长，一起擎起协同软件应用和服务的大旗。 协同OA办公软件在企业中的应用是一个复杂的系统工程，因为其不仅涉及软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程；不仅涉及软件应用而且需协调组织；与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。企业要想用好OA办公软件必须进行系统实施。其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量，更重要的是对实施过程的控制。因为企业管理软件能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响，事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。 不怕“出乱子”，避免消极管理，而要积极管理，先放后收，保护和促进基层员工的积极性。（消极管理的逻辑是——某些应用可能会带来一些乱子，那么一刀切，大家都不要用了；积极管理的逻辑是——某些应用即使可能带来一些负面的效果，但是为了信息化发展、为了办公效率的提高、为了组织整体能力的提升，我们还是要将这些功能用起来，只是多一些管理而已。负责人的智者会选择积极管理。）比如论坛、即时沟通、视频文件等等，从兴趣开始推进OA的应用。 随着协同OA软件的不断发展，OA实施顾问的角色逐渐实现了从保姆式实施到导师式实施的转型。导师式实施顾问是指以客户为主导，全局把握整个项目的进展，供应商更多的是在技术上协助、培训和指导，确保知识的传递。 在这种方式下，客户是自己单位业务的专家，由客户提出基础管理问题、梳理业务流程方案，甚至是各种基础数据的采集和调研、需求的深化，各种运行管理制度和项目激励制度，也往往是客户结合自己的管理风格自行制定，而实施顾问更多是以教练的角色，给出方法、工具、技术上的培训、指导、关键问题的答疑和辅助。这种类型的实施顾问，可以很好有效的实现知识和能力的传递，后续客户完全可以建立自己调整、变更和管理OA办公系统的能力，从而使得系统具备了活性，项目验收后，系统可以持续的深化应用下去，从而延长了项目的生命周期。 当然，导师式的实施管理方案，不只是一种方法论，对OA办公系统的易用性、易管理性、易维护性有很高的要求，否则，普通的用户员工很难在自身能力和时间有限的情况下，快速掌握OA办公系统的使用和管理，也就无法按时完成项目任务，成为整个项目实施的瓶颈和短板。 为了保证OA协同办公系统项目实施的成功，导师式实施顾问可以在以下四个方面对项目进行把控： (1) 选择恰当的项目人员 应当指导企业根据人员素质、业务能力、项目范围等方面选拔项目小组成员，并保证有技能的人员全职参与到项目中，确保得到高层管理人员的支持。项目人员必须是对项目大力支持，同时能够承受一定工作压力的员工，否则，内部的沟通协调成本就会抵消一部分项目的成功概率。 (2) 重视客户培训和考核 培训的内容应涵盖规章制度、协同管理理念宣传和协同办公系统操作指导等，可以采用通俗的文字说明、生动的PPT、直观的屏幕视频等培训教材，并制作培训记录和效果反馈文档以保证培训的质量，同时采用笔试、上机操作等形式进行考核，并及时将考核结果反馈给项目领导，在培训通报会上，可以采用提名表扬优秀者，不提名阐述不合格情况的方式，带动客户的学习积极性。 (3) 进行质量检查并及时纠正 建立阶段性的客户工作验收机制，并定期、不定期地进行跟踪纠正，保证客户工作的质量。在制定项目计划时就应在项目关键点处保留几天的弹性时间，以确保该项工作的顺利进行。 (4) 建立奖惩制度 对于OA协同办公系统，很多企业员工都有不同程度的抵触心理，一方面可以通过培训、宣传等方式抵消一部分抵触情绪，另一方面可以建立一套合理的奖惩制度来推进实施。如可以采用分享一条知识奖励一定金额的方式，带动一部分人分享知识的积极性，等到整体员工都有这种意愿时，即可取消奖励机制转而采取惩罚机制，以处罚仍不使用协同办公系统的员工。 正是由于OA办公系统实施顾问角色的转变，才促使了协同管理思想在更多的政府和企业人员中间传播，这也在很大程度上促进了OA办公自动化软件的发展，而协同管理思想的发展同时又促使着实施人员必须要关注这种角色转变过程中项目把控的重点和难点，这两方面相辅相成，共同为整合企业资源、提高政务绩效和企业效益而发挥自己的作用。 OA设计理念针对协同办公软件应用遇到的三大问题，采用如下设计理念设计产品，为用户提供的不仅是一个协同办公软件，更是一个易用的协同整合平台。 