| 词条 | 永州市档案馆 |
| 释义 | 永州市档案馆原称零陵地区档案馆，于1974年6月正式成立，属国家综合性档案馆，1980年8月撤销零陵地区档案科，成立零陵地区档案局。1985年后成为零陵地区档案局领导的科级事业单位，1994年8月改为事业单位，实行局馆合一，档案馆实为档案局的一个内部科室。1997年4月，实行局馆合一，定编21人，下设办公室、业务科、法制科、管理利用科、收集整理科5个职能科室。2001年12月机构改革，仍局馆合一，下设办公室、业务指导科、法制教育科、管理利用科4个职能科室，定编17人。2009年2月市编委批复，市档案局增设信息编研科，编制维持原定不变。 馆藏档案综述(（一）档案的来源 （二）档案的整理 （三）档案的完整情况) 档案开放利用工作综述(（一）接待利用者的日期和时间 (二)档案资料的开放范围及查、借阅手续 (三)档案、资料检索工具编制情况 (四)提供利用方式 (五)服务设施及实际收费项目) 档案馆基本情况简介永州市档案馆代码为443200，馆址在永州市冷水滩区湘永路58号(市委机关院内)，邮编：425000 永州市档案馆有文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案、印章档案、徽章档案、专业档案等多种载体的档案。就其成份而言，文书档案占的比重很大。随着科学技术迅速发展，人们对利用档案的要求越来越高，在丰富馆藏的同时，改善馆藏结构，是永州市档案馆需要努力做好的一项重要工作。 （一）机构和人员编制情况 永州市档案馆原称零陵地区档案馆，于1974年6月正式成立，属国家综合性档案馆，归口零陵地委办公室领导，与零陵地区档案科合署办公，两块牌子，一套人马，编制7人。1980年8月撤销零陵地区档案科，成立零陵地区档案局。1985年后零陵地区档案馆为零陵地区档案局领导的科级事业单位，1994年8月零陵地区档案局改为事业单位，实行局馆合一，档案馆实为档案局的一个内部科室。1997年4月，实行局馆合一，定编21人，下设办公室、业务科、法制科、管理利用科、收集整理科5个职能科室。2001年12月机构改革，仍局馆合一，下设办公室、业务指导科、法制教育科、管理利用科4个职能科室，定编17人。2009年2月市编委批复，市档案局增设信息编研科，编制维持原定不变。 档案馆规模及发展历史永州市档案馆1974年成立之初，馆址设在零陵地革委会院内第一幢办公楼的三楼，有2间办公室、1间会议室暂为库房，总面积约100平方米。1975年财政拨款6万元在零陵地革委会院内动工兴建零陵地区档案馆，1976年9月交付使用。该档案馆建筑面积649平方米，有砖混结构的2层楼房一栋和小平房一栋。档案、资料库房4间，档案馆技术、工作用房6间，档案局、馆办公、教学用房7间。馆库东西面为厚墙，双层窗户、水磨石地面、底面和顶层分别架空70和80公分。90年代初，随着我市档案事业的迅速发展。档案数量逐年增多，馆库贮量饱和。1993年2月零陵地委常委会议决定兴建零陵地区档案馆新馆。由于当时零陵地委机关决定搬迁等原因，档案馆新馆虽然进行了设计和规划用地，但迟迟未能动工兴建。1997年7月永州市委、市政府机关由芝山区搬迁至冷水滩区，1997年12月永州市档案馆随之搬迁冷水滩区。暂租用冷水滩区档案馆3间库房，1间办公用房。2000年9月永州市档案馆新馆在永州市委大院内动工兴建，一年后竣工。2001年9月和2002年3月档案局(馆)办公楼和馆库楼相继投入使用。新建的档案馆，依据国家档案馆建筑设计规范，为框架式整体建筑，前栋为三层楼的办公区，后栋为三层楼的库房区，外形工字形。