海口市档案局（馆）是市政府直属副处级事业机构。基本职能：主管全市档案事业行政管理和档案保管利用。

【主要职责】

1、贯彻执行党和国家及省有关档案工作的方针政策、法律法规、规章；依法拟定并组织实施本市档案工作的政策、法规、规章和规划、计划；对全市档案工作实行宏观管理。

2、组织、指导、检查、监督、协调 全市机关、企事业单位、群众团体做好文书、科技和专业档案业务工作，如期完成各项档案工作任务。

3、负责组织全市档案宣传、档案专业教育和档案专业干部培训工作；参与档案专业技术职务评聘工作。

4、定期接收、征集档案 ；负责档案的整理、保管、统计、提供利用和鉴定存毁工作；维护档案的完整与安全，推进档案工作的科学化管理和现代化建设。

5、编写参考资料，公布党政文献及参与编史修志。

6、组织召开全市档案工作会议，定期分析档案工作形势，总结交流经验，表彰先进，并向政府报告工作。

7、指导海口市档案学会工作，开展档案学术的研究、探讨和交流。

8、承办市政府和上级部门交办的工作。

机构设置

【办公室】

起草和审核有关文件、报告；负责会议组织、秘书事务、信息综合、文电处理、本局文书档案管理和机要保密工作；制定内部规章制度；负责本局（馆）的机构编制、人事管理、退休干部服务和党务工作；负责信访接待工作；负责行政后勤管理工作；财务管理职能按有关规定执行。

【指导科】

负责对全市机关、企事业单位、群众团体的档案工作进行检查、监督和业务指导；监督本系统法律、法规、规章的执行情况，拟定海口市档案管理地方性法规和规章草案；负责档案宣传和本系统的教育培训工作；参与档案专业技术职务评聘工作；负责开展档案学会活动，组织学术研讨和交流。

【管理科】

定期接收全市机关、事业单位、群众团体在工作中形成的具有永久、长期保存价值的文书档案及各门类、各种载体的档案 ；负责接收撤销机关的全部档案；负责档案的整理、统计、保管、提供利用和鉴定存毁工作，维护档案的完整与安全。

【征集编研科】

负责征集海口市历次重大活动中形成的各种载体的档案、资料和海口市各时期有关方面的档案史料；负责利用档案编写参考资料，公布党政文献及参与编史修志工作。

【档案用品服务】

一、档案用品的特点：

1、规格标准：所有档案卷皮、归档文件目录的规格均采用中华人民共和国国家标准，由海口市档案局监制。

2、选料优质：所有档案卷皮采用美国进口牛皮纸为原材料，坚韧耐磨。

3、品种齐全：有科技档案、会计档案、文书档案、照片档案、干部档案及各门类的档案装具、档案目录表格、文件处理单、收发文本、电话记录本等。

4、价格合理：各类用品，按质论价。

二、服务标准：热情接待 保证质量

【档案业务知识培训】

一、服务方式：

各单位在档案业务工作中提出指导要求或者根据我市档案工作的实际情况举办各种类型的档案业务知识培训班：上岗（档案）培训班、专门（专业）档案业务培训班、法规政策培训班、理论提高班等。

二、服务标准：热情、主动、周到，使受培训人员胜任本职工作。

【档案业务咨询、指导服务]

一、服务事项：

为进一步学习贯彻《中华人民共和国档案法》以及各项档案行政法规，依据有关档案业务规范、要求，对我市各级、各类档案馆、室，在档案收集、鉴定、整理、保管、统计、编目与检索、利用服务、编研、档案的宣传与教育等方面采取制发业务规范文件、上门指导、电话咨询释疑等形式进行指导。

此外，还对海口市各单位的文书档案整理工作提供档案技术咨询服务。

二、服务方式：

1、上门指导：可先采取电话预约，再具体商定指导时间。

2、电话咨询：在文书档案、会计档案等方面遇到的一般疑难问题，可来电咨询。

3、承包立卷：在整理文书档案过程中，涉及的案卷内容较多，耗时较长，案卷质量较难把握者，可将案卷送来，我们协助整理，整理完毕酌情收取档案技术咨询费用。

三、服务标准：热情、周到、严谨、保密、讲求时效、质量合格。

【档案寄存业务】

为加强我市的档案管理，防止档案的散失和损毁，确保档案的完整与安全。根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，开展档案寄存业务。

寄存档案范围：本馆所接收寄存的档案是不属于市、区档案馆接收范围的企事业单位、社会组织和个人具有保存价值的档案资料。

服务事项：档案保管鉴定，档案消毒，档案复制，档案整理、编目，档案查询利用，档案业务咨询等。

服务方式：以服务社会为宗旨，实行有偿服务和自愿寄存的原则。

服务标准：建立科学的管理制度，配置先进的设备、设施，实现档案管理现代化，维护寄存者的合法权益，确保档案的保密和安全。

【档案消毒服务】

服务事项：对机关、企事业单位、社会团体和个人具有保存价值的各种纸质档案资料进行真空充氮消毒（物理消毒法）。

服务标准：确保经过消毒的档案，杀虫率为100％，去霉杀菌率为80％以上。

海口市档案馆属科学文化事业机构，列入事业编制，负责本行政区域内档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用和编研，为社会主义物质文明和精神文明建设服务。

建馆初期，市档案馆工作虽然长期处于一无馆库，二无设备，三无专业技术干部和机构多变的状况中，加之文化大革命的冲击，历尽了挫折与磨难。但这一既古老又常新的社会文化事业，仍以其顽强的生命力和不可或缺的社会需求，从封闭半封闭型向开放型转变，从为阶级斗争，为党政机关服务向为经济建设、为社会各项事业服务转变。档案管理也从简单的手工操作逐步向计算机检索转变。特别是近几年来，在市委、市政府的领导下，在上级业务主管部门的指导下，海口市档案馆工作已步入正轨，各项工作都取得了长足发展。

（一）案卷质量逐年提高。随着形势的发展，档案工作的重点也从以往抓立卷进度向抓案卷质量方面转变。针对馆藏档案案卷质量存在的问题，从1991年开始，市档案局（馆）采取了边检查评比，边督促指导的方法，对进馆档案的案卷质量进行把关，在检查评比中发现问题，及时指出，限期纠正。同时以质量合格的案卷为典范进行对比学习，收到了较好的效果。为确保案卷质量，还从归档文件的收集、分类、组卷、案卷排列编号、目录填写、案卷封皮至案卷题名的拟写等整套立卷环节作了具体规范的要求，制订具体细则标准，以正式文件发到各立卷单位执行。从而大大提高了案卷质量，使案卷质量基本达到规范化、标准化要求。

（二）逐步实现档案的计算机检索。近年来，市档案馆为提高档案电脑化管理水平，以适应信息时代的要求，先后购置了ICL486型、IBM奔腾型、联想奔月4000（PⅢ型）电脑4台。并在原编《海口市机构沿革》、《土地管理》等6个专题的目录索引的基础上，按照档案著录规则格式，进行文件级著录。

（三）充分利用档案信息资源，为社会主义两个文明建设服务。近年来，市档案馆坚持以经济建设为中心，服从和服务于市场经济主战场，积极主动地开展档案资料的提供利用服务。