关于印发《天长市普通中小学学生电子学籍管理办法（试行）》的通知

各中心学校，中小学：

为切实加强我市中小学学生电子学籍管理工作，市教育局拟定了《天长市普通中小学学生电子学籍管理办法（试行）》，现印发给你们，请遵照执行，并将在执行中遇到的困难和问题及时报市教育局中、小教科，以便进一步健全、完善。

天长市教育局

二〇〇九年八月二十五日

报：滁州市教育局

天长市普通中小学学生电子学籍管理办法

(试行)

第一章 总则

第一条　 为了全面贯彻国家的教育方针，加强中小学学生学籍规范化管理，推进教育管理的信息化和现代化，特制定本办法（试行）。

第二条　 本办法（试行）适用于天长市所有小学、初中、九年制学校、普通高中和市教育局的电子学籍管理。

第二章 入学、注册和建档

第三条　 义务教育阶段新生入学。全市义务教育年限为九年，接受义务教育的起始年龄为六周岁，残疾儿童、少年入学年龄可适当放宽。小学、初中新生实行免试就近入学。

农村新生入学。镇政府（街道办事处）或委托中心学校按照辖区内适龄儿童、少年名单，在新学年开始前15天，向适龄儿童、少年法定监护人发放《义务教育入学通知书》，法定监护人持《义务教育入学通知书》在规定时间送适龄子女到指定学校就读。

市区新生入学。由适龄儿童、少年法定监护人根据市教育局确定的学校施教服务范围，在学校公布的时间送子女到学校报名。报名时需出具法定监护人及其适龄子女在本施教区的户籍、住房（房产证）等有关证明。

第四条　 普通高中新生入学。初中毕业生根据天长市教育局公布的各类普通高中录取结果或录取通知书到相应学校报名，各普通高中要严格按照招生规定招收新生，由市教育局上报，经滁州市教育局审定后，将正式录取的学生名单报省教育厅注册，由省教育厅审定并分配学号，取得学籍。

新生入学后，如发现有下列情况之一者，不予注册学籍：不符合入学条件；弄虚作假；冒名顶替；已被其他学校录取；高中阶段在籍或已毕业；不符合其他有关规定。

第五条　 民办学校按照教育行政管理部门确定的招生范围、标准和方式招收小学、初中、高中新生，新生名单需报当地教育行政主管部门备案。

第六条　 小学、初中、高中新生入学后，学校为学生建立纸质档案并使用国家统一要求的电子学籍管理软件系统建立学生电子学籍档案。对已有电子学籍档案的学生小学升初中，初中升高中的情况，参见后述升学说明。

第七条　 学校应为电子学籍管理系统配备专用计算机，并安排专人担任学校学籍管理员。电子学籍档案包括学生学籍档案和学校基本信息档案，电子学籍档案应永久保存。学籍信息录入要求见附件1：安徽省中小学学籍管理系统数据项录入规范。

第八条　 新生建档(小学一年级新生和由外省、市转入的学生)。各学校必须按学籍系统要求，建立全部新生的基本信息档案。新生入学取得正式学籍后应进行电子学籍注册，学生相关信息正式转入电子学籍数据库。学校负责录入在校学生学籍信息。学校管理员应进行数据核对，将学生信息、学校信息一并上报，上传至市教育局电子学籍管理系统中。学生学籍信息编码分学籍号（终身识别号）和地区学号，学籍号实行全省统一编号，统一管理。地区学号可以随机生成。转学、休学、借读等学籍变动均不改变学生学籍号。义务教育阶段学生学籍信息编码规则见附件2：安徽省义务教育阶段学生基本信息编码规则。高中阶段学生学籍信息编码规则按照省教育厅《关于实行安徽省普通高中学生基本信息编码管理的通知》（教基〔2008〕7号）要求执行。

第九条　 学校给小学一年级新生和由外省、市转入的学生建档后，经市教育局审核后转入学籍库。由外省转入的普通高中学生需报省教育厅审批，由省教育厅统一分配安徽省的学号，才能取得正式学籍。学生学籍信息经市教育局核准后，学校不得随意修改。学校需变更学生学籍时，要通过电子学籍管理系统，经市教育局审核同意并与教育局服务器同步变更后方为有效。

第十条　 适龄儿童、少年因故未及时上学或在外地上学要求转回户籍所在地上学的，市教育局按就近入学原则安排学校就读，就读学校为其建立电子学籍档案，并带相关证明材料到教育局审核注册。

第三章 学籍变动

高中学段学籍变动有滁州市教育局审批，报省教育厅基教处备案；义务教育学段学籍变动审批由天长市教育局审批。

转学

第十一条　 市内转学。普通高中转学：同级示范高中可以互转，示范高中学生可以转入一般普通高中，普通高中学生可以转入中等职业学校，一般普通高中学生不得转入示范高中，中等职业学校学生不得转入普通高中。学生个人向转出和转入学校书面申请，转入学校同意后开具接收证明，转出学校开具转学证明，转出和转入学校学籍管理员及教育局学籍管理员审验同意转学证明材料后，在网上进行电子学籍的转学操作。