库房地面架空1.5米，平顶、顶面设1.8米双层隔阳防热层，馆库设环型走廊，安装了运载电梯。库房全部安装防火门，各出入通道均安装防盗门。总建筑面积4888平方米。其中档案库房2140平方米，展厅185平方米，业务技术用房400平方米，办公和其他用房1208平方米，总投资为600万元。 永州市档案馆新馆建设之前，馆内设备比较简单，档案资料装具大多为木质档案柜箱和少量铁皮箱柜，库内仅有空调2台，去湿机3台，吸尘器1台，照相机1台，复印机1台，其他设备陈旧。2001年新馆落成后，馆内基础设施有了很大的改观。库内安装豪华型密集架218组，980立方米。全部档案资料实行密集架装载，各库房温湿度全部采用计算机自动控制和防火、防盗自动报警装置。馆库装有空调机15台，除湿机12台，办公区及技术用房全部使用中央空调外，还另安装了柜式空调2台，窗式空调1台，配备干粉灭器60个，消防栓及水管12套，进馆档案消毒杀菌柜2台，防磁柜4个，还添置了数码相机、扫描仪、刻录机、静电复印机、数字式一体化速印机各1台，配有计算机24台，建立了局域网，正在利用计算机进行档案管理和检索，重要档案原文扫描贮存和光盘刻录，一个利用现代化设施管理和开发档案信息资源的永州市档案馆呈现出一派生机。 档案馆工作机构永州市档案馆属文化事业机构。1997年机构改革后，永州市档案局馆合一为市委、政府直属事业单位。档案局(馆)主要职责是根据《中华人民共和国档案法》和市委、市政府授权，履行档案行政管理和保管利用职能。永州市档案馆的基本工作任务是负责本行政区域内档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用和编研，为永州经济发展和社会主义建设事业服务。 永州市档案馆1974年建馆后虽然长期处于一无适用规范的馆库，二缺档案必备的保护设备的艰苦环境中，但这一既古老又常新的社会文化事业，仍以其顽强的生命力和不可或缺的社会需求，从封闭半封闭型向开放型转变，从为阶级斗争、为党政机关服务向为经济建设、为社会各项事业的服务转变。档案管理也从简单的手工操作逐步向计算机检索转变。特别是近几年来，在市委、市政府的领导下，在上级业务主管部门指导下，通过档案馆定级升级和目标管理活动的开展，馆里的工作进入了新的发时期。 1、工作条件不断改善。一是人员由少到多，技术力量不断增强。二是档案基础设施由小变大、从无到有。档案馆库由过去100平方米到4888平方米。档案设备从无到有，实现了管理现代化。三是档案经费逐年增加。 2、管理工作走向制度化、规范化。馆内设置了接收、征集、整理、鉴定、统计、录入、复印、修裱、摄影、编研、提供利用等技术工作程序，制订了各岗位职责和各项管理制度。各个环节相互紧扣、整体工作井井有条。 3、基础业务工作迅速加强，表现在： （1）馆藏不断丰富。。目前馆藏总数为25.22万卷册，其中档案21.8万卷，资料3.45万卷册。馆藏结构也发生了很大的变化，档案种类由过去单独的文书档案转向文书档案、科技档案，重点工程档案、专门档案，人物档案并存，档案载体由单一纸质转向纸质、声像、电子、实物等档案载体兼有。地方特色档案如女书、名人、名优、名胜、风俗民情等档案的数量逐年增加。1996年起，在市直单位实行了文书立卷年检年审制度，要求各单位在年检年审时，交1套年检材料（全引目录、编研材料、单位发文汇集）给市档案馆，增加了馆藏现行文件存量和现实效用。 （2）实现了档案管理规范化。馆藏档案的整理经历了三次大的变革。一是建馆初期形成了“四分四注意”的立卷方法，改过去的白板卷壳为厚牛皮夹，改平放为立放。二是1986年调整馆藏全宗，改大全宗为小全宗，理顺档号。