奎教政发[2004]16号

关于印发《奎文区普通中小学学籍管理工作规范(试行)》的通知

各中小学：

现将《奎文区普通中小学学籍管理工作规范（试行）》印发给你们，望结合各自实际情况，认真贯彻执行。

二○○四年三月一日

奎文区普通中小学学籍管理工作规范（试行）

中小学学生学籍管理，是学校对取得入学资格、报到注册后学生的学籍档案和为搞好学籍档案而建立的有关制度、程序、表格进行管理、监督和服务的活动。学籍管理是学校管理的重要内容，为进一步加强学籍科学化、规范化管理，提高教育管理、教育统计程度，更好地为学校、为学生、为社会服务，特制定本工作规范。

一、 学籍管理的工作范围及内容

高中：依据市教育局审核、批准的新生录取名单发放

录取通知书，新生持通知书和有关证件在规定时间内到学校办理注册手续，填写“普通高中学生简明登记表”，加编省统一学号，报区、市教育局备案，区教育局建立学籍卡片后，即取得高中学籍。

初中：依据区教育局划定学片，结合学校下达的招生计划，在区教育局管理、参与、批准、协调下录生，在规定时间内由学校到区教育局办理入学注册手续，建立学籍档案，取得初中学籍。

小学：依据区教育局划定学片和招生计划，凭小学新生入学通知书在规定时间到区教育局办理有关手续，由接收学校填写学籍卡片，取得小学学籍。

学生取得学籍后，高中、初中建立学籍档案，小学建立学籍卡片，用以记录学生在校期间的学习、表现、出勤、体质状况、社会实践情况等情况。同时，为搞好学生的档案管理，学校要建立相应的行政管理档案，以汇集整个学校的教育教学有关情况。因此，学校行政管理档案和学生的学籍档案都应列入学校学籍管理的工作范围。

高中学生学籍档案的主要内容包括：（1）高中招生报考登记表；（2）高中学生简明登记表；（3）高中学生学籍卡片；（4）普通高中毕业生登记表；（5）普通高中毕业生家庭情况调查表；（6）普通中学生社会实践活动登记表；（7）体格检查表；（8）体育合格情况登记表；（9）中学生政治思想品德评定等级考核表。

初中学生学籍档案的主要内容包括：（1）小学毕业生升学登记表；（2）初中学生学籍卡片；（3）潍坊市学生健康检查表；（4）在校＜流动＞学生花名册；（5）初中毕、结业生情况登记表；（6）初中毕业生毕业证发放留底情况登记表；（7）初中毕业生升学情况登记表。

小学学生学籍档案的主要内容包括：（1）小学适龄儿童报名情况登记表；（2）小学一年级新生摸底情况统计表；（3）小学学生学籍卡片；（4）在校＜流动＞学生花名册；（5）潍坊市学生健康检查表；（6）小学毕业生去向情况统计表；（7）小学毕业生情况统计表。

学校行政管理档案的主要内容包括：（1）奎文区中小学学生在校情况一览表（背面附“学校各班概况一览表”）；（2）学籍卡片页首花名册；（3）转出、休学情况统计表；（4）转入、复学情况统计表；（5）四联单、转出学生介绍信及存根；（6）转入学生介绍信、接收证明；（7）休（复）学证明；（8）新生缓、免学批准书；（9）初中、小学阶段义务教育档案；（10）学校年度实施义务教育情况报告；（11）学校各年级、各班课程总表；（12）学校各学期工作计划、教学计划、教研计划；（13）各学期班级点名册；（14）教职工花名册；（15）借读学生统计表。

对学生的学籍档案和学校行政管理档案，学校原则上应在教导处设专职人员管理，并且，为增强工作的延续性，更好地开展好各项工作，学籍管理人员队伍应相对保持稳定。

二、 学籍管理人员应具备的知识能力

1、具有一定的学校管理工作水平，熟悉学籍管理工作

业务，对所辖范围内的工作认真、仔细，对每一阶段的工作做到有计划、有布置、有检查、有落实。

2、具有较高的思想政治觉悟和工作责任心，态度严谨，对学生学籍档案和学校行政管理档案的各种制度、表格及数字的填写实事求是，不徇私舞弊，工作措施得力，使档案能真实反映学校管理情况。

3、熟知并严格遵守上级业务部门对学籍管理的基本要求，能运用自如地处理实际工作中的各种问题，服从安排和调度，圆满完成学校和教育行政部门安排的各项工作。

4、热爱本职工作，善于总结学籍工作经验，勇于探索和创新学籍管理的新方法、新路子，使学籍管理工作不断向更高水平迈进。

三、 学籍管理的工作程序

1、基础性工作。新学期开始，学校应首先建立学籍管

理的宏观信息系统，即（1）奎文区在校学生花名册；（2）奎文区中小学学生在校情况一览表；（3）按年级填写各班概况一览表；（4）按年级填写学籍卡片页首花名册；（5）转入、复学情况统计表；（6）转出、休学情况统计表；（7）流动学生花名册；（8）借读学生统计表。这些相关表格、数据是学籍管理的基础依据，一是要按时上报，二是要手续完备，三是要数据准确，四是要严格学籍变更和核对，使有关数据相符。一年级新生，除在招生、入学之后完成上述工作外，还要按时填涂“潍坊市初中（小学）信息卡”，以便准确录入有关信息，建立电子档案。缓（免）入读学生，由其父母或其他监护人向当地人民政府提出申请，因身体原因申请免学或缓学的，应附县市区级医疗机构证明，另外还要建立“新生缓（免）学批准书”。