义务教育阶段转学：转学程序与普通高中转学相同，审核机关是天长市教育局。

第十二条　 跨省、市转学。由外省、市转入，由于本市学籍管理信息系统中没有该学生的电子档案，只能按新生情况为其新建电子学籍，参见前述新生入学、建档和注册。学校为该生新建电子学籍，需带户口本或相关证明材料到市教育局办理审核手续。

由本市转至外省、市，由学校学籍管理员在学籍系统中提出转至外省、市申请，并在备注中注明转入省、市及学校，报上级审批部门审核。同时学校要及时转出学生的纸质学籍档案，学生转出的纸质学籍档案及相关证明材料要到市教育局办理审核手续。

第十三条　 学生转学一般在学期初办理，转学不得变更就读年级；毕业班学生一般不办理转学手续，学生在休学期间不准转学。

留级

第十四条　 学习成绩特别落后的普通高中学生，由学校根据留级的相关规定，在学生电子档案中提交留级申请，审批部门审核后生效。

省（市）级示范高中和一般普通高中毕业年级学生不设留级，一般普通高中非毕业年级的留级比例控制在本年级学生总数的千分之五以内。

义务教育阶段学生不得留级

休学、复学

第十五条　 休学。学生因伤病或其它原因连续缺课超过3个月仍不能上学的，由学生本人或法定监护人提出书面休学申请并提交有关证明材料，经学校审核并开具休学证明，审批部门批准后，可准予休学。学校学籍管理员及教育局学籍管理员审验有关证明材料后，在网上进行电子学籍的休学操作。

休学期一般为一学年，毕业学年内一般不予休学。

第十六条　 复学。休学期满，学生或其法定监护人向原就读学校提出复学申请并出具相关证明，学校同意后，在学籍管理系统中向市教育局提交复学申请并开具复学证明，教育局批准后，可准予复学。复学后到其他学校就读的，按前述转学规定进行处理。

注销学籍

第十七条　 注销学籍包括退学、停学、开除学籍、勒令退学、正常死亡、非正常死亡、其他等情况。

第十八条　 义务教育阶段的学校不得开除或者劝退学生。

第十九条　 普通高中学校学生因患不能治愈的重症或患慢性疾病长期休学，不能坚持正常学习（必须有县市级以上医疗机构证明）；学习期间因意外伤害性事故导致严重的智力缺陷或生活不能自理（必须有县市级以上医疗机构证明）；学生出国定居（必须凭学生本人护照复印件、户口簿复印件），可以办理退学手续。学生或其法定监护人持相关证明向学校提出书面退学申请，学校审核上报经天长市教育局同意报请滁州市教育局审批后，予以退学。

高中学生在一学期内连续旷课超过8周或累计旷课10周及以上，经学校与家长联系帮助教育无效者；或休学期满，经学校与家长联系仍未复学或不按期办理继续休学手续的，学校上报经天长市教育局同意报请滁州市教育局审批后，可按自动退学处理。

对犯有错误的普通高中学生应给予帮助或批评教育，对极少数严重违反《中学生守则》、《中学生日常行为规范》和学校规章制度等有关规定的，可分别给予警告、严重警告、停学和开除学籍处分。

　恢复学籍

第二十条　 对第十九条中所列情况和转至外省、市后又转回本市就读的学生等等，无需另行新建电子档案，只需将系统中原有的学籍予以恢复。

第四章 升级、升学和毕结业

第二十一条　 升级。义务教育阶段学生的电子学籍在每年8月20日下午5：00整由学校学籍管理员在电子学籍管理系统中设置升到本校上一年级，其中六年级和九年级要首先设置为“已毕业”状态，然后才能设置其他年级升级。普通高中学校学生的电子学籍在每年6月30日下午5：00整由学校学籍管理员在电子学籍管理系统中设置升到本校上一年级，其中高三毕业班级要首先设置为“已毕业”。各学校学籍管理员要根据情况及时修改有关信息。

第二十二条　 小学升初中。初中一年级学生学籍需重新建档，参照前面第八条执行，其中学籍号不得变更，地区学号可随机生成。市教育局对各初中提交的小升初学生名单进行审核，审核工作在每年9月20日前完成。

初中升高中，参照前面第四条执行。

第二十三条　 学生在小学、初中、高中学习期满，成绩符合毕业、结业规定，由学校管理员在学籍管理系统中提交毕、结业申请，并填写毕业证书编号，审批部门审核，学校接受审批意见后生效。

第五章 管理权限和责任

第二十四条　 学校管理员权限和责任。结合本校实际情况制订本校的学籍系统使用和管理规定，管理本校电子学籍账户。

维护本校基本信息；对符合转学规定转入本校的学生进行确认接收；对学生学籍的异动按前述要求在网上向主管部门提出申请并接受审批数据；对学生毕结业按前述要求向主管部门提出申请并接受审批数据。

维护本校学生的学籍基础数据：学生基本信息发生变动（如重新分班、学生法定监护人的信息发生变化、学生的其它信息发生变化、学生照片与文字信息不符等），学校必须及时进行修改；对无权修改的关键信息，如姓名依法更改、性别录入有误等现象时，要带相关证明材料到主管部门申请修改。学生姓名依法变更后，其原名作为曾用名予以保留。对关键数据信息（如学籍号、身份证号码等）严禁修改。