在地直单位推行以问题为主，一事一卷的整理方法，改多个问题混合的厚卷夹为“一事一卷”的薄卷盒装。三是2001在市直单位年全面推行文件级归档方式。为了使馆藏档案规范化，2003年又一次对馆藏全宗进行了调查理顺工作，对馆藏全部档案和部分资料进行了清理鉴定、更换卷盒。目前馆藏档案、资料从划定全宗、排列编号到固定存放都条理清楚、整齐有序。 （3）逐步实现了档案的计算机检索。近年来，市档案馆在信息化建设方面加大了力度。目前馆藏案卷目录已全部录入计算机，开放档案目录已全部录入计算机，文件级目录已录入30万多条，还进行了部分全宗档案全文扫描录入和刻录工作，如市公路局全宗1963年至1996年的进馆档案可全部提供电脑全文查阅。此外建立了全市革命历史档案目录中心和民国档案目录中心均可提供电脑检索查阅。 （4）建立了各种统计台帐，对日常统计进行了综合分析，基本做到了家底清楚，情况明了。 （5）档案保护工作不断加强，添置了先进的现代化程度较高的档案保护设备。库房“十防”措施得到全面落实，开展了褪变档案抢救复制工作。 4、档案利用工作取得明显成效，市档案馆1988年首次向社会发布新闻开放档案资料，后又分四次将应开放的档案资料全部向社会开放，共开放档案87个全宗5838卷，还建立了现行文件阅览中心。市馆编写的档案资料50多种共360万字，运用各种形式定期向社会报道馆藏内容，宣传档案工作，提高社会档案意识，定期开展档案展览进行爱国主义教育，如1989年开展了零陵档案工作四十年展览。2001年开展“兰台有路通古今，档案无言述乾坤”永州科普档案展览，2003年开展永州市近现代进程档案馆珍藏展览，均收到很好的社会效果。近年来市档案馆坚持以经济建设为中心，服从和服务于市场经济主战场。积极主动地开展档案资料的提供利用服务。据不完全统计，近五年市馆为党政中心工作、经济建设、机关工作、调处纠纷和公民维权等方面提供档案资料25380余卷册，利用人数9850人次，产生了巨大的社会效益和经济效益。较好地发挥了档案馆“永久管理档案的基地”、“利用研究档案史科的中心”和“爱国主义教育基地”这一功能作用。 经湖南省档案局组织考核验收，市档案馆分别于1991年11月定级为省四级档案馆，1997年1月晋升为省三级档案馆，1997年12月晋升为省二级档案馆。2003年11月市档案馆已向省档案局申报晋升省一级档案馆。 馆藏档案综述（一）档案的来源馆内档案现有最早形成于1776年，其主要来源于现党政机关、企事业单位、人民团体和少数个人。其次就是从各单位收集的一部分建国前的民国档案。这些档案一是靠移交接收。二是靠收集和征集进馆。其中有1980年、1986年、1996年、2001年四次大的接收。1980年主要接收地直单位1976年以前的档案，多数为第一次移交，1986年主要接收地直二级机构1982年以前的档案，1996年主要接收地直单位1990年以前的档案。2001年开始接收市直单位1995年撤区建市前的档案。平时每年还有一些不定期的接收移交。例如：临时机构和撤销并转机构在完成预定的任务目标后向市档案馆移交。另外一些重大的活动结束后，重要资料向档案馆移交。为了丰富馆藏资源，被动式的接收，显然不够，永州市档案馆还专门采取了一些措施开展大力征集和收集工作，获得了一些比较珍贵的档案资料。 （二）档案的整理永州市档案馆馆藏档案，随着省标、国标的逐步实施，馆内档案经过了几次大整理和调整。从档案馆定级开始，每上一个台阶都要作一次大整理。经过几次比较彻底的调整和整理。现已基本步入了标准化，规范化、现代化的轨道。 