2、招生。高中学校要严格执行市教育局有关要求，严格“三限”（限人数、限钱数、限分数）规定，严格招生纪律；各初中、小学要严格区教育局下达的招生计划、班额限定、招生范围及招生程序，严禁任何学校和任何个人违规招生。

3、转学。高中阶段学生转学，按市教育局有关规定执行。凡转入学生由学校将审核好的转学材料（附《学籍变更表》一式两份）送交区教育局，由区教育局在规定时间内到市教育局办理；转出外市地学生，携学校开具的转学证明、学籍档案随时到区教育局、市教育局办理；原则上城区普通　高中之间不办理转学手续。

义务教育阶段学生因父母工作调动、户口迁移、住址变迁、父母转业随转或其它正当理由，可准予转学。分为转入和转出两种情况。

转入：一是由外县（市、区、省）转入本地的，由学生家长持户口本、房产证、转学证明（须有县市区级教育行政部门学籍管理专章及学校章目）、学籍档案（学籍卡片须有县市区级教育行政部门学籍管理专章）到接收学校审核，在规定时间内到区教育局办理有关手续；二是本区内学校之间转学的，转出学校凭学生拟转入学校接收证明，出具转学证明及学籍档案，经接收学校审核，在规定时间内到区教育局办理有关手续。任何学校不得拒收在本校学区范围内的学生入读，不得擅自接收转学手续不健全的学生、复读生及留级学生入读。转入手续办理时间集中在开学后一月内。

转出：一是转外县（市、区、省）的，健全“转学联系单”并存一联后，转出学校开具转学证明，学籍档案，由学生家长随时到区教育局办理有关手续；二是区内转出的，凭转入学校接收证明开具转学证明、学籍档案，在规定时间内到区教育局办理有关手续，办理时间集中在开学后一月内。

各学校转学手续办理完毕后，要按时到区教育局办理核对手续（奎教政办发［2003］57号《关于进一步规范中小学学籍管理的意见》第八条“学生核对”）。

4、休、复学。学生因病或其它特殊原因无法正常学习，需长期（三个月以上）住院治疗或在家休养，可准予休学。

普通高中学生休学按市教育局有关规定办理，由学校将审核好的休学材料送交区教育局，由区教育局在规定时间内到市教育局办理

初中、小学学生休学须由学生本人或家长提出书面申请（班主任签字、校长或分管校长批准、学校签章），携县市区级医院证明、病历、药费收据、学籍卡片，在规定时间内由学校到区教育局办理有关手续。休学期限一般为一年，人数一般应控制在本年级学生数的2%以内，办理时间集中在学期结束前两周内。

休学期满，由学生本人或家长提出书面申请（学校批准并签章），持携县市区级医院证明、区教育局开具的休学证明、学籍卡片，在规定时间内由学校到区教育局办理有关手续。办理时间集中在开学后一月内。

各学校休、复学手续办理完毕后，要按时到区教育局办理核对手续（奎教政办发［2003］57号《关于进一步规范中小学学籍管理的意见》第八条“学生核对”）。

区教育局开具的《休学证明》要妥善保存，复学后，休学证明必须附学生档案内。 如无特殊情况，学生在复学后一律不再补办休学手续。

5、借读。要严格控制借读，坚决杜绝因招收借读生挤占班额现象的发生；借读学生需提出申请，借读学校审查同意，并到区教育局办理有关审批手续，按省定标准缴纳借读费后，方能到借读学校就读；借读学生学籍（电子档案）一律标注“借读”字样。

6、升级、留级、跳级。高中阶段按市教育局有关规定执行。义务教育阶段取消留级制度，实行自动升级制度；学生德、智、体等方面特别优秀，经本人申请，学生家长同意，学校考核，报经区教育局批准，准予跳级，有关材料附学生学籍档案内。

7、辍（退）学。学校应当将控制学生辍学工作纳入校长任期责任目标和对教师年度考核目标之中,采取切实有效措施,控制学生辍学。要建立和完善辍学报告制度（具体上报时间同“学籍变更”时间）、制止学生辍学家访制度（学生无故不到校，班主任必须在一周内家访）和贫困学生救助制度。辍学学生返校就读，学校要及时接收，并在辍学前的年级作插班处理。

各学校要在以下方面采取有效措施，加强对辍学问题的管理和研究：（1）根据有关规定和学校实际情况,制定控制学生辍学的具体措施;(2)对因管理不善、工作不力导致义务教育阶段学生辍学严重的个人进行批评教育或其它处理;(3)对教师控制学生辍学成绩突出的,给予表彰奖励;(4)法律、法规规定可以采取的其他措施。