对小学一年级新生和由外省、市转入的学生新建电子学籍档案，并向市教育局提交注册申请。必须保证电子学籍数据和纸质档案相一致。

第二十五条　 中心学校管理员权限和责任。对管辖内学校的撤并提出申请；对管辖区内学校班级的跨校转移进行操作，使数据与实际情况相吻合；对管辖内各级学籍管理员进行培训。

第二十六条　 市教育局管理员权限和责任。有直接维护辖区内义务教育阶段任何班级、学生的基本信息和直接操作学籍异动等权限。

审核所辖区域内义务教育阶段学生的异动，小学、初中毕业学生的毕结业、学校撤并等申请；管理所辖区域内各级操作员，初始化下级用户的密码；管理本市公告栏目设置，发布必要的公告；培训所辖区域内各级学籍管理员。

审核所辖区域内义务教育阶段学校提交的新增学生注册申请。

第二十七条　 市教育局和各学校都要建立学籍审核制度。学校每学期审核一次学生学籍，市教育局每年对所有学校的学籍管理情况审核一次，时间统一安排在9月1日—9月30日进行，也可随机抽查审核。审核工作要严格按照学籍管理规定的要求进行，确保学籍管理工作的规范、学籍变动手续的完备、学生基本信息和学籍变动信息的准确。

学籍审核要保证学校名称、代码、年级和班级设置等学校基本信息的准确、学生基本信息和其他信息中各字段的规范和完整；在校生数、毕业数、招生数、学籍变动情况等各种学籍数据要保持一致。

学籍审核中要特别关注：招生和毕业学生情况，上学年休学与本学年复学情况，辍学情况，转学和借读学生情况，电子学籍数据和纸质档案不一致情况。防止辍学不登记、休学和复学的学生不吻合，转学无手续，流动人口子女不标注的情况发生。

各级学籍管理员每周至少要登陆系统两次，及时处理日常工作。

第二十八条　 天长市所有中小学，必须为学生电子学籍管理系统落实管理人员，配备相应的设施和装备，完善相应的管理制度。市教育局配备专用计算机、服务器等网络设备，并设置好外网访问。

第二十九条　 各中小学要将本校学籍管理员名的基本信息统计报教育局备案。基本信息包括姓名、所在单位、办公电话、手机、电子邮箱、QQ号等。学校学籍管理员一经确定，中途不得随意更换，特殊情况必须更换的，须向学籍主管部门申请，并上报新管理员的基本信息，经批准后方可更换。

第三十条　 不具备上网条件的学校，由中心学校指定代理管理员，代理管理员必须担负起所代管学校学生电子学籍的管理责任，加强与代管学校的联系，随时掌握代管学校的信息，及时录入和修改更新相关信息。2010年秋季起所有镇中心小学、镇属小学（不包括村小）必须上网。

第三十一条　 建立定期上报制度。每学期各校上报学籍管理数据一次。每年9月30日为学校学籍管理数据上报时间点，上报新学年的新生信息，10月初学校将审核后的数据上报到市教育局电子学籍数据库。春季学期开学第20日为学校学籍数据上报时间点，上报新学期的学生变动信息。市教育局汇总后将数据上报到滁州市教育局。对于学籍变动信息、毕业信息等信息应按照教育局的要求，在规定的时间内进行上报。

第三十二条　 建立学籍管理数据保密制度。由于学籍管理信息涉及到学生及家庭的情况，必须予以保密。学籍数据库只能服务于教育、财政部门和学校管理与教学。未经授权，任何人不得更改或查询库中的数据，不得用作其他用途。市教育局和各学校都要建立学籍管理数据保密制度并严格执行，确保学生基本信息不公开、不扩散。要加强技术安全工作，作好计算机、服务器的防病毒，防止“黑客”攻击，保证学籍管理在相对封闭的系统内正常运行。

为确保学籍管理数据的安全，各学校上报给市教育和财政部门的数据，在特殊情况下，经领导审核后，采用数据存储在移动存储器上由人工递送的方式进行。

各级管理员要有安全和保密意识，禁止泄露自己的密码（或口令）给他人，并杜绝共用同一账号的情况（可根据需要在系统中新建用户）。所有用户在系统中的任何录入和修改更新，系统将自动记录用户名和时间等信息。

第三十三条　 追责。各授权用户，不得在系统中任意篡改数据。各级学籍管理员应严格按照此办法（试行）录入、修改、审核相关信息，切实严肃工作纪律，认真落实管理责任制和责任追究制。

第六章 附则

第三十四条　 各学校可以根据本办法（试行）和实际情况制定操作细则及相应的岗位责任制度。

第三十五条　 本办法（试行）的解释权属天长市教育局。

第三十六条　 本办法（试行）自发布之日起施行，此前有关电子学籍管理的规定停止执行。网上电子学籍变动及审批流程另行通知。

附件1：安徽省中小学学籍管理系统数据项录入规范

附件2：安徽省义务教育阶段基本信息编码规则