1、全宗的设立 由于历史的原因，永州市档案馆建国前的档案很少，因此，只设立了一个联合全宗定为1号全宗。现行机构和其全宗的设立：现行的党、政机关、企事业单位、群众团体，每一个立档单位给定一个全宗号，市委或政府直接管理执行全局性任务存在时间较长的临时性机构也给定一全宗号。如零陵地区选举办、整党办、社教办、落实政策办、永连公路等。征集或收集具有特点、特色的档案分别给定一个全宗号。如：永州古代名人汇集全宗，永州籍中共党史人物汇集全宗，名优汇集、声像档案，电子档案全宗，女书全宗、史志谱蝶汇集全宗等。一个立档单位不论其档案的数量种类多少，只给一个全宗号其他类别的档案在全宗内用目录号区分，不另设全宗。 2、目录号的编制 永州市档案馆在编制目录号时强调的原则是：一个全宗内目录号不允许有重复。在档案工作恢复整顿之前已经整理好的档案，由于多种原因不便调整和重新组卷的档案，原来已编制好的目录，是本级、业务上级、党政各占一个目录号。 80年代以后形成或整理的案卷，一般都是根据国家规范，按档案的保管期限编制目录号。 另外一种情况就是有的机关或企事业单位，除文书档案外，还有其他门类的档案，按门类编几个目录号,如会计凭证为5号目录，帐簿为6号目录等。 再者就是全宗汇集或档案汇集，根据情况按机构或其他特征分别编制目录。 3、档案的分类、排列 现行文书档案的分类，永州市档案馆采用的是按年度－－问题－－保管期限分类。用“四分四注意”、“三分类三分流”的方法进行整理。整理出来的案卷是：同一年度同一保管期限的文件材料，根据文件内容保持文件之间的有机联系分问题组成案卷。卷内文件的排列文件的重要程度和时间顺序排列。同一案卷不允许有重复的页号。案卷号排列：同一个目录号不允许有重复的案卷号。1980年以前整理的档案因为案卷少的，一个全宗一个流水号。规范化以后的案卷号编排，采用同一保管期限的案卷一个流水号，下一年度的续接上一年度的末卷号。上架排列：同一保管期限（同一目录号）的案卷按年度依次排列。 （三）档案的完整情况永州市档案馆建于1974年，以前的档案数量相当少。其原因是：一、零陵地区1949年解放，1952年零陵地区撤销并入衡阳“湘南行政区”，1962年恢复零陵地区。这十年间的档案几乎是空白。二、受各种政治运动的影响，特别是“文化大革命”，对档案的毁坏最严重。党委政府主要机关受到冲击，机关单位都不能正常上班，有的基本瘫痪，甚至消失。所以现在馆内档案大部分是建馆以后收集和接收的。1970年以前地直机关的档案不多，革命历史档案几乎空缺，民国档案也只有几百卷。现行档案除少数单位暂时未移交外，绝大多数单位有的已经移交几次，有的正在积极准备移交。从已经移交进馆的档案情况来看，档案收集还是比较齐全，分类、整理、装订也都比较规范。1988年湖南省实行档案工作“升级达标”，1996年本市实行“文书立卷年检年审制度”，开展文书立卷赛卷活动以后，档案工作，以及案卷质量都有很大提高，接收进馆的档案案卷返工率大大降低，而且各全宗的档案门类也逐步增加。文书档案、科技档案、特色档案、特种载体档案、实物档案并存。馆藏结构有进一步改善。 馆藏资料综述永州市档案馆在做好档案工作的同时，还注意做好各种资料的收集工作。以完善档案信息资源的不足。永州市档案馆现有各类图书、报刊、内部资料等共计3.45万册（本）。 （一）资料的来源从邮局和新华书店订购是馆藏资料的主要来源之一。二是收集档案时，有关资料同时接收。三是征集有关部门有关单位或个人编写的书刊作品。三是本馆利用馆藏档案汇编的参考资料。 1、订购资料 每年从邮局征订一些报刊、杂志和书籍，特别是二十纪八十年代，建馆不久，档案进馆档案少，资料缺乏，档案馆主动与新华书店联系，只要购进的新书中有关于政治、经济、社科、历史、工具书、专业书等就通知或送到档案馆。