词条 | 档案管理数字化 |
释义 | 档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中,以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。 档案管理数字化是信息时代的必然要求,建设数字化的档案管理应注重对档案管理软件的选择,一款好的档案管理软件,往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果,它不仅可以提高经济效益,而且还可以大大提高办公效率。 档案管理数字化定义档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料,为了充分发挥档案资源的价值,必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题,但长期以来,我们的档案资料固守传统的模式,一般用纸质文档存储在档案室里面,查找检索起来非常费时,存储档案空间又大,维护起来也不方便,对档案的备份也需要大量的人力物力,而且容易出现错误,这对社会经济的发展不利,随着计算机信息技术的发展,档案的数字化已成为必然的趋势。 如何实现档案管理数字化要实现档案管理的数字化,最关键的动作就在于需要将纸质的档案,例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中,而要实现这个动作,一是需要有关硬件,二是需要电脑软件。有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等,电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件,例如“万能档案-收发文及档案管理软件”。 万能档案-收发文及档案管理软件“万能档案管理软件”是一款以公文处理一条龙、各类档案的规范化管理为一体的档案管理软件,该软件采用Access、Sql sever数据库,分为单机版、C/S网络版两个版本,可稳定运行于Win95/98/ME/NT/2000/XP电脑系统,软件严格参照国家档案管理局《归档文件整理规则》进行开发设计,已成功应用于近千家国家行政机关、企事业单位等,软件界面友好、功能全面、操作方便,主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助八大模块,涵盖了日常工作的方方面面,并且软件在档案自动采集、登记簿连续打印等方面有非常优异的表现,深受用户好评。 万能档案管理软件具有8大特色: 1、以国家档案局最新发布的《归档文件整理规则》为标准设计,专业性强,权威性高,操作方便易上手,成功应用于很多行业。 2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助八大模块,涵盖了资料登记、立卷归档、检索借阅、档案移交等各项日常工作,并使工作处理流程规范化,大大提高了工作效率。 3、支持保存各种格式的电子文件,如word、excel、扫描文件等,同时也支持保存电子路径,可直接打开目标文件夹、文件或网页。 4、根据录入档案资料的不同,可自定义档案模板。 5、可利用日常录入的数据对档案内容进行自动采集,方便省心。 6、内置完备的打印格式并可对打印格式自定义,支持连续打印登记簿,类似银行打印存折,使每页最终打印为满页。 7、可以设置多个用户,并且根据工作需要为每个用户设置不同权限,提高了系统数据的保密性和安全性,满足了各类档案的管理和控制需求。 8、可以通过局域网或广域网上的其它计算机进行数据的登记、检索,并可授权相关用户直接打开登记的电子文档。 |
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