高中阶段学生擅自离校一月以上，作自动退学处理，要在“学籍变更表”上予以标注后上报市教育局。

8、奖励与处分

学校要建立规范的表彰与奖励机制，并将有关情况及时记入学生学籍档案。

中小学不得开除或劝退学生，对严重违反学生守则和学生日常行为规范的学生，要配合家庭进行教育，并可根据情节轻重，经学校批准后，给予适当处分。

义务教育阶段学生处分分为警告、严重警告、记过、记大过四种；高中阶段学生处分分为警告、严重警告、记过、留校察看、取消考籍、开除学籍六种。

受处分的学生如确已改正，经学校批准可撤销处分，并予公布，其受处分情况可不记入学生档案。

9、毕业证书的发放。普通高中毕业证书由市教育局按有关规定核发；初中、小学毕业证书按照《山东省义务教育证书制度》（试行）和省、市、区学籍管理的有关规定核发。应认真执行有关规定，严肃相关责任，加强对毕业证书的管理。各学校（小学除外）要建立毕业生毕业证发放留底制度。

10、立卷存档。按照文书立档的有关要求及奎教政办发［2003］57号《关于进一步规范中小学学籍管理的意见》中的有关规定，对当年毕业生的档案材料立档（村小有关档案全部交中心校存档），此项工作一般在当年八月份进行。

11、每学期（年）结束，学籍管理员应督促班主任把学生的考试成绩或操行评语、奖惩情况等记入学籍档案，根据班级、年级的综合情况和平日的学籍管理情况填写行政管理档案，按照有关要求上报、存档和进行管理。

12、学生档案与学籍管理

学生学籍档案实行分级管理制，其有关表册由区教育行

政主管部门统一印制。普通高中学生学（考）籍管理权限在市教育局，纸质档案建档权限在区教育局，由学校按照有关规定进行日常管理；义务教育阶段学生采用基础教育信息管理系统，建立电子档，其它学生档案和学校行政管理档案由学校按照有关规定进行日常管理。

各校要为学生建立完善、规范的学籍档案和学校行政管理档案，不得弄虚作假或突击填写；管理过程中应杜绝遗漏、疏忽，学生的基础性材料、流动和变更等必须有手续，有登记，及时核对。

双重学籍、无学号学籍、冒名顶替学籍、虚假学籍，未经县市区级教育主管部门验印的学籍以及未办理转学手续学籍等均为无效学籍，对于无效学籍学生，作为无籍生处理。

建立电子档案后，学校要充分运用计算机等现代手段进行学籍管理。

四、学籍管理依据的法规和政策规定

1、《中华人民共和国义务教育法》及其《实施细则》；

2、潍教字［1997］107号《关于印发＜潍坊市普通高中学（考）籍管理实施细则＞的通知》；

3、奎教政发［1996］60号《关于印发＜潍坊市奎文区普通中小学学籍管理条例（试行）＞的通知》；

4、奎教政办发［2003］57号《关于进一步规范中小学学籍管理的意见》。

五、 学籍管理工作的协作关系

1、要搞好学校内部、校际之间的协作关系。要严格按

照学校有关规章制度开展工作；严格按照上级业务部门的意见和要求开展工作，不能敷衍塞责，不能推诿扯皮，不能越级越权，对上级业务部门的制度、要求、规定、报表等要及时上报；对业务范围内的工作环节，应及时与其它学校、上级业务部门联系、沟通。

2、抓好学生学籍管理。学籍管理的材料来源涉及面比较广，学校的综合数字来源比较分散，要正确处理好学校内各处（科）室的关系，搞好协作和配合，为搞好学籍管理提供便利条件；学籍管理员本人也要掌握第一手资料，做到率先垂范，心中有数。

六、 学籍管理工作应接受的监督

1、学籍管理实行分级管理制，学校要接受区教育局的指导、监督和检查。

2、区级教育行政部门作为直接管理机关，有权对学校的学籍管理工作进行管理、监督，主要内容有：（1）依照有关政策法规，制定本区学籍管理规定、条例、意见等并组织实施；（2）基础性工作材料必须完备、齐全，按照有关规定进行相应管理、上报和建档；（3）对学期（年）中学生流动、学籍变更等按照市、区教育局的有关规定办理、管理和监督；（4）对学生的学籍档案和学校行政管理档案的管理、填报情况，定期组织检查；（5）按照学校学籍管理情况和日常工作情况，对学籍管理员进行考核；（6）召开有关会议，对常规和突发性工作进行部署和落实；（7）业务工作开展情况；（8）其它相关工作。

3、学籍管理工作应实行政务公开，接受学生、社会的监督。

七、 有关问题

学籍管理属于学校行政和教学管理的范畴，涉及面广，

工作头绪多，政策性强，学籍管理员要以“三个代表”重要思想和“三民活动（知民情、解民忧、暖民心）”为立足点，严格按照学籍管理的有关章法办事，顾全大局，处事公正，坚持原则，秉公办事，不谋私利，热情服务，不断强化自身的管理职能，使学籍管理更好地为教育教学服务。

八、 本文未尽事宜，由区教育局负责解释。