另外也有从外地书店购买的有关书籍资料。 2、接收和征集有关单位或个人的部分资料 馆藏资料的丰富要靠不断的多渠道的积累，各单位在移交档案时，如果有单位自编的或个人编印的反映永州的人和事及文学作品我们都收集进馆。档案馆还注重收集本地的文学作家、书画家、艺术家等编写或出版的有价值的作品。 3、档案馆汇编的资料 开发档案信息资源，档案馆利用馆藏档案汇编参考资料，配合档案提供利用，更好的为领导、为各部门和社会服务。这是档案馆发挥作用的一项积极主动的工作。档案馆编有《零陵地区行政区划简介》、《零陵地区基础数字汇集》、《永州籍黄埔军校同学录》、《永州市档案利用效果汇编》等，有综合性的也有专题性的。详见附录部分《永州市档案馆编研材料一览表》。 （二）资料种类该馆资料的分类基本上按照《中国图书分类法》和《中国档案分类法》进行分类。图书杂志分类如下表： 类号 类 别 类号 类别 类号 类 别 A 革命导师、领袖人物著作 H 语言、文学 R 医药卫生
B 哲 学 J 艺 术 T 工业技术 C 社会科学总论 K 历史、地理 U 交通运输 D 政治 法律 N 自然科学总论 V 航空、航天 F 军 事 O 数理科学与化学 X 环境科学 F 经 济 P 天文学、地球学 Z 综合 G 文化、科学、教育、体育 Q 生物科学 标记符号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的方法编号，每个大写拼音字母为一个大类，资料多的类下设二级、三级类。综合类主要包括一些杂志。 内部资料分类表： 类号 类 别 类号 类 别 A 中国共产党党务 L 商业旅游服务业 B 国家政务总类 M 农林牧渔业 C 政 法 N 工 业 D 军 事 P 交 通 E 外 交 Q 邮电 通信 F 政协民主党派群众团体 R 城乡建设建筑业 G 文化、教育、卫生、体育 S 环境保护 H 科学研究 T 海洋气象、地震、测绘 J 计划、经济管理 U 计量、标准、专利 K 财政金融、保险审计 档案馆编研成果综述永州市档案馆以馆藏档案为主要对象，根据各个时期的中心工作和社会需要，采取自编、合编、参与编写等方式，先后汇编了《档案业务工作文件选编》、《中国共产党永州市第二次代表大会文件资料汇编》、《中共永州市委机构改革“三定”方案文件汇编》等30多种计750万字档案资料汇编。先后编印了《中共零陵地委机关组织沿革》、《零陵地区大事记》、《中共永州市党代会简介》、《永州市地方特产与传统佳肴专题概要》、《永州市名胜旅游景区专题会概要》、《永州名人录》等档案编研材料50多种，计360万字。受到社会的普遍欢迎和高度评价。 档案开放利用工作综述永州市档案馆始终把利用工作放在重要的地位，档案馆紧紧围绕党的各工项工作任务，围绕经济建设这个中心，积极开展利用工作，为社会提供了大量的档案资料，随着社会档案意识的增强，档案信息资源的价值也已日益为人们所认识。 （一）接待利用者的日期和时间每周星期一至星期五为接待利用者的日期，每天接待时间是上午8：00~11：30，下午2：30~5：00。同时开展了不受时限的代查、函查、电查等业务。 (二)档案资料的开放范围及查、借阅手续1、开放档案、资料的范围 开放档案的范围：明清时期与旧政权档案资料，建国后保管期限满30年的档案，市直机关属于政务公开的与人民群众工作生活密切相关的政策性现行文件。 开放资料的范围：文件汇编(内部机要文件汇编除外)、图书、报纸、期刊(内部刊物除外)等。 