平台化设计目前市场上的协同软件项目合作方式有项目化方式、产品化方式、平台化方式。项目化方式虽然能完全响应用户需求，但是开发周期太长，质量不稳定，不可平滑升级等不足。产品化方式由于产品功能模块功能固定，适应面比较窄，难以满足用户不断增加的需求，解决不了“随需应变”问题，存在一定的局限性。市场上对于“协同平台”定义是不尽相同的，不少开发商提出的协同平台是指可供研发人员开发协同应用的平台，这种项目风险很大、工作量很大、失败的可能性也很大；用户需要的是开发商提供一个软件平台，在开发商对应用的理解基础上使用平台快速傻瓜式构建其应用。万户ezOFFICE协同管理平台的平台化设计理念，是把协同应用中共性的应用做到足够精致、足够灵活，把简单的个性的应用通过傻瓜式的自定义平台快速构建，在产品中我们部署了大量的开发与自定义工具，包括信息文档平台、工作流程平台，自定义模块平台，自定义门户平台等，最大程度的满足用户个性应用，帮助用户随需应变。 易用性设计易用性的设计体现在产品设计的每一个细节，是一个不太容易考量的指标，需要用户对系统的体验与感悟。ezOFFICE在易用性设计方面的指导思想是让用户少记东西、少操作、简洁、容易理解，同时遵循时间管理要求，帮助用户对事情进行分类处理等；在体系方面设立易用性测试小组等确保产品的易用性；面向前台用户，“做不需要培训的软件”是我们一贯的追求。 整合性设计整合性体现在产品的接口、可配置等方面，ezOFFICE在产品设计中部署有大量的接口，如自定义门户预留接口允许用户快速开发业务模块接入到系统门户中，工作流程预留接口实现与业务系统的整合，与AD域目录用户管理整合，预留组织管理、用户管理web service供与人事系统信息互动，产品采用插件式设计思想，可方便的更换短信接入，通过配置切换各种外部档案系统整合等等。 CIO选型陷阱CIO通常是协同OA项目的负责人，中国协同OA应用发展史可谓“成也CIO败也CIO”。在组织赋予CIO肩负起协同OA项目选型和建设职责的同时，不少CIO却也还满怀激情地冲向了陷阱。 陷阱一：缺乏长期规划CIO一般有当前的项目规划，而无长期战略规划，为项目的早夭埋下了伏笔。 陷阱二：需求贪大求全如果你坚信自己采集的需求是一种客观的需求，是必须被100%满足的需求，你就离失败不远了。那么，如何认识自己的需求? 首先，绝大多数的协同OA需求都是发问卷给相关人采集汇总而得来的，以这样的形式采集汇总的需求造就了中国过去近20年几乎所有的协同OA都走项目化； 其次，看着别人的协同OA产品还凑合拿来就用。如果你也是这样整理需求的，那简直就是自杀，这种看上去合乎逻辑的需求成型方式里面却埋藏着失败的种子； 再次，世上没有一套现成的软件能够100%地满足。依据企业各部门甚至个人的需求开发出来的协同OA软件，可能功能看上去非常丰富，但实际上却形成了一个个以部门为中心的应用孤岛，最后大家用起来一头雾水。 所以，如果我们要以整个组织高效协同为目标，那么,把我们协同在一起的功能软件才是企业真实所需； 最后，企业CIO要提醒大家放下本位主义，先找到一个组织共性的需求，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。我们先后研究了中国数十家协同OA厂商，如金和、九思软件、泛薇等，仔细评估了超过200种常见协同OA的功能菜单，最后找到了那个共性的需求，这就是“协同”。目前来看，九思软件协同工作方面做得不错。因此，选型的时候一定要看这个协同OA产品是否有这样的一个功能能够满足这个共性需求！ 陷阱三：实施急功近利如果你认为做软件只要会编程就能做，那你可就大错特错了!写程序是邻居家的高中男孩就能干的事情。 软件是包含责任关系的商品，需要复杂的支撑体系。软件业已经发展到工程学的水平，拥有严格的环节分工和检验标准。 从需求开始，有专业的人员进行需求的采集、提炼、评估，形成应用的“概念设计”；经过评审后，技术高手会充分考虑诸多因素后提出“构架设计”，评审后才会到开发部形成“应用设计”，评审后才会有“代码开发”，然后是“功能测试”，最后才能交给你。这期间，所有的环节都应该是最优秀的人力资源在保障质量，所以你千万不要指望找到一个非常廉价还百依百顺的供应商，根据你的指令快速而完美地帮你达成目标。 陷阱四：追求新技术对新技术的片面性追求常常导致项目成为了项目负责人(特别是CIO)自娱自乐的畸形产物。探索的精神无可厚非，但是毕竟尝试性的技术探索对于组织应用所期望的稳定性、实用性而言是高风险和高成本的。 技术先进性的价值不在于先进本身，而在于先进对扩展性、性能、安全性、集成性、易用性。 