《西南大学教务处内部工作制度》，涉及：工作会议制度、首问负责制度、联系学院制度、信息沟通制度、学习培训制度、考勤考核制度、文印管理制度、计划总结制度、文件归档制度、财务管理制度等方面的内容。

一、工作会议制度(处务会议制度 处长办公会议制度)

二、首问负责制度

三、联系学院制度

四、信息沟通制度

五、学习培训制度

六、考勤考核制度

七、文印管理制度

八、计划总结制度

九、文件归档制度

十、财务管理制度

西南大学教务处内部工作制度

一、工作会议制度

处务会议制度

1．处务会参加人员是：处长．副处长；科长、副科长；处秘书列席。

2．处务会原则上每周召开一次，由处长主持。遇有特殊情况可临时召集。

3．处务会内容：通报各科工作进展情况；讨论各科工作中不能根据已有的政策、规定或惯例来解决的一些具体问题；讨论根据规定需提交到学校党委常委会议研究的问题；对上述问题作出决定。

4．提交处务会讨论的问题，各科需提前送处秘书。

5．各科对提交处务会讨论的问题，应拿出具体意见，或提供几个方案供会议选择。

处长办公会议制度

1．处长办公会的参加人员：处长、副处长；处秘书记录。

2．处长办公会根据工作需要不定期召开，由处长召集并主持。

3．处长办公会主要研究讨论涉及教务处职责范围的各项工作．对这些工作的原则及如何实施作出决定；研究讨论处内人事安排、工作调整等事宜并作出决定；需要在处长办公会进行研究的其它事项。

4．处长办公会作出的决定，由分管处领导组织实施。

二、首问负责制度

1．为强化服务意识，提高服务质量，改进工作作风，更好地为全校师生员工服务，实行首问责任制度。

2．凡学校的师生员工和社会各界人士到教务处办事或来电来函咨询有关事宜时，首位接洽的教务处工作人员必须热情接待，认真办理，负责到底。

3．首问负责制度的具体规定详见《西南大学教务处首问负责制度（试行）》。

三、联系学院制度

1．教务处科级以上干部每学年与学院建立起比较稳定的联系，一年后轮换。

2．定期走访联系学院，做好调研工作，加强与学院的协调与沟通，参与学院重要的教学活动。

3．联系学院制度的具体规定详见《西南大学教务处干部联系学院制度》。

四、信息沟通制度

1、建立处长信箱, 设立专人负责接收和处理，并及时报告处长进行处理。“处长信箱”自收到函件之日起 10个工作日内给予答复。主要接受处理师生员工对学校的教学改革与发展等各方面工作的意见和建议。

2、为方便对学生、教师服务，随时了解教学等方面的信息开辟教务在线，开展在线咨询和交流。

3、编辑教务简报，随时通报教务工作信息。

五、学习培训制度

1、每个月的第一个周五下午为政治学习时间，第二个周五为党员组织生活，最后一个周五为工会学习时间，及时传达、部署各项相关工作；

2、为了适应高等教育改革和不断发展的需要，教学管理人员要加强学习，研究新形势下的教学管理规律，不断提高管理素质，做到管理育人、服务育人。教务处要求管理人员通过各种途径提高综合素质和管理水平：

⑴订阅相关的报刊杂志；

⑵熟悉各类教学管理制度

⑶积极参加与本工作相关的学术交流活动，增长见识、开拓眼界；

⑷鼓励教务处职工在职提升学历、参加各类业务培训；

⑸定期或不定期地开展教学管理方面的研讨活动；

⑹积极开展教学管理研究工作。提高教学管理质量。

六、考勤考核制度

1．全处人员要认真遵守工作纪律，不迟到、不早退、不旷工，上班时间不得擅离职守。

2．坚持上班签到制度，每天上午、下午上班时到教务办公室签到，教务处设专人负责考勤。每学年按照岗位职责，实行年度考核，奖勤罚懒。

3、因故请假要严格执行请假销假制度，科员向科长请假，科长向分管处领导请假，副处长向处长请假，处长有事向处办公室报告，假期满后要及时销假。

七、文印管理制度

1、收发文制度

（1）规范收文管理，由教务处处办公室统一收文，交处长批阅后根据工作性质交分管处领导作部署，视情况亦可向其他处领导通报，并做好相关文件、信函的登记、存档工作。

（2）处发文程序：各科室拟稿--科长核稿--填写发文稿纸--分管处领导审批签字（重要的由处长审批）--处办公室登记并统一编号--发布通知。各科室自行做好存档工作，并将电子和纸质文档报送处办公室，以备汇编时用。

2、印章管理制度

（1）教务处印章实行处办公室专人保管，严密保管，严格启用。坚持谁管理、谁负责。

（2）使用教务处印章时均须严格登记。

八、计划总结制度

1、每年年底，教务处各科室起草下一年度的工作计划，交分管处领导审阅，报处办公室汇总，形成的教务处工作计划经处长审阅后，报分管校领导审定，修改定稿后报学校办公室，并发教务处各科室。

2、每年年底，各科室按工作计划内容，并对照实际工作完成情况，认真总结一年来的工作，形成科室总结，交分管处领导审阅，报处办公室汇总，形成的教务处的工作总结经处长审阅后，报分管校领导审定，修改定稿后报学校办公室，并发至教务处各科室。

3. 为推进机关效能建设，全面了解全处各科室工作情况和工作状态，及时总结提高，实施“教务工作日志”制度。

九、文件归档制度

1、根据教育部《高等学校档案管理工作规范》和《西南大学档案工作条例》要求，制订了《西南大学教务处教学档案管理细则》。

2、各科室在开展各项工作的过程中，要收集和保存好相关材料。

3、要求教务处以科室为单位，按专项工作分类别将材料及时归档。各科室确定相应的责任人，实行谁经办、谁负责、谁归档的原则。

4、每学期结束后，处办公室及时对西南大学有关教学管理方面的文件材料整理归档。

十、财务管理制度

1、各科室根据年度工作计划制定经费预算，交主管处长审查，报教务处处办公室研究，形成教务处的年度工作经费预算，经处长审阅后报学校财经领导小组审定、核准。

2、各科室所有的开支都必须写明用途、款项．并经科长、分管处领导审核。所有的支出报销由处长审批方可根据有关规定办理手续。若科室临时购买急需办公用品或用车、用餐须报告分管处长，副处长若临时用车、用餐要报告处长，并在处办公室登记。

3、处长外出时，可指定副处长代为审核、签字。相关经费的使用要做到“归口管理、归口负责”，按统一格式及时做好购置登记。各相关科室务必根据工作计划，积极用好业务范围内的每一笔经费。