2、查借阅手续 凡本国公民和单位(组织)持有合法证件，侨胞、港澳、台胞持有本人护照和永州市外事侨务办、永州市对台办或有关业务主管机关的介绍信，在本馆管理利用科办理查阅手续后，便可查阅开放的档案、资料。 持有单位（组织）介绍信，在管理利用科办理查阅手续后，便可查阅一般内容的控制使用的档案、资料；查阅有关涉密事项的档案、资料、须经局(馆)长批准，办理查阅手续后方可查阅。 档案、资料原则上不外借，确因工作需要外借的，须经局(馆)长批准，办理借阅手续后，方可借阅，限期归还。 (三)档案、资料检索工具编制情况为了及时、准确、完整地为利用者提供服务，本馆在各全宗原有案卷目录、全引目录、卷内文件目录汇集的基础上，针对各个时期社会的需要及党和政府的中心工作，共编制地委、地委办全宗人名索引21本，地委文件目录索引10本，中共中央，国务院文件目录索引5本，省委、省革委文件目录索引6本，地委、行署文件目录索引16本，专题目录汇集12本，开放档案目录66本，现行文件目录12本，内部资料目录12本，图书目录6本，人名索引卡片、专题卡片、著录卡片数10万张。另外还有已实行计算机管理的案卷级和部分文件级全文扫描的档案目录等，利用者只需提供查找文件某一特征，便可快速地从计算机中查阅到所需文件内容。 (四)提供利用方式为方便利用者查阅利用档案资料，本馆开设阅览室，为利用者提供摘抄、复制、外借、出具证明、函调、电话咨询等服务。 1、摘抄。利用者查阅档案资料时，可根据需要，抄录所需档案资料内容。 2、复制。复制方法可分为手抄、打字、复印、摄影等。对档案、资料的复制本，应在其空白处说明档案馆名称、日期、档案原件档号，加盖档案馆公章，以予负责。 3、外借。档案资料一般只限在档案馆阅览室内查阅，但个别确因工作特殊需要，经局(馆)长批准，也可暂时借出。借出使用期限5天，借用者应对所借档案、资料的完整安全负责。退还注销时，档案馆工作人员必须认真逐页检查验收，发现问题应及时追架借阅人员责任。 4、出具证明。为利用者出具学历、工龄、房地产证明，应注明档案、资料的出处，并加盖档案馆公章。 5、函调。外地利用者来函索取档案资料。本馆根据来函内容，查找馆藏档案，将查阅结果按照利用者要求，予以函复。 6、电话咨询。本市或外地利用者通过电话联系，查阅档案资料的，本馆也将查阅结果按要求予以电复。 (五)服务设施及实际收费项目为利用者提供实际服务设施及实际收费项目 1、服务设施。目前主要有为利用者办理查阅登记手续的接待室，供利用者检索开放档案、资料目录、现行文件目录用的检索工具室，供利用者阅读档案、资料的阅览室，供利用者休息、喝水、抽烟的休息室。有复印机、打字设备、数码照相、电脑、计算机局域网和声像、刻录设备可及时为利用者提供所需的服务。 2、实际收费项目 (1)复制工本费 (2)档案保护费 (3)证明费 (4)咨询服务费 查阅利用本单位(含个人)移交或寄存在档案馆的档案资料只收复制费，不收其他费用，并优先提供利用。 档案馆展览情况永州市档案馆1998年被永州市委宣传部确定为“爱国主义教育基地”，现馆内有固定展厅、陈列室面积200平方米，布有固定展窗、展柜300平方米，还设有视听室100平方米。拍摄有反映永州市档案事业发展概况的专题电视片《兰台巡礼》。该档案馆爱国主义教育基地布展的主要内容是永州近现代发展进程档案馆珍藏展览、展览共分9个部分即：烽火岁月、开天劈地、重点建设、女书奇文、永州骄子、山川秀美、物产丰富、四海通达、服务社会。永州市档案馆的全体干部职工真诚欢迎社会各界人士前来参观展览。 |
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