以高端厂商面目出现的九思软件,无论是协同OA系统的易用性或协同OA系统扩展功能上面具有显著的成效。作为“集团化协同办公系统最佳产品奖”获得者的九思软件，其iThink协同管理软件提供一个可灵活扩展的框架结构，部署了大量构件、采用JAVA语言编写、以多维门户形式展现，系统支持各种部署模式、各种操作系统、各种数据库和中间件，并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系。由于J2EE的开放性，iThink支持各种服务器、操作系统、数据库、中间件和应用软件。 我们相信CIO对于协同OA软件的评估侧重应用和技术是理性的，但我们也同时注意到，CIO对于推动组织建立新型工作行为模式的艰巨性和挑战性的重视程度不够，常在对未来技术应用发展趋势的无限可能性的冥思苦想中忽略了组织与协调成本，导致系统实施成为踏入泥潭的第一步。 陷阱五：实施缺乏导向实施被不少CIO理解为软件开放、安装调试、培训、测试、上线这一类的事务，但我们认为这不是实施，至少实施的目标错了，不是结束一个软件的部署过程，而是在这个过程中达成管理提升的目的。如果前面所说的工作是必需的过程，那么达成管理目标才是实施的结果。遗憾的是，极少有CIO在实施计划中明确地提出管理提升目标，最高的层次也就是具体枝节需求的满足。最理想的结果也就是安装了一套对大家没有价值感受的软件! 系统需求随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统，从而提升其管理水平。具体表现在： 1）需要一个高效的协同管理工作平台 能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。 2）需要一个有效的知识资产管理平台 过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。 3）需要一个个性化的系统访问门户 传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。 4）需要一个良好的组织文化管理平台 开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。 5）需要一个集中的信息整合呈现平台 办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。 6）需要一个灵活的业务流程整合平台 当组织面临客户不断提出端到端的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。 综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式。 选择误区案例越多越好 在选择OA产品时单纯以软件产品的案例作为软件采购的标准，甚至唯一标准。然而这对于IT技术日新月异变化的软件来说，这个标准往往让你选到的恰恰是过时的产品，甚至于即将被淘汰的产品。一个最有说服力的例子就是，3年前出的笔记本电脑或电视机的案例肯定比今年新推出的笔记本电脑或电视机的案例多得多。可是3年前的电脑，3年前的电视机还有人要吗?同样，在移动OA领域，技术的进步更是日新月异，智能机和3G的引入就是最近一两年出现的，显然基于非智能机和非3G环境的设计在技术的先进性上已经落后但是案例必然比前者多。此外，前几年的第一代的移动OA采用的是短信技术，第二代移动OA采用的WAP技术，这种技术已经被淘汰，它们的案例也一定比刚刚发展起来的采用Web Service技术的第三代移动OA多的多，但是现在这种技术还有人使用吗？在技术的进步以指数级增长的今天，一味地追求案例多，只会选择到一个技术上即将被淘汰的产品。因此选用软件第三条准则就是：绝对不要以案例多作为选择软件的唯一标准 。 。 技术架构整体技术架构：采用系统为B/S架构，采用客户端浏览器-WEB应用服务器-数据库服务器三层结构，采用基于履盖率最广的、成熟的JAVA系统构架；此类系统国内较为知名的有天络在线等主流品牌。系统一体化：系统采用统一部署，集中管理的方式，实现统一登录、统一权限、统一界面、统一基础数据管理； 开发工具：采用.NET或者JAVA语言进行软件开发； 数据库：支持SQL SERVER 和 ORACLE数据库作为系统数据库平台，客户端浏览器需支持IE6.0，客户端操作系统需支持Windows 98/me/2000/xp； 系统实用性：系统采用搜索引擎的概念，通过一个操作界面的进入，尽可能的把用户所有想查询的信息都关联起来，避免使用者进行大量的学习和记忆，让使用者操作起来轻松自如； 系统易用性：系统界面采用了大量的图形化的方式，使用人员操作更加的形象，针对系统的界面以及各种信息的提示，系统也进行了二次的封装，全部是标准的中文提示，避免出来系统级的英文提示； 系统适应性：系统本身采用的是三层技术架构以及模块式的开放方式，即实现了操作层、业务层、数据层的分离，以及各应用模块的独立，这样适合公司根据实现情况进行调整； 系统开放性：系统采用了市场上最成熟的编程语言.NET、数据库 MSSQL、三层结构框架，这些技术对后期的维护与升级是非常简单； 系统扩展性：系统本身是一个工作流平台，已经预留了大量的数据接口、动作接口，可以实现与门户网站、第三方业务系统、第三方应用系统的无缝对接； 系统安全性：系统采用了硬件加密锁、128位加密算法、IP地址锁定、在线自动检测等多重安全机制，确保系统的稳定与安全； 系统承受能力:系统运行稳定可靠，系统资源占用低，系统满足能无限公司数，能支持6层以上组织结构，支持1000以上的瞬时并发数，能支持公司或部门迁移等在线处理业务能力。通过LoadRunner 负载及压力测试； 权限设置灵活性：系统涉及到的部门、公司比较多，公司权限比较分散，因此要求系统比较灵活的对系统权限进行灵活分配。系统能够实现控制界面上的每一个菜单； 系统的应用速度：系统可以同时支持1000人并发数据处理，系统从数据底层架构到应用层的处理，都经过了严格的数据压力测试保证了系统的高效运行，不会出现系统速度奇慢的现象。 系统测试一、经验不足：这个当然要靠不断的测试去弥补，单纯的按照测试工作年限去衡量一个人的经验是不对的，因为如果结合理论和实际去积累经验的话，一年经验不比两年经验差。 二、抓住测试重点：比如这个OA系统，包括好几个子系统在里面，有员工管理，图书管理，招聘管理，考勤系统。当初测试的时候根本没有去比较这几个系统的轻重问题，后来我一想才知道，重点应该是考勤系统，因为这个系统涉众最多。在实际测试中，我测的最不仔细的恰恰是这个子系统。因为其他子系统的功能比较好测试，不涉及代码方面的东西。然而考勤系统比较复杂，特别是邮件方面的，一周发一次邮件，必须修改代码才能完成测试，后来开发的跟我说，要么这个功能我自己来测试，但是后来就是邮件功能出了问题。教训：测试的覆盖率要保证，抓住关注度比较高的主要功能进行仔细测试，一定要自己确认！ 三、控制提交版本次数：个人觉得测试版本次数应该控制在三到四次，不能修改几个BUG就提交一个新的版本（当然，有时候要修改某个BUG以后才能方便以下的测试，这个就要特事特办了）。一般流程是：提交一个测试版本过来以后，按照测试用例跑一遍，在跑的过程中，可能会想到新的扩展路径，这个时候一定要把扩展路径写到用例中去，一般都要完全跑完了以后再提交下一个版本。这步完成了以后，开发人员肯定改BUG去了，利用这个时间进行随机测试，主要测试点当然是出现BUG的地方。开发把BUG都出来好了以后（FIXED的，postpone的，reject的），提交第二个版本，这个版本提交过来以后，首先要做的肯定是BUG验证，验证BUG是否真的已经修改。然后进行第二轮测试，这轮测试可以有选择的测试一些模块。接着再提交第三版本进行，这个版本花的时间不多，主要是扫除漏网之鱼。这个时候就可以根据系统情况，感觉还有问题的话，提交最后一个版本，按照用例跑一遍，OVER。 四、分类相似BUG：比如删除重要数据时，要给出确认删除的提示，通常如果一个模块有这个问题，其他模块也会有这个问题，这个时候一定要把这些全部找出来，提交到BUG管理工具中去（TD等）。 五 有计划的测试 OA测试的过程与措施 在测试以前需搭建一个测试环境，企业用户和OA软件厂商都可以访问，如果测试环境构建在Internet环境则非常方便。 1、明确测试的目的和用户需求 2、制定合理的测试计划，合理的安排人员和时间； 3、准备测试的用户账号、数据和测试的功能； 4、使用不同用户账号和不同身份，对不同的业务模块或流程步骤进行测试； 5、记录测试的问题并提交给OA软件厂商，OA软件厂商对问题进行分析并修改； 6、对OA软件厂商修改的问题进行测试验证； 软件测试确实在很多企业中没有经历过，一般软件厂商会在其软件定制开发的过程中发生。然而，企业用户通过OA系统测试，可以及早的发现问题，特别是有计划的测试，可以更好和OA软件厂商进行紧密的配合，缩短了OA项目的实施周期，提升软件系统的质量和适应性，降低了后续系统正式上线后的运行风险。 |
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